Inbox 0: vacía tus bandejas

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En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».

¿Qué es un bandeja de entrada?

En términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.

En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal, que seguramente tenemos sobre el escritorio; el lugar donde quedan apilados documentos, facturas, tickets, etc. Aunque también podemos utilizar cualquier otro recipiente — los hay de formas, tamaños y colores diversos—, donde dejamos temporalmente algo que no podemos (o no queremos) revisar en ese mismo instante. En definitiva, este tipo de bandejas (o cajas), contienen objetos físicos que hay que revisar con cierta frecuencia para procurar que no se acumule el trabajo.

Tu «inbox» digital

En este blog nos interesan sobre todo las del primer tipo: las bandejas de entrada digitales; aquellas que, al ser virtuales, muchas veces quedan abandonadas durante demasiado tiempo, con las consecuencias que ello conlleva. Al no existir físicamente — al fin y al cabo son software—, no las tenemos a la vista, salvo que hagamos el gesto de abrir el programa informático o aplicación móvil que las gestiona. Un buen ejemplo de bandeja de entrada digital es el correo electrónico. Además, en este caso, no podemos prever el trabajo que llegará a través de este medio. Sencillamente nos asaltan las tareas, y lo hacen sin avisar y por sorpresa. Acaso, ¿quién no se ha arrepentido alguna vez de abrir el correo electrónico del trabajo en el momento menos oportuno? De pronto nos encontramos con una avalancha de mensajes con la marca “urgente”. De ahí la importancia de establecer una organización también en el proceso de revisar las bandejas. Consultar el e-mail cada 10 minutos no es una buena idea y todos sabemos por qué.

Sean digitales o no, lo que permanece en nuestras bandejas de entrada, seguramente se convertirá en una tarea que habrá que realizar en algún momento, o bien, una vez terminada la revisión de un elemento, quizá comprobaremos que solamente se trata de algo para archivar. En cualquiera de los casos, algo habrá que hacer con ello, pero nunca en el momento de revisión; aunque varios métodos aconsejan que si la tarea se puede terminar en apenas 2 o 3 minutos, quizá convenga realizarla en este mismo instante. Pero en general, procesar no significa hacer; en todo caso decidir qué, cuándo, cómo y dónde.

Identifica tus bandejas de entrada

Tan importante como gestionar bien las bandejas, lo es identificar todas y cada una de los flujos de entrada de información a nuestro trabajo diario. ¿Por dónde nos llegan habitualmente nuevas cosas que hacer?, es la pregunta que debemos responder. Y no solo debemos tener en mente las tareas relativas al ámbito laboral. También en nuestra vida familiar tenemos obligaciones y no es extraño recibir un mensaje en nuestro móvil con el texto “Cariño, no te olvides de comprar pan” o “Papá, han llamado del banco. Pasa en cuanto puedas, es urgente”. Nos guste o no, también son tareas que debemos atender.
Para ayudarte a identificar las posibles vías de entrada, comento los tres canales digitales más habituales:

• El correo electrónico. ¿Cuántos servicios de correo electrónico manejas? Si consideras que trabajas con demasiados e-mails, quizá sea buen momento para unificarlos. En casi todos los sistemas, existe la posibilidad de importar unas cuentas en otras o reenviar los mensajes de un e-mail a otro. También puedes instalar en tu ordenador un programa de correo electrónico que consiga descargar todos los e-mails nuevos en un mismo sitio, consiguiendo tener la sensación de «bandeja de entrada» única.
• La mensajería instantánea o las redes sociales. También por este canal nos puede llegar trabajo: por ejemplo a través de tus mensajes de WhatsApp. Quizá no es lo más recomendable, pero hay quien decide utilizar la mensajería instantánea en cualquier de sus formas (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, etc.) para comunicar nuevas tareas. También las redes sociales ofrecen una función de mensajería que alguien puede usar con el mismo propósito.
• Tu propio gestor de tareas. Sea cual sea es programa o aplicación móvil que utilicemos, incluirá una lista principal en la que nosotros mismos añadimos las nuevas tareas que se van presentando durante el día. Posteriormente, en otro momento del día decidiremos bien qué hacer con ellas. De hecho es habitual registrar también en esta bandeja las tareas que llegan a través de otros medios como el correo electrónico o la mensajería instantánea que comentaba antes. Es una buena forma de reunir y centralizar toda la información en el mismo sitio.

