«Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones

Tiempo de lectura: 8 minutos

Priorizar para progresar

Establecemos prioridades a todas horas, aunque no siempre somos conscientes de ello. En nuestra vida personal y profesional tenemos continuamente la necesidad de priorizar determinadas responsabilidades frente a otras tareas que sencillamente pueden esperar. En el mejor de los casos nos podremos permitir el lujo de establecer la prioridad de una tarea según nuestro propio criterio, pero en otras ocasiones será una circunstancia externa o alguien con nombre y apellidos el que determine la importancia o la urgencia de un trabajo. En este contexto, a diario llegan nuevas tareas que debemos realizar «sí o sí», no habrá siquiera opción de posponerlas, y menos elección de no hacerlas. Afortunadamente siempre habrá otras tareas que serán opcionales y/o evitables; si sabemos detectarlas a tiempo, claro está.

El objetivo de este artículo no es otro que el de poner un poco de orden alrededor de estos conceptos de importancia, urgencia, obligación y opcionalidad. De vez en cuando los límites no están claros, se presentan ambiguos y dificultan la ya de por sí ardua tarea de tener que tomar una decisión sobre un conjunto de tareas. Sería algo así como una «metatarea», única, pero quizá la más importante y determinante de todas.

El éxito o el fracaso a la hora de alcanzar nuestros objetivos dependerá en gran medida de una buena elección de cada próxima tarea a realizar. Se supone que priorizamos una acción sobre otra porque la primera nos hace avanzar en nuestro trabajo y la segunda quizá no tanto. En teoría, ese es el criterio. Y de esto mismo se trata: de alcanzar una meta a través de la realización de una serie de tareas, y no de la realización de tareas en sí misma. El «hacer por hacer» no nos lleva a ningún lugar. Y de nuevo, la teoría la conocemos de sobra, pero caemos una y otra vez en la trampa de hacer cosas que sencillamente no deberíamos estar haciendo. Seguramente nos sentimos cómodos y seguros realizándolas y este suele ser el motivo principal por el que preferimos enfrentarnos a este tipo de tareas.

Si tuviéramos siempre visible una barra de progreso de uno de nuestros proyectos, esta debería ir avanzando a medida que tachamos las tareas diarias que logramos terminar, sean estas grandes o pequeñas. Unas veces lograremos un avance del 25% y otras solo un 2%. Menos los negativos y el cero, todos los números suman. Avanzar, progresar: esa es la clave. Una tarea realizada que aporta un 0% a nuestros proyectos (o incluso resta) es cuanto menos evitable y prescindible (por no decir absurda). Y tareas de este tipo se cuelan a diario en nuestro trabajo.

¿Qué es prioritario y qué no? La matriz de Eisenhower

La gran cuestión: ¿qué es una tarea prioritaria? Y las preguntas que le siguen: ¿cómo identificar una tarea prioritaria? ¿Qué condiciones se tienen que dar para etiquetar una tarea como de alta prioridad?

En el mundo de la productividad y la organización personal es muy conocida la matriz de Eisenhower, popularizada por Steven R. Covey en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente productiva»; todo un bestseller en este terreno.

La matriz del tiempo de Eisenhower es una tabla de 2×2. En sus filas queda representada la importancia de las tareas con dos únicas opciones: «importante» y «no importante»; y en las columnas queda reflejada la urgencia de las tareas, también con dos únicas alternativas: una tarea o es «urgente» o no lo es. Este sistema evita categorizaciones infinitas o sistemas de prioridad y graduación que en la mayoría de los casos solo hacen que complicar los sistemas de organización. A veces, más es menos. Y en este caso, menos es más.

La matriz nos obliga a tomar una decisión sobre la importancia y urgencia de cada una de nuestras tareas. Y propone hacerlo sin ambigüedad. Una tabla de dos filas y dos columnas ofrece solo cuatro posibles intersecciones, y reducir al máximo las opciones muchas veces es la mejor de las ideas. Cuatro es un número interesante. Algo parecido sucede cuando un camarero en un restaurante nos entrega una carta con una lista de platos casi infinita. Es entonces cuando pensamos: «He venido a comer, y no a dedicar la mitad de mi tiempo disponible a tener que elegir qué comer».

