Checklist para cerrar bien el curso: 30 sugerencias de organización para profesores

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El fin de curso llega para alumnos y profesores, y no hay mejor momento que este para hacer balance y, sobre todo, para proponer un buen cierre del curso (que buena falta hace dejarlo bien cerrado). Esta vez no recurriré a aquella frase tan manida de que sin darnos cuenta llegó el verano, porque menudo año hemos tenido. Cada mes ha pesado lo suyo, y cada profesor lo habrá llevado seguramente de una forma distinta. Qué os voy a contar.

Todos los que estamos (porque seguimos) en este mismo barco hemos vivido intensamente esta singular travesía que empezó con un confinamiento allá por marzo de 2020, al que siguió un verano que no lo fue, para empezar un curso completamente fuera de toda normalidad. Clases presenciales: mascarillas, distancia social y una retahíla de normativas COVID. Pero también clases virtuales, con sus variantes híbridas para atender a todos nuestros alumnos de la mejor forma posible. Comunicación síncrona, asíncrona, mezcla de cada una y creatividad a partes iguales.

Y hemos llegado; lo hemos logrado. Personalmente, creo que si algo nuevo hemos aprendido es sobre adaptación al cambio y sobre nuevas formas de organización. Al menos hemos concluido esta etapa, que merece un buen cierre para descansar, tomar aire y empezar de nuevo en septiembre.

A final de curso suelo seguir el mismo ritual de cierre. Cada uno tiene sus manías y yo tengo unas cuantas en cuestión de organización. En esta ocasión he pensado que podría ser buena idea compartir algunas sugerencias en forma de checklist (o lista de chequeo para los más puristas de la lengua) para hacer un buen cierre del curso. Una vez finalizadas todas las tareas académicas y administrativas (obviamente asumiremos que esta parte la hemos completado), hay una serie de acciones relacionadas con la organización personal que merece la pena revisar para poder cerrar el curso, pero de verdad. He organizado los puntos en 10 bloques y comparto 3 consejos o sugerencias de cada ámbito. Espero que sean de utilidad, incluso para los que no os dedicáis a la docencia.

Hay 10 áreas en las que podemos poner especial atención y en las que seguramente hay asuntos que cerrar:

Mis conversaciones: comunicación

1. He revisado mi bandeja de entrada de correo electrónico y está vacía. ¡Inbox cero! No hay asuntos pendientes de revisar y lo importante está convenientemente anotado.
2. He atendido la comunicación interna de mi centro. He respondido y archivado los últimos mensajes. Además del correo electrónico, en los centros educativos contamos con un sistema propio para comunicarnos con compañeros de trabajo y/o familias de alumnos.
3. He leído todos los mensajes en chats privados y de grupo; y he respondido a aquellos que lo requerían. Todas las conversaciones pendientes con alumnos y otros profesores ya las he atendido y archivado. En ocasiones, además del correo electrónico educativo/corporativo y la mensajería interna, también atendemos la comunicación en una plataforma educativa o entornos virtuales de aprendizaje. Idealmente, en en futuro no muy lejano, todo esto debería ser posible en una única plataforma. Tiempo al tiempo.

Mi lista de tareas

1. He revisado mi lista de tareas, sobre todo para eliminar todo lo que no haré. Si eran solo sugerencia o ideas, ¿qué hacían allí? Por cierto, si pensabas saltar este punto porque no tienes siquiera una lista de tareas, ni en papel ni con la aplicación de turno, ¿dónde has apuntado todo este tiempo lo que tienes que hacer? Crea una lista de cosas que hacer, por favor.
2. He revisado mi lista de tareas pendientes para este curso y he marcado como terminadas todas las que he podido (o me han dejado) terminar. Es decir, revisión a fondo de mi sistema de organización. Échale un vistazo a los artículos de este blog sobre GTD.
3. He actualizado la lista concreta de tareas (acciones) que revisaré al empezar el siguiente curso en septiembre. Hay que ser optimista.

Mi agenda

1. He revisado en mi agenda los últimos días de curso y he planificado bien las últimas reuniones, encuentros y otros eventos. Suena gracioso, pero es posible.
2. He anotado todos los eventos del curso 2021/2022 de los que ya tengo información. Improbable, pero posible.
3. Ya he seleccionado el tipo de agenda que utilizaré el curso que viene, si será en papel o en formato digital con alguna de las aplicaciones de turno. Eso se nos da bastante bien, y siempre hace ilusión ir a la papelería de nuestro barrio a comprar la agenda del curso siguiente. O selecciona la app que «resolverá» todos tus problemas de organización. Sabes que no.

Mis cursos virtuales y otros recursos didácticos

1. He revisado todos los cursos virtuales de todas mis asignaturas y he actualizado toda la información necesaria para cerrar el curso. ¿Una quimera? No, es posible. He publicado un último mensaje deseando feliz verano a mis alumnos (al menos eso, por favor).
2. He hecho una copia de seguridad de mis cursos virtuales. O al menos tengo guardados en mi ordenador los recursos didácticos que he publicado en mis cursos virtuales durante este año. Un poco de seguridad y orden, por favor, que luego no encontramos nada.
3. He hecho una lista de los cursos virtuales, recursos y otras herramientas digitales que necesitaré durante el curso 2021/2022. En la medida de lo posible, ya he empezado a preparar mis entornos virtuales de aprendizaje para el curso que viene. Un poco de previsión nunca está de más.

