25 es el número de la productividad

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Desde que leo y escribo sobre organización personal, tengo la impresión de que el número 25 aparece con bastante frecuencia. Se presenta como un número muy conveniente en muchos ámbitos de la productividad. El número 25 no es solo un cuadrado perfecto, sino también la excusa perfecta para escribir sobre tareas y hábitos.

Bloques de 25 minutos

Una opinión bastante generalizada es que veinticinco minutos es la duración óptima para trabajar concentrado en una tarea determinada. De hecho, según la técnica Pomodoro de la que ya hemos hablado en este blog, una forma muy productiva de dividir el tiempo de trabajo es hacerlo en sesiones de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre sesiones (pomodoros) y una pausa más larga de 20 minutos después de cuatro bloques de trabajo.

Te invito a leer el artículo Administra bien tu tiempo: 8 beneficios de la técnica Pomodoro. Un bloque de 25 minutos puede ser suficiente para mantener vivo cada día un proyecto con el que no acabamos de arrancar. Y 25 minutos también es un tiempo muy aconsejable para hacer una revisión diaria efectiva.

Tareas de 25 minutos

Si una tarea de nuestra lista dura más de 25 minutos, probablemente necesitemos reformularla. Es posible que la descripción de la tarea sea muy general (algo así como “escribir el artículo X”) y haya que concretarla, o quizá haya que considerarla como un proyecto y, por tanto, convendrá dividirla en varias tareas más pequeñas.

Conviene aclarar que no se trata del concepto de proyecto que quizá tengas en mente, salvo que apliques un método de organización como GTD, sino que me refiero precisamente a la idea de proyecto que plantea este eficaz método de organización personal. Efectivamente, «escribir el artículo X» es un proyecto que debería constar de una secuencia de tareas muy concretas y realizables en un tiempo determinado, a ser posible, de una duración menor que 25 minutos.

Un máximo de 25 tareas por día

Una de las ventajas de asignar un máximo de 25 minutos a cada tarea es que, de un solo vistazo a nuestra lista de tareas para hoy, podemos estimar el tiempo máximo que supondrá realizarlas todas. De nuevo, 25 sería el número de tareas máximo que deberíamos tener a la vista en nuestra lista en un día.. En el peor de los casos tendríamos 25 tareas de 25 minutos cada una, es decir, un total de 625 minutos: 10 horas y media. Y nadie quiere este escenario de trabajo.

No obstante, hay que tener en cuenta que en nuestra lista de tareas tendremos tareas que podremos finalizar en 2, 10 o 25 minutos (estos son los tiempos que suelo asignar); diferentes duraciones que equilibran la carga de trabajo y cuya suma suele dar como resultado el tiempo que dedicamos habitualmente en nuestra jornada.

25 días para desarrollar un hábito

Una idea bastante extendida es aquella que asegura que podemos adquirir un hábito en tan solo 21 días. Quizá solo sea un mito, pero parece un tiempo bastante razonable para desarrollar o reforzar una acción. El hecho de repetir diariamente una determinada tarea durante casi un mes, necesariamente debe de tener algún efecto en nuestro cerebro. Si 21 días no es suficiente, dejémoslo entonces en 25, que es el número que nos gusta.

Y ya que hablamos de hábitos, podemos añadir que 25 páginas al día puede ser un buen número para avanzar en nuestras lecturas pendientes; o que 25 minutos es un tiempo bastante razonable para cuidar nuestra salud con un poco de ejercicio físico. Reservar 25 minutos al día para escribir (en nuestro diario, anotaciones, reflexiones, etc.) también es una práctica muy aconsejable. Normalmente, comprometerse más tiempo al día en este tipo de rutinas puede ser sinónimo de fracaso, porque seguramente acabaremos abandonándolas. Mejor dejarlo en 25 minutos.

Fotografía | 25 de Alessandro Prada