12 rutinas (y 4 manías) para cerrar bien el día

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Sentirse productivo y cerrar bien el día es una sensación que merece la pena experimentar de vez en cuando. Tan importante como trabajar de forma organizada durante la jornada también lo es cerrarla con éxito, sin ataduras ni preocupaciones; aunque sabemos que no es tarea fácil.

Para desconectar del trabajo es fundamental, no solo detener sin más nuestra actividad a una hora determinada, sino cerrar correctamente la jornada siguiendo una serie de rutinas. Cada uno desarrolla las suyas pero todas tienen en común el hecho de aplicarlas de forma sistemática cada día. Siempre conviene seguir más o menos los mismos hábitos cuando la jornada de trabajo llega a su fin.

Es imposible terminar en un solo día todas las tareas que tenemos pendientes. Además, seguramente muchas de las tareas, y por supuesto los proyectos, deberán quedarse a medias. Está en nuestra mano tratar de ser extremadamente organizados y anotar el estado en que queda el trabajo para poder retomarlo con calma y seguridad al día siguiente. Y si no queremos estar constantemente pensando en el trabajo durante nuestro tiempo de ocio, hay que aprender a echar el cierre. Si nos vienen a la cabeza asuntos laborales mientras vemos una película con la familia, algo hemos hecho mal cerrando el día de trabajo.

Presento en este artículo dieciséis rutinas que pueden ayudar a cerrar bien el día. Confieso que cuatro de ellas son manías personales. Realmente son pequeñas acciones, sencillos gestos que de algún modo nos recuerdan, a fuerza de adquirir el hábito, que la jornada de trabajo terminó. Cada uno puede inventar las suyas, o quizá ya las tenga, pero la clave está en realizarlas sistemáticamente cada día, sin excepción.

 

Vacía y… vacía

A lo largo del día vamos acumulando información, a veces sin control. Una nos llega y no podemos evitarla; otra la generamos nosotros. En cualquier caso, para no terminar padeciendo el síndrome de Diógenes digital, es importante adquirir el buen hábito de vaciar a diario.

1. Revisa tus libretas en busca de notas. Si apuntaste algo durante la jornada, por algo o para algo sería. No dejes que termine el día sin haber revisado a fondo todas las notas que hayas tomado, sea cual sea el formato que hayas utilizado. «Vacía» tus notas, las digitales (Evernote, OneNote, etc.) y las físicas (libretas, post-it, etc.).
2. Localiza en tu teléfono móvil las fotografías y capturas de pantalla que hayas hecho hoy, sobre todo si están relacionadas con el trabajo. Decide qué hacer con ellas; elimina las que no necesites y organiza las que hayas conservado.
3. Vacía la papeleras, la física y la virtual. Objetivo: ningún papel en tu papelera y cero documentos en la papelera de reciclaje de tu ordenador.
4. Limpia el historial de descargas y la caché de los navegadores web que hayas utilizado. Escanea tu ordenador en busca de archivos temporales que puedas eliminar. Saca la basura digital cada día. Esta es una manía personal.

 

Cambio y… corto

También la comunicación, tanto la instantánea (apps como WhatsApp) como asíncrona (correo electrónico y similares) requieren un cierre al final de la jornada. No tiene ningún sentido cerrar al final del día todos los aspectos de trabajo, y sin embargo dejar abierta una «ventana», siempre inoportuna, que nos conecta al trabajo. Y nuestro teléfono móvil suele tener buena parte de la culpa en estos casos.

5. Termina de atender tu correo electrónico y envía tus últimas respuestas del día. Elimina mensajes innecesarios y archiva los que ya hayas revisado. Objetivo: tu bandeja de entrada a cero. Cierra el correo electrónico y no vuelvas a entrar.
6. Intenta establecer una hora en la que finalizar definitivamente la comunicación. Envía tus últimos mensajes instantáneos. Cierra las aplicaciones de mensajería (WhatsApp, Telegram, Messenger, etc.) y no vuelvas a entrar hasta el día siguiente.
7. Primero desactiva las notificaciones del teléfono móvil. A continuación, si no lo has hecho ya, elimina las aplicaciones de correo electrónico (y otros tipos de comunicación con tu empresa) de tu teléfono. Si no realizas estas dos acciones, nada de lo anterior tendrá realmente sentido. Activa el modo no molestar.
8. Archiva, elimina u oculta las conversaciones en chats, en las aplicaciones de escritorio y en tu teléfono móvil. Es un modo de dar por revisadas y concluidas las conversaciones. El día no termina bien para mí si no he realizado estas pequeñas acciones. Otra de mis manías personales. Cambio y corto.