Según los cuatro tipos de tareas que resultan de la matriz de Eisenhower, las acciones que podríamos tomar para cada una de ellas serían las siguientes:

• Realizar las tareas importantes y urgentes.
• Planificar las tareas importantes pero no urgentes.
• Delegar las tareas no importantes pero urgentes.
• No hacer las tareas ni importantes ni urgentes.

Lo interesante de la matriz de prioridades de Eisenhower es que no existen grados más allá de la elección absoluta entre los cuatro posibles valores (combinaciones). Solo disponemos de cuatro cuadrantes, de modo que cuando valoramos la prioridad de una tarea atendiendo a su importancia y urgencia, solo hay cuatro espacios posibles donde asignarlas, lo cual nos obliga a concretar y por tanto a valorar con antelación la prioridad de una tarea y tomar una decisión al respecto.

La matriz de Eisenhower es un buen sistema precisamente por su simplicidad. Sin embargo, en algunos casos, al enfrentarnos al problema de clasificar una tarea en alguno de los cuatro posibles cuadrantes, quizá tenemos dificultades para valorar de forma binaria si algo es importante o no, o si algo es urgente o no. En este escenario de toma de decisiones nuestro subconsciente nos podría jugar una mala pasada y podríamos no asignar una nueva tarea al cuadrante más adecuado.

Cambiando el lenguaje: tareas «esenciales» e «ineludibles»

No es mi intención cambiar un sistema que ya funciona. Pero quizá, como en muchas otras ocasiones, podría ayudar un cambio en el lenguaje, en la definición de importante y urgente, y en las preguntas que nos hacemos para decidir la prioridad de una tarea.

Personalmente, los términos «importante» y «urgente» me resultan ambiguos, incluso junto a las definiciones que los suelen acompañar según la matriz de Eisenhower. Reconozco que no soy capaz de clasificar una tarea atendiendo a estos criterios, o al menos utilizando estas palabras. La experiencia intentándolo me dice que tiendo a elegir mal. Para mí es más sencillo pensar en adjetivos como «esencial» y «evitable», que es lo que realmente «leo entre líneas» cuando tengo una matriz bidimensional de prioridades como la de Eisenhower. Quizá sea solo un tema semántico, pero comparto mi visión sobre el tema por si puede ayudar a los lectores de este blog.

«Importante» no es «Esencial»

Se supone que una tarea es «importante» si logra que tus proyectos y objetivos avancen. Entiendo la definición que se pretende asignar al término, pero el adjetivo «importante» es peligroso porque son muchas las tareas que desean atraer esta etiqueta y es muy fácil caer en la trampa de adjudicársela. Personalmente, si pienso en tarea «esencial», el nivel de descarte que consigo es mucho mayor. Estoy dejando fuera muchas tareas que habría marcado como importantes, y que sin embargo nunca marcaría como «esenciales».

El término «esencial» me parece más restrictivo e invita a completar la frase «la tarea es esencial para…(alcanzar mis objetivos)». En el contexto de un proyecto, una tarea «importante» es aquella que aporta algo… importante. Y en este caso, siempre podemos buscar la excusa perfecta para afirmar que una tarea tiene un componente de importancia, aunque no necesariamente sume al progreso general. El término «importante» tiene menos entidad que «esencial», que implica que es fundamental para el avance de un proyecto; sin ella el proyecto no progresa y siempre quedará en él un porcentaje por completar.

«Urgente» no es «Ineludible»

Las tareas «urgentes» son las verdaderamente peligrosas. En primer lugar porque la gran mayoría de veces no tienen el carácter de urgencia con el que se presentan.

