Decálogo para un día efectivo: de las prioridades al ritual de cierre

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Si al hacer balance del trabajo al final del día no solo deseamos haber hecho las cosas bien, sino que además queremos haber hecho bien las cosas correctas, entonces nuestro objetivo era ser efectivos. José Miguel Bolivar recordaba hace unos años las diferencias entre eficiencia, eficacia y efectividad y vuelvo a ellas de vez en cuando para reaprender estos conceptos.

En este artículo quiero presentar un decálogo para un día efectivo; un día en el que no solo somos eficientes haciendo las cosas, encontrando la mejor relación entre recursos y resultados, sino también un día en el que somos eficaces, porque seleccionamos correctamente las tareas que realizaremos y que nos permiten avanzar en nuestros objetivos. Efectividad va de eso precisamente: de hacer bien las cosas correctas, de afrontar nuestro trabajo con eficiencia y eficacia.

Este es mi decálogo personal con puntos muy prácticos: desde el momento de establecer las prioridades del día hasta el ritual de cierre al finalizar la jornada. He intentado resumir en él cuestiones que me gusta tener en cuenta durante todo el día en materia de organización personal.

1. El día debe empezar marcando las prioridades. En este primer paso conviene no caer en la trampa de considerar solamente el contexto de trabajo; también hay prioridades en otras áreas de responsabilidad: personal, familiar, proyectos, etc. Podemos concretar las prioridades del día fijando tan solo tres tareas muy importantes que obligatoriamente deberemos realizar. Para definir mis prioridades y tareas más importantes del día utilizo Day One y apenas me lleva cinco minutos.
2. Alinear nuestra agenda con nuestra lista de tareas es el siguiente paso para lograr un día efectivo. Primero consultaremos nuestra agenda para comprobar el tiempo real disponible para avanzar en las tareas. En este punto estamos planificando el día, dejando incluso algo de aire para posibles imprevistos. Conviene seleccionar tareas con responsabilidad, siendo realista sobre los huecos que nos ofrece el día. Para mi agenda utilizo la aplicación Calendario de macOS e iOS, y para gestionar mis tareas y proyectos utilizo Things.
3. No se hace absolutamente nada que no esté en nuestra lista de tareas. No hay excepciones. Y si llega un imprevisto, también se anota antes de ponernos con él, intentando siempre terminar lo que teníamos entre manos o dejándolo en un punto que nos permita continuar más adelante sin problemas. También durante el día debemos estar alerta y no dejar que se cuele ninguna tarea que no lo es. Sabemos que a veces hay ideas que se camuflan con el aspecto de tarea, pero que realmente ni son urgentes ni importantes.

4. Una cosa detrás de la otra. Sí a la monotarea; no a la multitarea. Cuando se trata de hacer (que de eso se trata) hay que poner la máxima concentración en la acción que estamos llevando a cabo. Más vale realizar tareas con una duración concreta y moderada que ir cambiando cada dos minutos de tarea o trabajar en bloques de tiempo demasiado grandes. Definir tareas de 25 minutos es siempre una buena idea. Yo utilizo la aplicación Focus para aplicar el método Pomodoro. No olvidemos que lo importante es «hacer» e intentar minimizar el tiempo de planificación y organización (podemos caer en la trampa de procrastinar organizando).
5. Nuestras ideas en orden. Debemos cuidar la organización de las anotaciones que tomamos durante el día con la misma atención que cuidamos las tareas y la agenda. Sea en papel o con la aplicación de turno (Evernote, Drafts, Bear, etc.), conviene mantener en orden todas las notas que tomamos y hacer una revisión a fondo al final del día. Yo utilizo la aplicación Notas en macOS e iOS. Es sencilla y me permite mantener mis notas sincronizadas en todos los dispositivos.
6. La revisión diaria es sagrada. Si hay algo que no podemos pasar por alto para cerrar el día de forma efectiva es precisamente una revisión diaria de tareas, agenda, notas y todos los elementos implicados en nuestro sistema de organización. Probablemente necesitamos organizar ciertos archivos, dejar anotada alguna información, registrar algún evento, marcar las tareas completadas, etc. Si se trata de GTD, los pasos están bien definidos.
7. Vacíalo todo. Lo ideal es terminar el día con todas las bandejas de entrada vacías. Y hay muchos tipos de bandejas de entrada: nuestra lista de tareas para hoy, la bandeja de correo electrónico, la bandeja física sobre el escritorio, etc. Lograr vaciarlo todo produce gran satisfacción mental. Es tan solo un gesto, pero es liberador. Yo también incluyo como “bandejas” las notas del día (como comentaba anteriormente), pero también los mensajes en chats (que respondo y archivo) o las fotografías del día en mi teléfono (que borro, utilizo o archivo). Cualquier cosa que suponga un incompleto, debe cerrarse correctamente, vaciarse cada día y no esperar al final de la semana, cuando ya se ha acumulado y dificulta la organización.

8. Hacer balance del trabajo al final del día es fundamental y escribir en un diario puede ser una muy buena idea para reflexionar sobre lo que ha ido bien y sobre aquello que se puede mejorar. Tras una revisión diaria de tareas y agenda debemos preguntarnos: ¿Hemos cumplido con las prioridades del día? ¿Hemos terminado las tres tareas más importantes que habíamos marcado al empezar la jornada? ¿Por qué no hemos logrado cumplir nuestros objetivos? ¿O por qué ha sido un éxito? Todas estas reflexiones son necesarias al terminar el día y conviene ponerlas por escrito a modo de diario. Yo llevo a cabo esta reflexión con un diario en Day One y utilizo una plantilla muy sencilla que me ayuda a realizar esta acción de forma efectiva.
9. Aprender sobre organización personal es muy recomendable. Déjate aconsejar. En materia de organización personal cada uno tenemos nuestras necesidades y también nuestras manías, pero siempre conviene escuchar otras opiniones, otras formas de tomar el control sobre las cosas. Lee sobre métodos de productividad, pregunta sobre técnicas para ser más efectivo. Hay métodos ya diseñados con resultados excelentes, pero requieren estudio y sobre todo paciencia para incorporarlos a nuestros hábitos diarios. Dedica cada día a leer sobre organización personal y productividad. Hay gente experta que escribe libros y publica en blogs información muy útil. Lee algo sobre el tema cada día para mejorar.
10. Echa el cierre. Llevar a cabo los nueve puntos anteriores del decálogo es cuestión de hábito. A fuerza de (intentar) repetirlos sistemáticamente cada día, acabarán siendo parte de nuestra rutina diaria. Un último hábito que es interesante incorporar a nuestro día para que sea realmente efectivo es el de «echar el cierre» correctamente. Para ello necesitamos definir un ritual de cierre; debemos inventar una serie de pasos de desconexión del trabajo que podamos repetir cada día al finalizar la jornada y que nos recuerden que el día de trabajo ya ha terminado y podemos disfrutar sin distracciones de lo que queda del día. Hay quien preparara un pequeño checklist de cierre del día, que puede incluir desde una lista de comprobación de las rutinas de organización hasta una serie de acciones para ordenar el escritorio y dejarlo todo preparado para el día siguiente. Cada uno con sus manías.

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