OneNote: mucho más que notas (#1)

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Todo el mundo apunta cosas

Tomar notas es una acción natural. No importa qué profesión desempeñemos, qué obligaciones personales tengamos o a qué dediquemos nuestro tiempo libre. Siempre ocurre que en algún momento del día tenemos la necesidad de apuntar algún dato: un número de teléfono, unas indicaciones, una idea, una dirección, un nombre, un mapa, un esquema, etc. Y la urgencia de anotar llega siempre sin previo aviso, sin posibilidad de hacerlo cuando y donde más nos conviene.

Si el momento es cualquiera pero el lugar es, por ejemplo, una cafetería, los más olvidadizos (porque no llevan consigo ni su teléfono móvil) tendrán que recurrir a la socorrida servilleta y pedir un bolígrafo al camarero. Otros, más previsores, sorprenderán sacando de un bolso o una mochila la tradicional libreta, de las de páginas y tapas. Sin embargo, cada vez es más habitual ver cómo la gente saca su móvil del bolsillo para, a continuación, abrir una aplicación de notas. O mejor dicho “la aplicación” de notas, normalmente la que ya viene de serie en los smartphones. Opción socorrida también, pero no la más eficaz, desde luego. Siendo este un blog sobre tecnología y organización, descartamos las alternativas en papel y nos centramos en soluciones digitales.

La virtud no siempre está en el término medio

El catálogo de programas para gestionar las notas no es infinito, pero casi. En un ordenador o un teléfono móvil, basta con acceder al buscador de la tiendas de aplicaciones e introducir el término “notas”. Aparecerá un listado interminable de programas que podemos instalar. Unos gratuitos y otros previo pago, la oferta es desbordante. Y luego el tedioso trabajo de probar tres o cuatro para decidirse finalmente por uno.

Si lo que buscamos es un programa de notas un poco más avanzado, yo siempre recomiendo no quedarse a medio camino. Aquello de «en el término medio está la virtud» no sé si se cumple en este caso. Para mí siempre ha habido dos opciones y cada una está en un extremo:

1. La opción más simple es utilizar un programa de notas extremadamente básico (minimalista dirían algunos), como puede ser el que viene de serie con el teléfono o con nuestro sistema operativo del ordenador. En este caso, el uso que damos a la aplicación no es otro que el de anotar de vez en cuando algo, sin seguir ningún tipo de organización. Son notas, habitualmente temporales, que se consultarán posteriormente (o no) con la intención de utilizarlas para algo (o no).
2. Otra opción siempre más interesante es utilizar un programa de notas mucho más completo, que nos permita organizar de forma mínima la colección de notas que hemos ido acumulando con el tiempo, y que ofrezca una funcionalidad añadida que nos haga ser más productivos y eficaces en nuestro trabajo. El programa de notas debe ser lo suficientemente práctico para poder añadir de forma rápida y fácil una nota simple, pero lo bastante avanzado para sacar el máximo partido al proceso de anotar, de modo que no tengamos al final una simple colección de notas.

Las dos opciones planteadas son completamente válidas, por supuesto a elección siempre del usuario. Hay quienes prefieren (o solo necesitan) las soluciones más simples. Sin embargo, si el diseño y funcionalidad del programa más sofisticado también nos permite anotar de forma básica y rápida, ¿por qué rechazar la oportunidad de poder exprimir la herramienta cuando se presente la ocasión?

Microsoft OneNote: simple pero potente, en casa y en el trabajo

OneNote es un programa que cuenta precisamente con estas características. En cualquiera de sus versiones para teléfono móvil, navegador web, tablet u ordenador, su diseño es realmente simple y sus posibilidades de organización muy flexibles. Y es esta sencillez y capacidad de amoldar distintos tipos de contenido multimedia, junto a una funcionalidad añadida en constante evolución y desarrollo, las que hacen de la herramienta una solución extremadamente práctica para la gestión documental.

Ya no hablamos solo de un simple gestor de notas, sino de un completo sistema de organización de contenidos. Si nuestro trabajo implica organizar contenidos de distinto tipo y además necesitamos hacerlo de forma colaborativa, OneNote puede ser nuestra herramienta. Pero si queremos utilizar OneNote para anotar tres o cuatro ideas, sigue siendo una herramienta simple y perfectamente válida.

Personalmente llevo utilizando OneNote algunos años y debo reconocer su utilidad a distintos niveles. Utilizo la herramienta en el ámbito profesional y en el personal. Tengo libretas compartidas con determinados equipos en mi trabajo, pero también he creado libretas compartidas con algunas personas de mi familia. Otras corresponden a proyectos privados a los que solo yo tengo acceso. Es una herramienta cómoda, fácilmente accesible, sencilla en su funcionamiento y con un potencial que ya he podido comprobar.

De momento, en lo que parece el primero de una serie de artículos sobre OneNote, solo tenía intención de presentar la herramienta que utilizo a diario para organizarme. Pero me quedan todos los detalles por comentar. Parece que este blog es el lugar más adecuado para ello.

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Fotografía | OneNote Microsoft Oficina, de EsaRiutta en Pixabay