La recopilación en GTD: una técnica efectiva de gestión de memoria (GTD #9)

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El proceso de recopilar es uno de los eslabones del método GTD. Es tan importante como el resto de engranajes de la maquinaria Getting Things Done: procesar, organizar, evaluar y hacer. La recopilación es el primero de los pasos que se aborda en el aprendizaje del metódo, precisamente porque es el punto de entrada de nuevos elementos a nuestro flujo de trabajo. Recopilar correctamente es todo un arte, aunque pueda parecer algo simple y obvio.

Nunca sabemos todo lo que queda por hacer

Una pregunta muy sencilla: ¿sabes todo lo que tienes que hacer? Y con «todo» me refiero absolutamente a «todo» aquello que, de algún modo u otro, tienes pendiente de hacer, está incompleto o provoca que pronuncies frases que empiezan por «que no se me olvide hacer…» o «tengo que…». No, seguramente no sabes con certeza todo lo que tienes que hacer.

Podríamos decidir hacer un completo repaso mental para enumerar uno a uno los asuntos pendientes. Sería bastante probable que olvidáramos citar algunos. Imaginemos que no. Incluso en el caso de lograr tal hazaña, tampoco tendríamos la certeza de conocer todas y cada una de las cosas que quedan por hacer, sobre todo porque, durante el tiempo de revisión mental, estarían llegando nuevas tareas «disfrazadas» de correos electrónicos, de mensajes instantáneos, de cartas en el buzón, de documentos en un casillero de la oficina, de mensajes de voz, etc. Todas desconocidas para nosotros hasta descubrirlas en sus respectivas «bandejas». Al menos en estos casos sabríamos dónde encontrarlas. En problema surge con aquellos «incompletos» o «cosas por hacer» que siguen en nuestra cabeza. Necesitamos tomar nota de ellos y en GTD nos referimos a este proceso como «recopilación».

Es necesario recopilar

Podríamos dedicar una larga sesión exclusivamente a recopilar. Como comentaba, el proceso consistiría en reflexionar sobre todo aquello que tenemos pendiente hacer porque tenemos una responsabilidad sobre ello, sea cual sea la parcela que ocupen en nuestra vida, tanto personal como profesional. Al fin y al cabo, cualquier pensamiento sobre algo que consideramos «incompleto» y que suponga una acción por nuestra parte para que deje de serlo, será objeto de recopilación.

No solo recopilamos tareas pendientes de forma abstracta. También habrá objetos físicos que serán «incompletos» porque hay que tomar alguna decisión sobre ellos. Por tanto, podemos recopilar un recado (algo abstracto) que acabamos de recordar, pero también podemos recopilar un informe (un documento físico) que han dejado sobre nuestra mesa. En ambos casos se trata de asuntos pendientes que habrá que tratar en algún momento. Y de momento, solo los añadiremos a alguna de nuestras «bandejas de recopilación».

El objetivo no es otro que sacar de nuestra cabeza todas las «cosas que hacer», sobre todo para liberarla de temas pendientes y poder usarla para el trabajo que nos ocupa en un momento determinado. Y todos esos asuntos «incompletos» de los que no nos vamos a encargar de momento, deberían quedar registrados en algún lugar seguro. Y ya sabemos nuestra mente no es precisamente el espacio más fiable. Y además, ¿por qué llenar innecesariamente nuestra cabeza de tareas pendientes cuando podríamos mantenerla liberada de distracciones?

Libera tu memoria principal

David Allen compara nuestra mente con la memoria RAM del ordenador, que es la memoria principal del sistema, denominada también «memoria de trabajo». No se trata por tanto de la memoria del disco duro de almacenamiento, que técnicamente es la secundaria. Y por deformación profesional no puedo evitar seguir con la analogía.

Cuando utilizamos por ejemplo un procesador de textos para escribir un documento, el programa está realmente almacenado en el disco duro del ordenador (supongamos que de una capacidad de unos 2000 GB). Allí podemos instalar (guardar permanentemente) varios programas. Sin embargo, cuando abrimos una aplicación, una «copia» de la misma viaja del disco duro a la memoria RAM del sistema (pongamos que de tamaño 8 GB), para que podamos trabajar más eficazmente con ella. Es así como funciona parte de la arquitectura de un ordenador. La memoria principal (la RAM) es más veloz que la memoria secundaria (el disco duro). La RAM es más eficaz, entre otras cosas, también porque el espacio en el que hay que buscar y trabajar es mucho menor.

La cuestión es: ¿abrirías también el programa de hoja de cálculo y el del presentaciones multimedia si no los fueras a utilizar? ¿Llenarías la memoria principal (RAM) con aplicaciones que no vas a usar quitando espacio para el programa sí quieres utilizar? Lógicamente la respuesta es «no». Siempre convendría liberar la memoria de trabajo (la RAM) para conseguir un mejor rendimiento en nuestro ordenador. Bien, pues la RAM es tu cabeza y el disco duro es el lugar donde guardarías lo que no vas a hacer o utilizar de momento.

Por tanto, el objetivo es recopilar lo que está «por hacer» para liberar la mente «para que pueda hacer». Y, ¿dónde y cómo recopilar? Ese será un asunto a tratar en un próximo artículo. Recopilado queda.

Fotografía «Oficina» | hamonazaryan1 en Pixabay
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