¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos

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Hoy te habías propuesto terminar todas tus tareas a las 18h. Según tu planificación y tus rigurosas estimaciones, incluso antes. En un mundo mágico de colores, la tarde se presentaba despejada, libre de compromisos de trabajo, perfecta para acomodarte en el sofá de casa leyendo un libro, dar un paseo o tomar algo con unos amigos. Sin embargo, son más de las 20h y estás pegado a la silla de la oficina. Entonces dices que la tarde se te ha partido. Y la merecida desconexión diaria se esfuma.

Esta situación puede darse por tres motivos.

1. El primero, por la excesiva carga de trabajo, en cuyo caso poco podemos hacer salvo «plantar» nuestra queja a quien corresponda.
2. El segundo, por una mala gestión de nuestras tareas. A primera hora del día, con la lista de «cosas que hacer», quizá elegimos mal las acciones siguientes. Es posible que las tareas prioritarias no fueran tales, y tampoco lo eran las urgencias.
3. El tercer motivo es el tiempo que perdemos al día, segundo a segundo. Porque si juntáramos todos los minutos que vamos desaprovechando durante el día, ganaríamos una buena sesión de trabajo el final de la jornada. Posiblemente la hora de tiempo extra que tanto necesitábamos.

¿Quieres saber dónde están los minutos que te faltan al final del día? No están escondidos. Basta un poco de sentido común para detectarlos… y atraparlos.

Los minutos que te faltan están:

1. En la conversación telefónica o de pasillo en el trabajo y que se ha alargado más de lo necesario.
2. En los minutos improductivos, mientras esperas tu turno en el supermercado, en el banco o en el médico.
3. En la perfección innecesaria. No siempre compensa el tiempo extra invertido en perfilar una tarea con la mejora obtenida.
4. En la tarea que no has delegado y que además has tenido que asumir a regañadientes. Era tu responsabilidad garantizar su realización, pero no llevarla a cabo.
5. En la reunión que no deberías haber organizado. No, no hacía falta y seguro que había otra alternativa: por ejemplo, un correo electrónico.
6. En la reunión a la que no deberías haber asistido (si es que cuentas con esa opción…).
7. En la tarea de la que no eres ni responsable, pero que acabas haciendo tú, muchas veces porque nadie más sabe hacerla (o eso dicen).
8. En la pausa para el café, que quizá se ha prolongado más de lo necesario. El descanso y le desconexión son necesarios, pero también es importante poner límites.
9. En los minutos desaprovechados antes de empezar el día. Te despiertas, te levantas, te aseas, te tomas un café y te vas al trabajo. Si reorganizas y pones límites de tiempo a todas estas actividades de la mañana, seguro que sacas algunos minutos para poner orden al día y marcar prioridades.
10. En los minutos de consulta constante (y obsesiva) del móvil. Haz una revisión mental de momentos improductivos con el móvil: redes sociales, lectura de titulares de noticias, etc.
11. En los momentos de baja productividad. Las traicioneras distracciones nos hacen perder más tiempo del que creemos.
12. En la multitarea: en los momentos en que la practicas, pero también cuando no la aprovechas. En general, ejercer la multitarea no es una buena idea, porque tu cerebro agradece que te concentres en una sola acción. Sin embargo hay momentos en los que sí podemos hacer dos cosas a la vez y ganar algunos minutos.
13. En el tiempo de más que dedicas a organizar. No podemos invertir más tiempo al proceso de organización que al proceso de hacer.
14. En decir SÍ a todo. Empezar a decir NO a muchas propuestas y sugerencias (y a veces exigencias), es la mejor receta para ganarle, no minutos, sino horas a la semana.

Los segundos suman minutos y los minutos horas. El día tiene 24 horas: unas son para trabajar y otras para descansar. En muchas ocasiones, sacarle minutos al día está en nuestra mano.

Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.

Frase de Lord Chesterfield (1694-1773).

Fotografía | «15/52: Tiempo / Time» de Andrés Nieto Porras en 500px