Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas

Tiempo de lectura: 3 minutos

Una situación que produce mucha frustración es llegar al final del día y comprobar que no hemos podido terminar todas las tareas que nos habíamos propuesto. Mantener guardadas nuestras tareas en una lista, sea en papel o con la aplicación de turno, no garantiza absolutamente nada. Si no realizamos una gestión adecuada de las tareas teniendo en cuenta también la agenda del día, cualquier intento de organización se irá al traste. ¿No sería mucho más satisfactorio seleccionar para hoy un grupo de tareas que sabemos que podemos terminar? Pensémoslo: tachar todas las tareas al final del día y no tener que posponer ninguna. Qué sensación…

En teoría, la solución a este problema es sencilla: solo es cuestión de equilibrar agenda y lista de tareas, siendo responsables y honestos con lo que vamos a ser capaces de hacer durante el día, metiendo en la ecuación tiempo y energía. En general, tendemos a subestimar el tiempo que requieren las tareas, pero también solemos sobrestimar el tiempo disponible durante el día. Y estos dos elementos, en combinación, hacen que caigamos en la misma trampa cada día.

En primer lugar, conviene observar nuestra agenda para hoy y calcular el tiempo que tendremos disponible para realizar las tareas. No es lo mismo un día con reuniones que otro sin ellas. Si eres profesor como yo, no es lo mismo un día con todas las horas de clase que uno algo más despejado. Y en general, no es lo mismo un día de trabajo que uno libre. Estas comparaciones pueden parecer una obviedad, pero muchas veces las olvidamos cuando planificamos el día de trabajo.

En la medida de lo posible, si podemos decidir organizarlo así, hay que intentar que cada día tenga huecos libres para poder realizar las tareas que nos proponemos. Debemos ser conscientes de cuánto tiempo disponible tenemos cada día; esta información es fundamental. Para ello es importante mantener nuestra agenda siempre al día, actualizada con todos los eventos que ocurren a una hora determinada y que de antemano sabemos que no son momentos para progresar en nuestras tareas. Si hemos planificado las tareas del día, pero hemos olvidado que teníamos una reunión de una hora, ya tenemos 60 minutos menos para avanzar en nuestra lista de tareas. El tiempo es el que es y las cuentas son muy simples.

¿Y qué hay de la lista de tareas? En este punto es donde podemos adaptarnos con más facilidad. Las citas en una agenda quizá no las podamos modificar tan fácilmente como las tareas en nuestra lista de cosas que hacer. En cualquier caso, debemos ser capaces de estimar el tiempo total que necesitamos para realizar las acciones que hemos seleccionado para hoy. Para ello, un buen hábito es anotar el tiempo estimado en cada tarea que registramos. Como decía, los cálculos son sencillos y si planificamos tareas por un valor de 4 horas y solo disponemos en nuestra agenda de 2 horas para trabajar, las cuentas no salen y la frustración está garantizada. Muchas veces sabemos que no tenemos tiempo y, aun así, sobrecargamos el día con trabajo.

Debemos ser prudentes, conservadores a la hora de decidir qué tareas hacemos cada día. Deberíamos ser capaces de calcular, prácticamente de un vistazo, el tiempo total que nos llevará hacer todo el trabajo. Si nos pasamos del tiempo disponible, habrá que sacrificar alguna tarea; y si nos quedamos por debajo, una opción mucho más interesante que añadir una nueva tarea, es dejar ese tiempo de colchón para posibles imprevistos.

Un truco para estimar mejor el tiempo total de las tareas que tenemos en nuestra lista para hoy es que todas las tareas duren exactamente lo mismo. Personalmente, yo defino tareas de 25 minutos de duración. Si la tarea es más grande y requiere más tiempo, la fragmento en varias; si la tarea se puede realizar en menos de 25 minutos, es tiempo extra que he ganado. Ya conté en otro artículo que el 25 es para mí el número de la productividad. Para el problema que nos ocupa, me permite calcular fácilmente el tiempo total que suman las tareas que estoy añadiendo, pero también puedo sacarle todo el partido a la técnica Pomodoro de distribución del trabajo en bloques. La cuestión es intentar siempre sobrestimar y no subestimar, como en cualquier gestión de proyectos. Si al final del día nos sobran minutos, bienvenidos son.

Imágenes | Agenda | Agenda & Café | ToDo