Capturar de forma efectiva: qué, cómo y cuándo

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Capturar es un concepto importante en el ámbito de la organización personal. Es un proceso fundamental de la cadena en algunos métodos de productividad muy extendidos como GTD. De hecho es el primer eslabón. Por dar un primera definición, podríamos decir que capturar es anotar aquello que nos ronda por la cabeza (y que muchas veces nos distrae) y que sabemos que potencialmente puede convertirse en un elemento de nuestra lista de tareas. Y es importante insistir en que capturar no es añadir una nueva tarea en nuestra lista de cosas que hacer.

Todo el mundo captura, aunque no le hayan explicado que tal cosa existe como un proceso bien definido. Aunque capturar es algo que también hacemos inconscientemente, y cada uno a su manera probablemente, es fundamental darle un sentido, entenderlo como parte de un proceso global y, en definitiva, hacerlo bien. Todos capturamos o recopilamos información a lo largo del día, pero siempre es una buena idea conocer unas buenas prácticas para hacerlo mejor si cabe.

¿Qué es capturar bien?

Cuando capturamos no deberíamos detenernos demasiado en los detalles. El cuándo, el cómo o el por qué, no son una prioridad en esta fase de captura. Simplemente nos centramos en el qué; solo en esas cosas que sabemos que están en nuestra cabeza y que seguramente tenemos que hacer. Es una de las ideas clave en GTD: vaciar la mente tareas pendientes e incompletos.

El objetivo principal en este paso es recopilar o reunir información. Por tanto, no deberíamos invertir demasiado tiempo en registrar la idea que nos viene a la cabeza; de hecho, ni siquiera hace falta encontrar un verbo adecuado que describa exactamente cómo debemos completar esa tarea pendiente (si es que finalmente lo es). Simplemente bastaría con anotar algunas palabras clave que nos den algunas pistas sobre lo que acabamos de escribir, eso sí, con un grado de detalle suficiente como para no pasar horas más adelante intentando descifrar lo qué quisimos decir cuando lo registramos; (como sucede cuando anotamos algo con mala letra sobre papel y luego no hay manera de desentrañar…).

En resumen: capturar bien es hacerlo simple y no invertir demasiado tiempo en ello.

¿Cómo capturar?

Cualquier tecnología sirve para capturar. Una libreta sirve para capturar. Un trozo de papel también. Sin embargo, la aplicación que usamos para gestionar nuestras listas de tareas, seguramente lleva de serie una bandeja de entrada, una lista especial que suele estar precisamente diseñada para este propósito: para capturar o recopilar información.

Yo utilizo Things para gestionar mis tareas, y como muchas aplicaciones similares, cuenta con su propia bandeja de entrada, en la que puedo recopilar «cosas» fácilmente. De hecho, he configurado el programa (en su versión de escritorio) para que simplemente presionando las teclas Cmd+T puedo capturar rápidamente cualquier cosa que quizá se convierta en una tarea. No importa si estoy utilizando otro programa; en cuanto la idea decide venir, presiono esas teclas, capturo y sigo con la actividad que estaba realizando.

Siempre he imaginado esta bandeja de entrada como una antesala, como una sala de espera para los elementos que todavía no tienen forma de tareas. En este inbox de nuestra aplicación de tareas simplemente deberíamos almacenar cosas, se parezcan estas a tareas o no. Es posible que algo que registremos en ella tenga ya casi el aspecto de una tarea porque un verbo encabeza el texto: «Escribir correo electrónico a…», «Actualizar página web…», etc. Sin embargo, nada impide que podamos capturar cosas (insisto en lo de cosas) como: «Informe semanal» o «Tóner de tinta». En un proceso posterior (y GTD cuenta con uno muy bien definido), ya tendremos tiempo de procesar esa bandeja de entrada en la que hemos almacenado todas nuestras capturas, para darle forma a cada una de ellas.

En resumen: capturamos cosas, no tareas, y podemos utilizar cualquier herramienta para ello, digital o de baja tecnología.

¿Cuándo capturar?

Se me ocurren distintas formas en las que podemos capturar a lo largo del día. Es cierto que, por la sencillez del proceso, cualquier momento parece ser bueno para recopilar. Sin embargo, un poco de organización y algunas rutinas pueden hacer que nuestra captura del día sea mucho más provechosa.

1. Capturar de forma espontánea. Obviamente, podemos capturar simplemente cuando nos acordamos de algo. De hecho, debemos hacerlo antes de que nuestro cerebro nos juegue una mala pasada y decida borrarlo. Sin embargo, interrumpir constantemente nuestro trabajo a medida que nos vamos acordando de tareas pendientes, tampoco parece ser el mejor de los métodos para reunir información. Podemos minimizar el goteo constante de «cosas» que llegan a nuestra cabeza si incorporamos a nuestra organización dos buenos hábitos que describo en los siguientes puntos.
2. Capturar de forma programada. Una idea muy práctica es capturar en distintos momentos del día, al finalizar determinados procesos, por ejemplo al acabar ciertas tareas o bloques de tareas. Cada persona conoce mejor que nadie su mejor momento para reunir información sobre las «cosas» que tiene que hacer; pero anotarlas tras haber trabajado durante un buen rato, siempre será más efectivo, porque seguro que mientras realizábamos ciertas tareas, otras nuevas han surgido. Además, en la medida de lo posible, conviene establecer un horario más o menos fijo para capturar. Si en nuestro trabajo en general logramos ser bastante organizados, resultará sencillo incluir estos momentos de captura como parte de nuestra rutina.
3. Capturar como tarea principal. Especialmente cuando nuestra organización personal empieza a estar un poco fuera de control, conviene detenerse y volver a empezar. Y el principio de todo es capturar o recopilar. En ocasiones, dedicar tiempo a registrar todas las «cosas» pendientes puede ser muy útil para volver a encauzar bien nuestras tareas diarias. Para ello necesitamos tiempo y paciencia, porque no se trata de parar unos segundos entre tareas y anotar eso que no queremos olvidar. Hablo de sentarse a capturar. Y hacerlo de forma generosa, durante un buen rato, una mañana entera si hace falta, como tarea principal y única preocupación del día. Probablemente no es algo que podamos hacer a diario, pero al menos una vez por semana conviene dedicar el tiempo necesario para capturar de forma consciente, sacar todas las «cosas» pendientes de nuestra cabeza y anotarlas.

En resumen: ya sea de forma espontánea, programada o de forma consciente como tarea principal, captura.

Si quieres leer más sobre bandejas de entrada y el «arte» de capturar, puedes visitar algunos de los artículos que escribí sobre el tema en este blog:

• La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)
• Anota como puedas: captura al instante y procesa después
• Inbox 0: vacía tus bandejas
• Oye Siri, haz todas mis tareas

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