Pon un método de organización en tu vida (GTD #1)

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Todos tenemos cosas que hacer. Es inevitable. Sean obligaciones profesionales o personales, a diario nos enfrentamos a algún tipo de lista de tareas o algo similar. Hacer la compra, preparar una presentación, organizar un viaje, gestionar un proyecto, etc. Para lograr un poco de orden algunos utilizamos un registro en el que anotar esas tareas, que aparecen en distintos momentos del día y en diferentes ámbitos de responsabilidad (laboral, familiar, educativo, etc.). Otras personas aseguran confiar en su memoria para recordar todo aquello que deben hacer. Permitidme que ponga en duda la efectividad de este último no-método. En cualquier caso, por simple que sea, todos seguimos algún sistema de organización.

No seguir un método no es una opción

A la hora de organizar nuestras tareas diarias, básicamente tenemos tres opciones:

1. No seguir ningún tipo de organización. Y por tanto vivir en el caos más absoluto, haciendo tareas que probablemente no son prioritarias y olvidando otras tantas. Hay quien prefiere vivir en el desorden, con tal de no ver apuntado todo lo que tiene que hacer. Para alguien que quiera cumplir con todas sus responsabilidades, esta opción no debería ser siquiera una alternativa.
2. Utilizar un método propio. Con el tiempo, consciente o inconscientemente, en nuestro trabajo o en la vida en general, quizá hemos ido implantando unas reglas que tradicionalmente seguimos de forma sistemática, y que perfectamente podríamos describir y detallar por escrito. Y basándonos en los éxitos y en los fracasos de nuestro método, seguramente hemos ido introduciendo mejoras, eliminando pasos, tomando ideas de aquí y allá, aplicando el sentido común, reinventando y combinando lo que nos gusta de distintas formas de organización.
3. Adoptar un método existente. Otra de las alternativas es aprender y adoptar un sistema de organización diseñado por profesionales y seguirlo al pie de la letra. En este caso, lógicamente conviene que se trate de un método de organización extendido, de probada eficacia y cuyo éxito esté basado en algún tipo de evidencia. Por este motivo es fundamental no tener la tentación de realizar cambios en el sistema, puesto que estaríamos poniendo en riesgo el buen funcionamiento del método. En este caso debemos aplicar aquello de «si algo funciona, no lo toques».

Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas. –David Allen

De las tres opciones, la primera no lo es. La segunda es una buena opción. Pero la tercera es una opción mucho mejor. Cabe insistir en que no se trata del uso particular de determinadas herramientas informáticas o material de oficina. Hablamos de método, de la definición de una serie de pasos y recursos que garantizan, en el caso que nos ocupa, un mínimo de organización.

No aplicar ningún criterio de organización no es una solución razonable, y utilizar nuestro propio sistema es seguir haciendo lo mismo. Si nuestra intención es mejorar en aspectos de organización, ¿por qué no aprender y aplicar un nuevo método? ¿Qué tal GTD^®?

Getting Things Done^®

Si buscamos en Internet artículos sobre métodos de organización o de productividad (o en una librería libros sobre el tema, que también los hay), con toda probabilidad encontraremos GTD^® como una de las soluciones.

GTD^® son las siglas de Getting Things Done^®, y hacen referencia al sistema ideado por David Allen y que describe con todo nivel de detalle en su libro. En su versión original en inglés lleva por título el nombre del método, pero ha sido traducido al español como «Organízate con eficacia».

Uno de muchos aspectos interesantes de GTD^® es que es un método de productividad que podemos aplicar a todos los ámbitos de nuestra vida, no solo el profesional. Especialmente cuando la avalancha de información y de tareas es desbordante, el método propuesto por David Allen permite poner orden de forma sistemática. GTD^® permite que nos podamos centrar en hacer las tareas, liberando nuestra mente de tener que recordar constantemente las tareas pendientes, básicamente porque el sistema define cómo debemos registrarlas en un lugar específico y revisarlas de un modo muy particular.

Con el método propuesto, no solo podemos concentrarnos en la acción de hacer el trabajo (que es la principal), sino que además nos permite desconectar realmente de las tareas cuando no estamos haciendo u organizando. Simplemente todo está bajo control. De ahí el éxito del método, al que dedicaré más de un artículo en este blog.

Getting Things Done – David Allen | gettingthingsdone.com
El libro | «Organízate con eficacia» de David Allen

Fotografía #1 | Trabajo de Free-Photos en Pixabay
Fotografía #2 | Oficina de rawpixel en Pixabay