7 momentos para capturar

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GTD^® es un método de organización muy efectivo que define una serie de etapas que debemos seguir sistemáticamente. En realidad, aplicar este sistema a nuestro trabajo no debería entrañar mayor dificultad porque GTD^® hace referencia a 5 fases que corresponden (o deberían corresponder) con el flujo natural de nuestro trabajo. Sin embargo, «subirse a la tabla» requiere cierta práctica. De nuevo, los hábitos salen a escena.

En cualquier área de responsabilidad que implique la realización de un trabajo por nuestra parte, el proceso natural (e ideal) sería recopilar (capturar) primero cualquier asunto pendiente. A continuación, deberíamos definir (aclarar) bien qué son esos asuntos que acaban de entrar en nuestra bandeja de entrada. Seguramente después intentaríamos organizar las tareas que hemos logrado detallar. El paso siguiente sería revisar (evaluar) nuestras tareas ya organizadas y reflexionar sobre ellas, para finalmente actuar en consecuencia y simplemente dedicarnos a hacer la tarea que más conviene en cada momento. Y esto, básicamente, es GTD^®: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y hacer.

Sobre el primero de los pasos he escrito varios artículos que os invito a leer:

• «La recopilación en GTD: una técnica efectiva de gestión de memoria (GTD #9)»
• «La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)»
• «Anota como puedas: captura al instante y procesa después»
• «Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo»
• «Cómo integrar Braintoss y Things para capturar (y solo capturar)»

Si he dedicado tantas líneas a esta parte del proceso es porque creo que es un hábito fundamental para lograr que el sistema de organización funcione. Si no capturas, no tienes nada. Capturar es el primer eslabón de una cadena en la que el orden y la disciplina son primordiales. Recopilar asuntos pendientes, capturar «cosas» puede parecer un paso trivial, pero también tiene su miga. También se puede capturar mal, sobre todo no capturando cuando deberíamos hacerlo.

Personalmente, el proceso de capturar lo tengo ya totalmente interiorizado. Lo hago de forma sistemática y prácticamente inconsciente. De hecho, hay distintos momentos durante el día en los que dedico un tiempo a recopilar; y me he dado cuenta de que son hábitos que he ido adquiriendo con el tiempo y que, afortunadamente, han decidido quedarse.

1. Antes de salir de casa. Este momento se corresponde con el típico «que no se me olvide hoy…». Pues captúralo.
2. Antes de salir del trabajo. Minutos antes de salir (físicamente) del trabajo, suelo hacer un repaso mental de temas pendientes. Pero no solo lo pienso (que no sirve para nada), también lo anoto. Sé que así estará en lugar seguro.
3. Al llegar a casa del trabajo. Siempre sucede. Por el camino he tenido tiempo de darle vueltas a más de un asunto y cuando llego a casa tengo la necesidad de anotarlo. Confieso que también capturo de camino a casa con un simple «Oye, Siri. Captura.». Lo conté en el post «Oye Siri, haz todas mis tareas».
4. Durante la revisión diaria (momento fundamental en GTD) surgen inevitablemente nuevas ideas que capturo y que, si tengo tiempo, aclaro y proceso posteriormente (o hago si son menos de 2 minutos).
5. Momentos reservados para capturar. Lo hago de forma consciente y dedicando el tiempo exclusivamente a este proceso. La sensación es la de estar haciendo una especie de lluvia de ideas de temas pendientes que ya tomarán forma de tareas a su debido tiempo.
6. Antes de cerrar el día. El día no termina bien (no termina, de hecho) si no saco de la cabeza cualquier asunto pendiente. Se llama desconectar. Recomiendo el post que escribí sobre el ritual de cierre: «Decálogo para un día efectivo: de las prioridades al ritual de cierre».
7. Y por supuesto, en cualquier momento que surja una idea. Si algo nuevo llega a nuestro trabajo y estamos con otros asuntos, no hay que intentar acordarse después. Si no queremos que nuestra organización se desmorone, debemos detener un instante la tarea que tenemos entre manos, capturar «eso nuevo que ha llegado» y solo entonces podremos retomar nuestro trabajo.

Al final todo parece reducirse a lo mismo: hábitos. Si ponemos de nuestra parte para ser organizados y disciplinados, el orden finalmente llega.

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