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Ocho en punto

Gestión del tiempo: 26 lecciones (re)aprendidas

Tiempo de lectura: 4 minutos

La gestión del tiempo no va de hacer más cosas, sino de tomar mejores decisiones con las horas limitadas que tenemos cada día. Toda buena charla sobre gestión del tiempo empieza afirmando que «el tiempo no se puede gestionar». Son otros recursos los que debemos atender para mejorar en términos de organización y planificación.

Cuando no medimos nuestra realidad, cuando no nombramos lo que ocurre, el tiempo acaba decidiendo por nosotros. Esa sensación de “no me da la vida” es real, pero también es una invitación a pasar a la acción con criterio. No se trata de imponer la productividad ni “exigir más”. El reto es transformar estrés, frustración y culpa en mejora práctica: trabajar mejor, con más calma, y de forma sostenible.

Hace tiempo publiqué 25 lecciones (re)aprendidas sobre organización personal y productividad. Manteniendo un estilo similar, estas veintiséis lecciones resumen algunos de los puntos que deberíamos atender para una buena «gestión del tiempo»: tiempo, hábitos, atención, métodos, planificación, procesos, herramientas y aprendizaje.

Naturalmente, no es un método cerrado ni una lista para cumplir de forma íntrega, sino un mapa para recuperar control y claridad. El objetivo es progresar, poco a poco, desde acciones personales (medir, decidir, proteger foco) hasta mejoras colectivas (reuniones, procesos, herramientas).

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Toma el control de tus proyectos: simplifica, decide y suelta

Tiempo de lectura: 2 minutos

Una fotografía realista de nuestros proyectos

Una de las mayores dificultades a la hora de gestionar nuestro trabajo no es la falta de ideas o motivación, sino la falta de claridad o criterio para tomar decisiones realistas. Y esta dificultad suele tener un origen muy concreto: no conocer el estado real de nuestra organización y de nuestra carga de trabajo.

Tomamos decisiones todos los días: qué priorizar, qué empezar, qué aplazar… Pero si no tenemos una visión clara y global de cuántos proyectos tenemos realmente activos y cuánta energía podemos dedicarles, corremos el riesgo de caer en la frustración. No es solo una cuestión de falta de tiempo; a veces, son tantos los frentes abiertos que la mente se bloquea. No sabemos por dónde seguir, ni qué abandonar, y el simple hecho de pensar en ello ya es agotador.

El error está en la estimación: creemos que somos capaces de abarcar más de lo que nuestra agenda —y nuestro cerebro— pueden sostener. Antes de iniciar nuevos proyectos o de decir sí a nuevas iniciativas, necesitamos hacer un ejercicio de honestidad: contar qué proyectos están realmente activos. Sin excusas. Los que de verdad ocupan nuestra atención y requieren acción.

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La sencillez japonesa para organizar espacios y tareas

Tiempo de lectura: 7 minutos

Kaizen: una mejora continua

Cuando hablamos de kaizen, solemos pensar en la idea japonesa de mejora continua, un avance silencioso que se construye a base de pequeños pasos constantes. Pero el kaizen no es solo una filosofía abstracta: también se materializa en prácticas concretas que ayudan a mantener el orden, reducir el ruido y trabajar con mayor claridad. Por eso, cuando nos preguntamos cómo organizar mejor nuestros espacios o nuestras tareas, mirar hacia métodos que nacen de esta filosofía resulta especialmente útil.

Kaizen es la filosofía japonesa que propone mejorar de forma continua mediante pequeños cambios diarios, simples y sostenibles.

En materia de organización, hay dos ámbitos en los que introducir algún tipo de sistema marca una diferencia inmediata. El primero es el orden físico, la forma en que distribuimos y cuidamos los objetos y los espacios que ocupamos. El segundo es la gestión de tareas y proyectos, es decir, la manera en que damos forma al trabajo que está por hacer.

En Japón, ambos aspectos se abordan desde una tradición de minimalismo, simplicidad y disciplina que encaja perfectamente con el espíritu del kaizen: mejorar de forma gradual, constante y sostenible.

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El tiempo es el que es: ClipTimer para medir y decidir

Tiempo de lectura: 4 minutos

«El tiempo es el que es», como diría Salvador Martí, subsecretario de El Ministerio del Tiempo, interpretado por el actor Jaime Blanch. Aprovecho para recomendaros la serie, de la que no haré spoiler. Coincidiremos en que no podemos cambiar el tiempo, pero sí está en nuestra mano decidir cómo lo invertimos. Y, para mejorar en este aspecto, es necesario saber de dónde partimos; es decir, cómo lo estamos utilizando hasta ahora.

Mientras escribo este artículo, la aplicación ClipTimer está midiendo el tiempo que invierto en hacerlo. Cuando termine, os contaré el resultado. La herramienta es una idea de Domingo Gallardo y la ha programado él mismo. Él comentaba esta semana cómo, con la asistencia de herramientas de IA, algunas personas se animan a desarrollar esas aplicaciones que tanto necesitan pero que no encuentran en el mercado, o que no se ajustan del todo a sus necesidades. ¡Pues a programar!

Así resume el propósito de la app:

ClipTimer es la forma más rápida y sencilla de registrar tus tareas directamente desde el portapapeles. Diseñada específicamente para macOS, combina facilidad de uso con una eficiencia minimalista que te permite gestionar tus tareas sin esfuerzo; sin configuraciones complicadas, solo pega y empieza a registrar.