Existe un sinfín de programas y aplicaciones móviles para gestionar las tareas. Todos ellos disponen de una opción de «bandeja de entrada» con la que registrar rápidamente nuevos elementos. Para analizar las funciones y comentar las bondades y desventajas de cada uno, serían necesarios varios artículos en este blog. Dedicaremos tiempo a ello, pero de momento comparto algunas alternativas interesantes.

Things, Hightrack*, Wunderlist, Omnifocus o Remember The Milk, son algunos de los programas que he utilizado en alguna ocasión. De cada uno de ellos tengo un motivo para hacer una buena recomendación. Todos ofrecen una versión móvil, fundamental para poder registrar una nueva tarea en cualquier momento y lugar desde nuestro dispositivo móvil. También cuentan todos con una versión, bien de escritorio o vía web, que mantienen sincronizados los datos con sus respectivas versiones móviles, para una gestión más eficaz de nuestras tareas.

De Things para Mac OS X me gusta en particular la facilidad para capturar nuevas tareas rápidamente con un sencillo atajo de teclado. En mi ordenador basta con presionar las teclas Cmd + T para introducir una nueva tarea. En unos pocos segundos y sin apenas interrumpir lo que estábamos haciendo, podemos registrar un nuevo elemento en la bandeja de entrada y seguir trabajando.

7 consejos para gestionar eficazmente tu «inbox»

La elección de un buen programa o aplicación móvil para organizar nuestras tareas puede ser un punto a favor, pero no es la parte más importante del éxito del método. Hay otras cuestiones relacionadas con determinadas decisiones o hábitos, que podemos considerar para mejorar el proceso de registro y revisión de nuevas tareas en nuestra bandeja de entrada, físicas o digitales:

1. Cuenta tus bandejas. Sé consciente de cuántas bandejas de entrada manejas. Conocer bien los frentes por los que llegan nuevas tareas es simplemente el punto de partida.
2. Revisa cada día. El difícil hábito de procesar lo que se ha registrado en las bandejas en un día es esencial. No cumplir esta regla puede significar pasar por alto una tarea que tenía cierta urgencia.
3. Revisa en el mismo orden. Durante el proceso de revisión diaria de las diferentes bandejas de entrada acostúmbrate a seguir siempre el mismo guión.
4. Procesa una sola vez al día. Si revisas continuamente, el proceso deja de tener sentido o no es funcional. Procesar las bandejas de entrada al final de la jornada es una buena opción.
5. Simplifica. Si es posible, plantea eliminar alguna bandeja de entrada. Si no, intenta unificar varias bandejas en una
6. Desconecta. No instales en tu móvil ninguna aplicación con una bandeja de entrada que no puedas controlar. Por ejemplo, clientes de correo electrónico o mensajería instantánea. Si no tienes el valor de desinstalar WhatsApp o tu programa de e-mail, al menos deshabilita las notificaciones de nuevo mensaje en todos ellos, y revisa los mensajes cuando tú decidas.
7. Inbox 0: vacía, vacía y vacía. No hay mejor sensación que dejar a cero tus bandejas de entrada. Recuerda que procesar las bandejas no implica hacer las tareas que hay en ellas. Se trata de organizarlas, planificarlas o delegarlas.

Anotar las nuevas tareas en el momento en el que aparecen, es el mejor de los hábitos. No siempre conviene confiar en nuestra memoria. Como dice el proverbio:

La memoria es como el mal amigo; cuando más falta te hace, te falla.

*Actualización | La aplicación Hightrack a la que se hace referencia en este artículo y que fue concebida en 2011 por dos expertos en productividad, Enrique Gonzalo y Berto Pena, cerró en el año 2017.