Revisa y… planifica

Si hay un bloque de buenos hábitos que no podemos omitir es precisamente el de revisión y planificación al finalizar la jornada. Después de varias horas de trabajo conviene hacer una buena revisión, sobre todo de tareas y agenda. De hecho, de la actividad diaria y de las notas que hayamos ido tomando a lo largo del día habrán aparecido nuevas tareas y nuevos compromisos.

9. Revisa tus bandejas de entrada, tanto las físicas como las digitales. Seguramente dispongas de una bandeja (o varias) en la que vas dejando tus documentos, sobres y material de diverso tipo. Y también habrás llenado el inbox de la aplicación móvil de turno para gestionar tus tareas. En ambos casos, procesa en orden todos los elementos y vacía tus bandejas al terminar el día.
10. Organiza tus tareas a diario de forma metódica. Sea en papel o en formato digital, mantén siempre una lista de tareas o acciones que puedas procesar y revisar a diario de forma sistemática. En particular recomiendo utilizar algún método como GTD, del que ya he hablado en este blog.
11. Planifica y actualiza tu agenda. Porque una cosa son las tareas (acciones) y otra muy distinta los eventos o compromisos que tienen lugar en un día y hora determinado. Al finalizar el día es fundamental que tengas una visión clara del estado de las cosas a corto, medio y largo plazo.
12. Define bien tus tareas y descríbelas siempre empezando con un verbo (enviar, comprar, arreglar, etc.). Puede parecer algo obvio, pero en ocasiones olvidamos concretar bien la acción que hay que realizar y registramos la tarea de una forma un tanto vaga o abstracta. Si termina el día y solo tenemos «cosas» indefinidas por hacer, no podremos dejar de pensar en ellas, precisamente porque está por definir. Las tareas son acciones que deben ser realizables. Además, sobre todo si utilizas una aplicación informática para gestionar tus tareas, etiquétalas: por contexto, por energía, por tiempo, por dificultad, etc. Efectivamente: estas son también manías personales.

Limpia, ordena y… cierra

El orden físico es fundamental; pero tampoco hay que descuidar la organización digital. Mantener visualmente ordenados todos los elementos físicos de nuestra zona de trabajo ayuda enormemente a que logremos también una buena organización mental. Un escritorio desordenado influye negativamente en nuestra concentración para el trabajo y en la capacidad de desconectar al final de la jornada.

13. Organiza tu escritorio virtual. Minimiza en la medida de lo posible el número de archivos y carpetas en el escritorio de tu sistema operativo. En teoría, su propósito es dejar allí los elementos con los que estamos trabajando, como hacemos en nuestro escritorio físico. Y del mismo modos que no tendrías en este último libros que no estás utilizando, deberías también mantener despejado tu escritorio virtual.
14. Ordena y limpia tu escritorio, el físico, el real, el que puedes tocar. No tiene ningún sentido mantener limpio y ordenado tu escritorio digital, si sobre tu mesa, junto al teclado y ratón hay cientos de papeles, notas, material de oficina y otros objetos que no necesitas. Piensa que no solo ocupan espacio físico sino también mental. Trabaja siempre en un escritorio lo más limpio posible y despejado de distracciones.
15. «Desmonta» tu oficina cada día. Sobre todo si teletrabajas desde el hogar y compartes un espacio común de la casa, dedica un tiempo al final de la jornada a guardar todos los elementos que utilizas para trabajar. Monta cuando empieces y desmonta cuando termines. Echa un último vistazo a tu zona de trabajo. ¿Está todo en orden? ¿El espacio tiene el aspecto de una oficina cerrada? Ese el objetivo.
16. Ningún icono en el escritorio del sistema (en mi caso Hazel se encarga de ello por mí). La barra de tareas (Dock) oculta en la zona inferior. Empiezo, trabajo y termino siempre libre de distracciones. En mi ordenador de sobremesa: teclado recogido y alineado junto al monitor. Ratón: en contacto con el teclado y a su derecha. Y apago el ordenador. Es para mí la señal de que la jornada ha terminado. También manías personales.

Como avanzaba ya en la introducción, al fin y al cabo se trata de pequeños gestos que nos recuerdan que la jornada de trabajo terminó. Es nuestra señal. Y si adquirimos finalmente estas acciones como hábitos, estaremos más cerca de cerrar el bien el día y… desconectar.

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