Timeboxing, proyectos y productividad

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Timeboxing: una cuestión de compromiso

El timeboxing es una técnica de organización, concretamente de asignación de un tiempo determinado a un conjunto de tareas. Básicamente, el objetivo no es otro que adquirir un compromiso y reservar un espacio de tiempo para avanzar en nuestros proyectos. Además, sabemos que parece bastante efectivo fragmentar este tiempo de trabajo, por ejemplo 2 horas, en bloques más pequeños, pongamos que de 25 minutos si utilizamos la técnica Pomodoro.

De este modo, llueva, truene o nieve, a la hora previamente programada avanzaremos nuestro trabajo en un proyecto determinado, sin interrupciones, durante un tiempo fijo y sin excusas. Como decía, se trata sobre todo de un compromiso. Por ejemplo, si reservamos una hora cada día a un proyecto personal, podremos garantizar que al finalizar la semana habremos avanzado siete horas en el proyecto. También es una técnica que evita que pospongamos indefinidamente aquello que decimos que es importante para nosotros, pero que siempre «puede esperar» porque hay otros asuntos «urgentes».

¿Uno o varios proyectos?

Pero, una vez reservado un espacio de tiempo en nuestra agenda para trabajar en algo, ¿qué es más productivo, dedicarlo a un solo proyecto o ir alternando entre distintos proyectos? A primera vista, las dos formas presentan ventajas e inconvenientes. Pongamos un ejemplo concreto: ¿es productivo dedicar 2 horas un lunes por la tarde a escribir un artículo y dedicar otras 2 horas un martes por la tarde a preparar una presentación? ¿O es mejor una solución que vaya alternando los proyectos el lunes y mezclarlos también el martes?

Lógicamente, la respuesta dependerá del tipo de proyecto, de las tareas asociadas a los proyectos, de la energía disponible en cada momento o incluso de otros criterios relacionados con la urgencia o la importancia de las tareas. En cualquier caso, os dejo algunas ideas. Para presentar las ventajas e inconvenientes, imaginemos de nuevo un bloque de 2 horas previamente reservado y que durante este tiempo hemos decidido trabajar en pequeños bloques de 25 minutos aplicando la técnica Pomodoro.

Ventajas de atender varios proyectos

1. Al enfrentarnos a tareas de distintos proyectos, probablemente aumente la motivación de completar cada bloque. La sensación de «tachar tareas» puede ser más satisfactoria.
2. Tendremos la sensación de avanzar en varios proyectos, algo que siempre es muy gratificante.
3. Si todos nuestros proyectos tienen una asignación de tiempo en algún momento, minimizamos el riesgo de que alguno quede abandonado.

Desventajas de trabajar en múltiples proyectos

1. Durante el cambio de contexto entre una tarea y otra, al pertenecer a otro proyecto y quizá no guardar relación, invertimos un tiempo extra en desconectar de la tarea anterior y conectar con la siguiente.
2. Si aparece un buena idea, quizá no podamos desarrollarla en el tiempo asignado (porque hay otros bloques de otros proyecos para completar). No obstante, siempre podemos anotar esas ideas para continuar con ellas otro día.
3. Si durante un gran bloque de tiempo (2 horas, una tarde, etc.) vamos a trabajar en distintos proyectos, algo nos dice que deberemos poner mayor empeño en la selección de tareas que realizaremos.

Beneficios de trabajar en un único proyecto

1. En ocasiones, centrarse en un solo asunto permite dejar algo más de espacio para la creatividad.
2. Damos tiempo para entrar en «modo fluir», experimentando esa agradable sensación de ser productivos en nuestro trabajo.
3. Si hemos reservado un bloque de tiempo a un solo proyecto, seguramente logremos evitar preocupaciones sobre otros proyectos, porque sabemos que también tendrán su momento en el bloque de tiempo que hemos reservado para ellos.

Inconvenientes de centrarnos en un solo proyecto

1. Corremos el riesgo de llenar el tiempo disponible con tareas, invirtiendo probablemente más tiempo en cada una de ellas. Recordemos la Ley de Parkinson que afirma que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine».
2. Existe el riesgo de «navegar» entre tareas e intentar mejorar o rehacer alguna actividad que habíamos dado por concluida. Al pertenecer todas las tareas al mismo proyecto, puede aparecer esta tentación. Podemos caer en un perfeccionismo completamente innecesario.
3. Si las tareas requieren cierta creatividad o nivel de energía, también es posible que nos podamos quedar atascados con el trabajo o vacíos de ideas. En estos casos, una opción muy efectiva es cambiar de tipo de tarea, a ser posible de otro proyecto distinto.

Desde luego, no siempre será sencillo determinar qué combinación de bloques de tiempo (y proyectos) conviene en cada caso. Sin embargo, teniendo en cuenta los pros y contras presentados y con un poco de experiencia, seguramente conseguiremos dar con la clave.

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