Cuando llega una tarea imprevista y con carácter de urgencia porque al parecer (y solo aparentemente) hay que atenderla cuanto antes, cometemos el error de preguntarnos: «¿es urgente?». Con un adjetivo así, lógicamente la respuesta es necesariamente «sí». Por supuesto se dan todas las condiciones para tratar la tarea en cuestión como «urgente». Sin embargo, lo que quizá deberíamos preguntar es: «¿es una tarea impostergable?». Quizá no sea la palabra más bonita del español, pero cumple bien su función de adjetivo. Es decir, ¿no hay opción de posponerla y realizarla en otro momento? Si la respuesta es «no» y por tanto la tarea no la podemos posponer, entonces sí tendrá ese carácter de urgencia que con tanta facilidad (y peligro) solemos asignar a todas las tareas que llegan sin avisar.

A veces incluso llegan tareas urgentes que además son totalmente «evitables». Podríamos incluso no hacerlas, y sin embargo las acogemos como «urgentes», cuando ni siquiera son «importantes». Parece que «ineludible», «inevitable» o «impostergable» siempre serán mejores adjetivos para decidir la urgencia de una tarea.

Un buen objetivo en nuestro trabajo diario es abrazar el máximo número de tareas «esenciales» y, de este tipo, priorizar lógicamente las tareas «ineludibles» y descartar el máximo número de tareas «no esenciales» y «evitables». ¿Por qué no cambiar el lenguaje para poder aplicar mejor el sistema?

Nuestra nueva tabla de toma de decisiones sobre las tareas tendría el siguiente aspecto.



En esencia, la matriz realmente original no sufre cambios y solamente pretende resaltar la importancia del lenguaje, de los términos utilizados en el momento identificar una tarea y valorar su prioridad.

Las malas decisiones sobre la gestión de la tareas no siempre tienen que ver con la simplicidad o la sofisticación de un método (en este caso una simple tabla de 2×2), sino en hacer un uso correcto del sistema. En el caso de la matriz de Eisenhower, colocar una tarea en un cuadrante o en otro, puede cambiar el rumbo de un proyecto. Por eso conviene hacernos las preguntas adecuadas en el momento de valorar una tarea para asignarle el lugar de importancia que merece; ni más ni menos. Y las palabras siempre juegan un papel fundamental.

Teniendo en cuenta esto, las acciones en la «nueva» matriz serán similares a la original, y lógicamente habrá que poner un empeño especial en la clasificación de tareas para que el cuadrante con la acción «Hacer cuanto antes» esté lo más despejado posible. Y por supuesto hacer también un esfuerzo por dejar fuera el máximo número de tareas, asignándoles la acción «No hacer» por no ser esenciales para progresar o por ser perfectamente aplazables en el tiempo.

En resumen:

1. Hacer cuanto antes las tareas esenciales e impostergables. Es decir, ponernos manos a la obra con aquellas tareas que tienen un gran impacto en los proyectos que estamos realizando y que por motivos realmente serios no las podemos posponer en el tiempo.
2. Planificar las tareas esenciales pero que podemos posponer en el tiempo. Esta es la situación ideal en la que nos llega una tarea con impacto en uno de nuestros proyectos. Y además nos podemos permitir el lujo de planificar su realización.
3. Delegar o evitar las tareas no esenciales e impostergables. Mi propuesta es siempre intentar evitar este tipo de tareas que no tienen impacto alguno en el progreso de nuestros proyectos. Pero llegan con carácter de urgencia para ser atendidas de inmediato. Una urgencia en general impuesta. Por tanto, si está en nuestra mano, convendrá delegarla. Y si existe la opción, evitar su realización. No siempre hay que aceptar todas las tareas que llegan.
4. No hacer las tareas que no son esenciales y que además se pueden posponer. No podría ser de otra manera. ¿Qué pretende una tarea que no tiene impacto en nuestro objetivos y que además no tiene ningún carácter de urgencia? ¿Es una broma? Estas tareas no merecen nuestro tiempo; solo el que tardamos en desecharlas.

Fotografía | «Eisenhower-Matrix» de Oliver Tacke en Flickr