Ordena tus archivos de forma automática

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¿Por qué llamamos «ordenador» al ordenador? La palabra proviene del francés «ordinateur», y este del latín «ordinator», aunque en otras partes del mundo se ha impuesto el término computadora, del ingles «computer», también del latín «computare».

¿Y de dónde procede la palabra «informática»? El término aparece en 1957 en un documento de un científico informático alemán: «Informatik: Automatische Informationsverarbeitung», «Informática: procesamiento automático de información».

Un ordenador que «computa», o un computador que «ordena», no importa. La cuestión es que el invento nos permita procesar la información de forma automática (infor-mática) y que su utilización suponga un ventaja frente a la opción de realizar las tareas manualmente. Hay que preguntarse: ¿realmente ordenamos con el ordenador y automatizamos parte del trabajo con él? Si no… ¿para qué?

Evitar el síndrome de Diógenes digital

Todos hemos llegado alguna vez a este punto en el que la tecnología se vuelve en nuestra contra, y lejos de ayudarnos a mantener el orden en nuestra «vida digital», acaba desarrollando en nosotros un Síndrome de Diógenes digital. Con las prisas y en nuestro día a día frente al ordenador, acumulamos documentos, imágenes y vídeos en cualquier lugar. Especialmente en el escritorio, víctima principal de esta invasión imparable de archivos y carpetas. Un lugar, que por una cuestión de concentración, debería ser el más despejado de todos.

Si somos muy organizados, seguramente colocamos el archivo en su lugar y en el momento en que lo hemos creado o descargado de Internet. Si tenemos un nivel medio de organización, quizá hacemos una revisión diaria consiguiendo despejar un poco el espacio frente a nuestros ojos. Pero si el desorden nos acompaña siempre, el tiempo que necesitamos para organizar todo será tal, que probablemente nunca nos pondremos escoba en mano a limpiar nuestro sistema. Como la vida misma.

Organización: cuestión de hábitos… o reglas automáticas

Cuando nos decidimos a ordenar con cierta regularidad los archivos y carpetas en nuestro ordenador, en general siempre realizamos las misma acciones. Si es una fotografía, movemos el archivo a una carpeta a de «Imágenes». Si es un vídeo, a la carpeta de «Películas». Y cuando no estamos dispuestas a pensar demasiado, movemos el elemento a una carpeta que seguramente lleva el nombre «Ordenar» o «Revisar». Algo que, probablemente, nunca haremos.

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Y todos estos gestos repetitivos de revisión, los hacemos habitualmente sobre aquellos elementos que «dejamos caer» en la carpeta «Descargas» o en el mismo «Escritorio».

¿Podemos automatizar estas acciones? La respuesta es sí. Existen distintos programas que pueden poner un poco de orden de forma completamente automática, en base a unas sencillas reglas que nosotros mismos definimos. En Mac, hace tiempo que utilizo Hazel, pero hay también alternativas para MS Windows, como Dropit o Belvedere (esta última imitación de Hazel).

En mi sistema voy modificando y añadiendo reglas para organizar automáticamente a medida que surgen nuevas necesidades. En base a la experiencia con ellas, uno va perfilando y mejorando su funcionamiento. En mi lista de reglas fundamentales estarían las siguientes:

1. Mantener despejado el espacio de trabajo. Mover cada día los archivos del escritorio a una bandeja de entrada (una carpeta sincronizada con Dropbox), sobre la que posteriormente se aplicarán otras reglas (de revisión semanal).
2. Cada semana, revisar la carpeta «Bandeja de entrada». Si el elemento es muy antiguo o no se ha utilizado nunca, se elimina. Un archivo abandonado allí más de un mes, tuvo su oportunidad.
3. Cada descarga en su sitio: imágenes en imágenes, vídeos en vídeos y música en música. El resto de tipos de documentos se queda, salvo que otra regla diga lo contrario.
4. Eliminar descargas antiguas. Si un elemento lleva más de 1 semana en «Descargas» sin utilizarse, se traslada a la papelera.
5. Vaciar la papelera automáticamente si excede un tamaño máximo (por ejemplo: 1 GB) y vaciar la papelera periódicamente. Lo ideal: a final de cada semana.
6. Hacer una revisión para eliminar las aplicaciones que no se usan en meses.
7. Eliminar de algunas carpetas específicas los archivos antiguos y grandes.

Dos reglas de «limpieza» muy efectivas

La regla número 4 de la lista, suele ser bastante efectiva. Prácticamente todos los días descargamos archivos de Internet, que quedan abandonados eternamente en la carpeta «Descargas». Una decisión valiente es crear una regla que los elimine cuando ha pasado una semana (si no se han abierto nunca, por ejemplo). Con ella, conseguimos liberar espacio en el ordenador cada semana.

Y la que considero regla estrella de la lista, es aquella que mantiene nuestro espacio de trabajo despejado. Hablo del escritorio. No hay peor sensación que encender el ordenador y ver en el escritorio decenas de iconos de archivos y carpetas observándonos y esperando a que algún día los llevemos a su lugar. Esta regla en particular mueve cada día los archivos del «Escritorio» a una bandeja de entrada, es decir, una carpeta principal en la que dejar caer cualquier archivo que requiera una revisión, bien manualmente o con alguna regla automática que se lance semanalmente. En mi caso, esa carpeta se llama «Inbox» y está sincronizada con Dropbox, de modo que los archivos en ella están accesibles desde cualquier ordenador.

Con un poco de ingenio podemos definir decenas de reglas que consigan mantener cierta organización en nuestro ordenador de forma automática. La informática al servicio del usuario.

Fotografía escoba de kaiton en Flickr