Estás marcando mal tus prioridades: 7 señales para detectar tareas trampa

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Cuando una nueva tarea llega a nuestro flujo de trabajo, mente fría. Y si la tarea en cuestión viene con la etiqueta «urgente» o «prioridad», mente fría y alerta. En ocasiones las emociones nos pueden jugar una mala pasada, y decidir erróneamente sobre cuestiones que afectan a nuestra organización personal puede tener consecuencias indeseables. Cuando alguien dice que algo es importante o prioritario, antes de recibir el encargo con todos los honores, preguntémonos: ¿quién es ese alguien? ¿qué es ese algo?

No nos precipitemos dejando entrar en nuestro sistema de organización una nueva tarea sin hacer una valoración personal de tal urgencia. ¿Para quién es prioritaria? Es decir, ¿quién se beneficia de que la tarea pase a un primer plano? ¿Se beneficia sólo quien lo pide? ¿un grupo de personas? ¿la organización? Y, ¿con qué criterio? Desde luego, si la orden llega «de arriba», no hay más que hablar. O poco que hablar. Si es algo que va en contra de los intereses generales quizá podamos compartir al menos alguna reflexión. Pero en general, convendrá analizar bien lo que con tanta prisa e insistencia nos están pidiendo.

Hay muchos factores que debemos analizar antes de etiquetar alegremente una tarea como prioritaria y tratarla con una urgencia que no merece. De hecho, el trabajo más sencillo es el de asignar una prioridad crítica a una tarea que uno va a delegar en otro. Sin embargo, no deja de ser curioso comprobar como muchas veces el nivel de urgencia desciende cuando quien asigna la tarea también está implicado en su realización.

¿Cómo detectar estas pequeñas trampas con apariencia de tareas urgentes o prioritarias? En ocasiones se cuelan unas cuantas, pero con un mínimo nivel de atención podemos evitar que entren otras muchas.

1. Que alguien te repita las cosas cien veces no quiere decir que sea prioritario. A la enésima vez, la tarea sigue siendo la misma.
2. Que alguien levante la voz para decir que algo es urgente, no quiere decir que sea prioritario. La forma será más enérgica, pero el contenido sigue siendo el mismo.
3. Que alguien se tome las molestias y el tiempo de pedir algo formalmente, no quiere decir que sea prioritario. Simplemente ha utilizado el canal correcto. Gracias por ello entonces, pero la respuestas es «no».
4. Que alguien te aborde en cualquier momento y lugar para pedir algo, y no esperar el momento adecuado, no quiere decir que tenga prioridad. Simplemente ha conseguido adelantar la petición en el tiempo, pero no su realización.
5. Que alguien te diga explícitamente que algo es prioritario o urgente, utilizando esas mismas palabras (y haciendo especial énfasis en ellas), no implica que pase automáticamente a un nivel alto de prioridad. De hecho, en este caso particular, con toda probabilidad la tarea no será ni urgente ni importante.
6. Que alguien te pida algo por favor, con educación y una sonrisa, no convierte la tarea en prioritaria. Simplemente basta con responder «no» con la misma educación y, opcionalmente, la misma sonrisa.
7. Que varias personas opinen que algo es prioritario, en absoluto significa que lo sea. También en el contexto de trabajo nos topamos con falacias «ad populum» (para la mayoría es prioritario, por lo tanto es prioritario). No hay que dejarse vencer por la presión de grupo.

Dejemos que las cosas entren en «nuestro sistema» sometiéndose a las mismas reglas de organización personal que tanto nos han costado aprender y aplicar. Debemos analizar con objetividad si algo es prioritario, es urgente o es importante. Y sobre todo, dejemos las emociones a un lado cuando las tareas lleguen marcadas con la palabra «prioridad». Recuerda que a veces las cosas vienen mal etiquetadas. Aprende a decir «no».

Fotografía «Prioridad» | mohamed_hassan en Pixabay
Fotografía «Ratonera» | Skitterphoto en Pixabay