Los programas de time-tracking no son un concepto nuevo, pero es cierto que no siempre se adaptan a nuestras necesidades como usuarios. En ocasiones, el software ofrece tantas funciones que complica el sistema, cuando en realidad lo que buscamos es simplificar la medición o seguimiento del tiempo (que sería una traducción aproximada de time-tracking). Como se suele decir, es como matar moscas a cañonazos, cuando todos conocemos métodos más simples para el mismo fin.

He probado muchas aplicaciones para medir la duración de tareas, y el exceso de funciones de la herramienta ha sido el problema habitual. Muchas veces, menos es más, y ClipTimer resulta la solución perfecta. Además, Domingo ha ido incorporando mejoras que todos necesitábamos.

Algunos se preguntarán: ¿por qué medir el tiempo que tardamos en realizar una actividad? No es para presumir de lo mucho que hemos trabajado ni para justificar nuestra actividad. Personalmente, creo que hacer un seguimiento del tiempo que dedicamos a determinadas tareas nos ayuda a tomar mejores decisiones, sobre todo cuando afrontamos situaciones o proyectos similares en el futuro.

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12 meses, 12 hábitos: un reto en 2025

Tiempo de lectura: 8 minutos

Un año más, retomo el reto de desarrollar 12 hábitos en 12 meses. Muchas personas señalan en su calendario el 1 de enero como el inicio de algún cambio importante. Sin embargo, yo prefiero septiembre para plantearme propósitos, proyectos personales y cambios de hábitos. Más por tradición que por profesión, siempre he sentido que mi año comienza con el curso académico. En realidad, cualquier momento del año es adecuado, pero es cierto que el inicio del nuevo año puede ser la excusa perfecta. ¿qué retos tienes en el 2025?

He preparado para el reto algunos documentos que ya puedes descargar. Lee el artículo hasta el final para conocer en detalle las 12 reglas y algunas recomendaciones.

Descargar Infografía | PDF · PNG
Descargar calendario de enero | «Enero 2025» (2 páginas) · PDF

Nuevos hábitos y nuevas lecturas

Siempre es buena idea retomar hábitos perdidos, cambiar otros y adquirir algunos nuevos. Diciembre es un buen momento para revisar estas cuestiones a fondo como parte de la preparación para los próximos doce meses. Personalmente, suelo dedicar un tiempo a crear una lista sencilla con los hábitos que quiero desarrollar, modificar, eliminar o mejorar, y escribo algunas ideas sobre cómo planeo hacerlo. En esta lista incluyo los hábitos que quiero adoptar, especifico la frecuencia con la que los llevaré a cabo y los organizo según su periodicidad: algunos son diarios y otros, semanales

Al reflexionar sobre ello, nos damos cuenta de que hemos adquirido muchos hábitos a lo largo de nuestra vida. Algunos son positivos, otros menos beneficiosos, y, por supuesto, también los hay negativos, incluso muy perjudiciales. Lo importante es aprender a sustituir esas malas prácticas por otras que favorezcan nuestra salud, nuestra organización personal, nuestro trabajo o nuestras relaciones familiares y sociales. Hay muchos ámbitos que no deberíamos dejar de lado.

Una planificación demasiado estricta para desarrollar nuevos hábitos suele llevar al fracaso y al abandono. Por eso, siguiendo la premisa de que «menos es más», resulta mucho más efectivo elegir unos pocos hábitos y trabajar en ellos de manera progresiva, con flexibilidad al aplicarlos.

Además, recomiendo acompañar estas nuevas prácticas con alguna lectura sobre el tema. Hábitos atómicos de James Clear es uno de los libros más interesantes que he leído sobre la formación de hábitos. En él, el autor explica cómo pequeños cambios en nuestras rutinas pueden generar resultados extraordinarios. En la sinopsis podemos leer:

A menudo pensamos que para cambiar de vida tenemos que pensar en hacer cambios grandes. Nada más lejos de la realidad. Según el reconocido experto en hábitos James Clear, el cambio real proviene del resultado de cientos de pequeñas decisiones: hacer dos flexiones al día, levantarse cinco minutos antes o hacer una corta llamada telefónica.

Clear llama a estas decisiones “hábitos atómicos”: tan pequeños como una partícula, pero tan poderosos como un tsunami. En este libro innovador nos revela exactamente cómo esos cambios minúsculos pueden crecer hasta llegar a cambiar nuestra carrera profesional, nuestras relaciones y todos los aspectos de nuestra vida.

También es conocido el libro de Charles Duhigg: «El poder de los hábitos». El autor presenta los descubrimientos científicos que explican por qué existen los hábitos, cómo nos condicionan y cómo cambiarlos. Según Duhigg, «la clave para hacer ejercicio con regularidad, perder peso, ser más productivo y conseguir el éxito consiste en entender el modo en que funcionan los hábitos».

Quizá, el hábito de leer (o releer) puede ser uno de los 12 que quieras incorporar este año, ya sea leyendo un número de páginas o durante un tiempo determinado cada día. Y puedes empezar, por ejemplo, con algún libro sobre el desarrollo de hábitos.

12 meses, 12 hábitos

Durante este año vuelvo a proponer el reto de trabajar 12 hábitos durante 12 meses siguiendo 12 reglas muy concretas. En esta ocasión todos son hábitos diarios y el objetivo no es otro que poner en práctica los 12 cada mes, siempre permitiendo cierto margen. Sin embargo, cada mes estará dedicado a un hábito concreto que deberé cumplir a diario sin excepción.

Comento a continuación las 12 reglas que planteo en el reto y que permiten definir y concretar los hábitos, así como hacer un correcto seguimiento:

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