Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)

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En el último artículo de esta serie sobre GTD presenté una lista con las primeras palabras claves del método de David Allen. Comprender el matiz que da el autor a muchos de los términos utilizados es fundamental para poner en marcha este sistema de organización de forma efectiva. De todas estas palabras del lenguaje GTD, aunque también de uso común, hoy solo quiero centrarme en dos: acción y proyecto.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información

En ocasiones nos empeñamos en hacer cambios una y otra vez en nuestra forma de organizarnos, buscando la mejor forma de administrar el trabajo. Probamos uno y otro método sin éxito, preguntándonos qué estamos haciendo mal. Lo que quizá no estamos cuestionando es aquello que está siendo objeto de organización. Muy probablemente el problema no solo reside en el método con el que intentamos organizar el trabajo, sino en aquello que estamos intentando gestionar. Comenta David Allen que un error común es tratar de gestionar elementos como el tiempo, las prioridades o incluso la información. Ahí está el origen de una organización ineficaz.

Si intentamos organizar el trabajo administrando las prioridades ya estamos empezando con el pie izquierdo, porque una prioridad es algo que se tiene, y no un elemento que pueda ser gestionado. También se ha escrito mucho sobre «gestión del tiempo», cuando este es un concepto erróneo en sí mismo. No tiene demasiado sentido hablar de administrar el tiempo como recurso. Las horas que tiene un día son las que son y no podemos comprimirlas o expandirlas. Podremos decidir el orden en el que hacemos una determinada tarea o podremos definir bloques de tiempo para trabajar, pero en definitiva, en todo momento estamos haciendo referencia a las «tareas» o «acciones» que ubicaremos en esos periodos de tiempo, que no deja de ser un mero escenario. Y algo similar sucede con la información: tratar de administrarla, así en general, es inviable, sobre todo cuando el volumen de esta es considerable.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información. Ninguno de ellos puede ser objeto de administración. La clave para una buena organización pasar por plantear el trabajo en términos de acciones muy concretas, que sí podrán tener un lugar determinado en un sistema de productividad y por tanto podrán ser administradas de la forma más conveniente según las circunstancias.

Acciones y proyectos: definir para decidir mejor

Administrar las acciones de la forma más conveniente no es otra cosa que tomar las decisiones correctas sobre las mismas. Y para tomar una buena decisión sobre una acción es necesario identificarla correctamente, es decir, definirla sin ambigüedad, concretando bien la tarea en cuestión. Si el trabajo que debemos realizar se queda simplemente en algo abstracto, no sabremos ni siquiera por dónde empezar. La falta de concreción sobre nuestra responsabilidades es el motivo principal por el que muchas veces nos sentimos desbordados. Y no queremos eso, claro está.

Atacar un frente abierto sin tener demasiado claro cuál es el primer paso que debemos dar no parece la más inteligente de las estrategias. Y si además tenemos permanentemente la sensación de no contar con el tiempo necesario para realizar todo el trabajo necesario para cerrar ese frente o «incompleto», seguramente estamos presenciando el nacimiento un proyecto que está pidiendo urgentemente una definición. Si queremos exprimir al máximo GTD, no podemos cometer el error de intentar realizar un proyecto enfrentándonos a él como algo abstracto. Es el momento de «aclarar».

Un proyecto no se hace. Y no es lo que crees…

En este punto del problema de organización aparece uno de los conceptos clave y reveladores del método de David Allen. En GTD «un proyecto no se hace», sino que se hacen todas y cada una de las acciones que conforman ese proyecto. No es solo una cuestión semántica, sino verdaderamente un tema de importante de organización. Necesitamos conocer, y por tanto definir, los pasos necesarios para llevar a buen término el proyecto.

También es interesante advertir que el concepto de proyecto en GTD no corresponde necesariamente con la idea que solemos tener de este término. Quizá pensemos en grandes proyectos, de larga duración e importancia, de esos que por su envergadura e impacto no podemos permitirnos más que unos pocos al año. En absoluto. Veremos que en GTD un proyecto puede ser desde el proceso de diseñar un plan estratégico hasta el encargo de comprar un nuevo mueble para casa. Ambos son proyectos, cierto es que con dimensiones e implicaciones distintas, pero proyectos al fin y al cabo, con su colección de acciones individuales asociadas. Y una vez realicemos todas y cada una de las acciones que conforman ambos proyectos, los podremos dar por zanjados. Habrá diferencias de tamaño entre proyectos, pero el método para abordarlos será el mismo.

Una vez comprendamos e interioricemos bien los conceptos de acción y proyecto, ya habremos dado un paso importante para empezar a implementar GTD en nuestra organización personal diaria.

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