Mis notas

1. He organizado todas mis anotaciones de este curso. He revisado mi libreta (de papel o digital) y no queda ninguna nota por aclarar. Este proceso requiere cierto tiempo y esfuerzo, pero merece la pena, creedme.
2. Después de revisar mis anotaciones, he reunido en un apartado especial todas las ideas para el curso que viene y que revisaré antes de empezar el curso 2021/2022. De ilusión también se vive.
3. Ya he elegido cómo organizaré todas mis notas el curso que viene. Ya he decidido si utilizaré una libreta en papel o si lo haré en formato digital (y con qué programa: Evernote, Drafts, Notas, Notion, etc.). Elige el sistema que mejor funcione para ti, pero elige un sistema. El caos no puede ser una opción.

Mis cosas

1. He revisado todos los espacios físicos en los que guardo objetos relacionados con mi trabajo (libros, libretas, archivadores, documentos, material de actividades varias, etc.) y me he desecho de todo aquello que no necesito. Tira, dona o recicla; elige una de las tres.
2. He organizado bien los espacios físicos donde guardo cosas. Además, he reducido el número de sitios donde almaceno objetos. Armarios y cajas diversas necesitan tu atención.
3. He dejado preparada una bandeja de entrada para organizar mejor mi trabajo. Y si me voy de vacaciones y está vacía, puntúa doble.

Mis datos digitales (y la seguridad)

1. He revisado todos los archivos y carpetas del curso (hablamos de los digitales). Todos ellos están en orden y la organización de carpetas me permite encontrar los datos con facilidad. Quedan prohibidas las carpetas del tipo «Para ordenar», «Para revisar» o con nombre similares.
2. He hecho una copia de seguridad de mis archivos y carpetas digitales. Mis datos están sincronizados en la nube (con OneDrive, iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, etc.). No queremos sustos tras las vacaciones, ¿verdad?
3. He cambiado las contraseñas de acceso a los distintos servicios digitales que utilizo: correos electrónicos, cuentas educativas de acceso a ciertos datos o dispositivos, etc. Por cierto, es algo que deberíamos hacer cada trimestre, de vez en cuando. Hagámoslo al menos al final de curso, por seguridad (lo he apuntar la contraseña en un papelito, mal también).

Mi ordenador (y otros dispositivos)

1. He revisado el estado general de mi ordenador. He comprobado la conectividad (WiFi, Bluetooth, etc.) y el rendimiento del dispositivo. Además, lo he limpiado a fondo (físicamente). Saber que todo funcionará cuando volvamos, no tiene precio.
2. He revisado los programas instalados de mi ordenador: he eliminado los programas que ya no necesito, he actualizado los que sigo utilizando y he instalado los programas que tengo previsto empezar a utilizar el curso que viene. Mantener versiones antiguas no es seguro, y tener las últimas versiones permite disponer de nuevas funciones.
3. He cambiado la contraseña de acceso a mi ordenador. Además, he realizado un análisis en profundidad con el antivirus. ¿Que no tienes antivirus? Pues instala uno. Ya.

Mis fuentes de información y aprendizaje

1. He revisado todas las fuentes de información que habitualmente consulto (blogs, páginas web, plataformas, comunidades, canales de vídeo, podcasts, etc.). He eliminado aquellas fuentes que ya no utilizo, he reorganizado las que voy a seguir consultando y he añadido algunas nuevas. Puedes suscribirte a este blog, por ejemplo.
2. He hecho una revisión de mis cuentas en redes sociales, sobre todo aquellas cuentas que utilizo para temas educativos. He actualizado la información de mi perfil y he realizado alguna publicación. Hay que mantener viva la comunidad.
3. He hecho una búsqueda de recomendaciones de libros o artículos sobre educación (o sobre organización personal). He elaborado una lista interesante y he seleccionado una lectura para el verano.

Mi desconexión

1. He revisado todos los contenidos de mi teléfono móvil relacionados con mi trabajo como profesor, sobre todo imágenes, capturas de pantalla, fotografías y vídeos; he eliminado todo lo que no necesito y he copiado y organizado en mi ordenador (o en la nube) todo lo que pueda necesitar.
2. He revisado las apps de mi teléfono móvil y he eliminado aquellas que me conectan a mi trabajo (o he cerrado sesión en las cuentas educativas correspondientes). Puedo usar mi teléfono sin sorpresas que puedan llegar del trabajo.
3. He configurado un mensaje automático de respuesta en mis apps educativas de mensajería o correo electrónico (en muchas plataformas existe esta función). Además, he dejado claro a todo el mundo que estoy disfrutando de unas merecidas vacaciones y que hay cosas que pueden esperar a septiembre.

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