Mis apps de productividad (#3)

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En esta tercera entrega de la serie de posts sobre «mis herramientas de productividad», presento otras cuatro apps que utilizo habitualmente y que me permiten ser más productivo y organizado en mi trabajo diario. Un par de ellas, Hazel e IFTTT, ofrecen principalmente funciones de automatización. La app Focus me ayuda a mantener la concentración en determinados momentos; y MyStuff2 me permite mantener una base de datos organizada sobre algunas «colecciones de cosas». 

13. Hazel

Hazel es un mayordomo que vive en mi ordenador. Es un servicio de limpieza y organización disponible las 24 horas de día (salvo que apague el ordenador, claro está). Dediqué uno de los primeros posts en este blog a esta eficaz herramienta de organización automática de archivos. En «Ordena tus archivos de forma automática» explico el potencial de esta aplicación para mantener a raya el desorden en tu dispositivo y evitar el temido síndrome de Diógenes digital. El artículo es de 2014 y la app ha evolucionado durante este tiempo, pero la explicación sobre las funciones elementales puede servir para hacernos una idea de su utilidad.

Básicamente, con Hazel podemos definir reglas condicionales para tomar decisiones sobre determinados archivos y carpetas de nuestro sistema, de modo que, por ejemplo, podamos mover a otra ubicación determinados archivos que lleven más tiempo de la cuenta en nuestro escritorio, consiguiendo así mantener despejada la zona de trabajo.

Hazel | www.noodlesoft.com

14. Focus

Utilizo Focus para trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos. Cuando no dispongo de mucha energía, cuando cuesta arrancar con una tarea, cuando hay demasiadas distracciones, recurro a la técnica Pomodoro, y Focus es la app que utilizo en mi ordenador para «bloquear» algunos  momentos de trabajo, siempre de 25 minutos.

Son muchas las ventajas de aplicar la técnica Pomodoro: nos obliga a hacer descansos, nos «invita» a iniciar esa tarea que tanto se nos resiste, facilita la división de tareas en bloques, fomenta la concentración, etc. Escribí sobre los beneficios de esta popular técnica en el artículo «Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro».

Focus | itunes.apple.com

15. IFTTT

«Si esto, entonces aquello». Esta es la idea de base del servicio IFTTT (IF This, Then That), que nos permite realizar automáticamente acciones dependiendo de determinadas condiciones que previamente también hemos definido. Considero que IFTTT es una gran herramienta de productividad precisamente por todo el tiempo que me permite ahorrar. En ocasiones solamente supone un ahorro de tiempo de apenas unos segundos. Pero ya sabemos que al final de la semana los segundos suman minutos, y los minutos horas.

El objetivo de IFTTT es automatizar procesos y realmente las posibilidades son infinitas. Por ejemplo, en este blog expliqué como integrar las apps de Twitter y Things con IFTTT, para enviar automáticamente a nuestra bandeja de entrada tuits marcados con un determinado hashtag (#ib). Esta idea se puede desarrollar con otros tantos pares de apps o servicios en Internet, en lo que IFTTT llama recetas. Si quieres ganar unos minutos extra cada día, esta es tu herramienta.

IFTTT | ifttt.com

16. MyStuff2 Pro

MyStuff2 es simplemente una app para inventario, por lo que cae mejor en la categoría de herramienta de organización personal que en la de productividad. En cualquier caso, mantener un inventario organizado nos proporciona una sensación de orden y control sobre las cosas que, de algún modo u otro, seguro que revierte en una mayor productividad.

Con esta aplicación podemos registrar cualquier tipo de objeto: electrónica, arte, libros, películas, música, etc. Podemos definir también ubicaciones y asociar los objetos al lugar en el que se guardan físicamente. Realmente, MyStuff2 es la app ideal para aquellos que necesitan mantener en orden las diferentes listas de pertenencias. Además, al tener la opción de establecer el precio de cada ítem de la colección, también puede ser una herramienta muy práctica para conocer el valor total de los objetos que poseemos, especialmente en caso de accidente o robo.

Personalmente, utilizo MyStuff2 sobre todo para administrar nuestra colección personal de libros. Cuando llega un nuevo libro a casa, basta con abrir la app en mi smartphone para añadir un nuevo registro simplemente escaneando el código de barras del ejemplar. MyStuff apenas necesita un par de segundos para reconocer el libro y extraer de una base de datos en Internet toda la información para confeccionar una completa ficha de la obra. Escanear y… ¡a la librería!

MyStuff2 Pro | www.maddysoft.com/iphone/mystuff

Fotografía «Escritorio productivo» | UzbekIL en Pixabay