Lo que es y lo que no es ser productivo: 13 mitos y 13 verdades

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«Hoy he tenido un día productivo». Cuando enunciamos esta frase, seguramente estamos expresando satisfacción por el trabajo realizado. Sin embargo, quizá queremos decir simplemente que hemos hecho muchas cosas. Es decir, disponíamos del mismo tiempo que ayer, pero hemos logrado hacer «más cosas». En teoría, con los mismos recursos (tiempo y herramientas), hemos obtenidos más resultados, o eso parece. Pero, ¿mejores resultados?

La productividad tiene que ver con la eficiencia, esto es, la relación entre lo producido y los medios empleados. Ser productivo está bien, pero también hay otras medidas de rendimiento e indicadores de efectividad que hay que tener en cuenta. En ocasiones, cuando hacemos referencia al concepto de productividad en frases como «Hoy he sido muy productivo», es posible que no estemos siendo del todo precisos o quizá queramos decir algo diferente.

Ser productivo no es quedar el primero en una prueba de velocidad. Ser productivo es hacer (ni siquiera ganar) una buena carrera de fondo.

Las ideas de productividad, eficiencia, eficacia y efectividad muchas veces se entremezclan, cuando en realidad cada término hace referencia a un concepto distinto. Recomiendo el artículo de José Miguel Bolivar que explica con claridad las diferencias.

Muchas veces pensamos que somos productivos cuando realizados cierto tipo de acciones o por el modo en que las llevamos a cabo. Curiosamente, hay estilos de trabajo que se consideran productivos cuando realmente deberían ser formas de trabajar muy poco aconsejables. Lo que creemos que es un hábito de trabajo productivo puede resultar incluso contraproducente. Resumo en una lista algunos mitos o falsas creencias sobre la productividad y sus correspondientes verdades.

Ser productivo no es…

1. Tener una agenda apretada con mil asuntos de trabajo y compromisos personales.
2. Trabajar en tres o cuatro tareas a la vez en modo multitarea (y alardear de ello, por supuesto).
3. Trabajar rápido, pasado de revoluciones, como si de una carrera se tratase.
4. Lograr terminar muchas tareas al final del día. Priorizar la cantidad.
5. Demostrar ser un corredor de velocidad y llegar siempre a tiempo a los plazos de todos los proyectos importantes.
6. Tener siempre llena la lista de tareas con «cosas que hacer».
7. Tener disponibilidad para atender las urgencias e imprevistos en el momento en el que se presentan.
8. Utilizar las últimas y más sofisticadas herramientas, físicas y digitales.
9. Completar tu horario laboral con compromisos y reuniones.
10. Estar permanentemente hiperconectado para estar presente en redes sociales y profesionales, en chats y correos electrónicos, etc.
11. Revisar la lista de tareas a todas horas.
12. Demostrar habilidad para hacer caber una tarea más al final del día.
13. Un día productivo no es aquel en el que haces más cosas en menos tiempo.

Ser productivo es…

Porque ser productivo (o efectivo, o eficaz, según el caso) es…

1. Disponer de horas libres durante la semana porque una buena organización deja tiempo para ello.
2. Hacer una cosa detrás de la otra, siguiendo el orden más adecuado.
3. Poder realizar las tareas con la calma que requieren.
4. Seleccionar las tareas correctas en cada momento. Centrarnos en la calidad.
5. Demostrar ser un corredor de fondo que administra bien el tiempo y la energía; y ser capaz de progresar en todos los proyectos de forma equilibrada, atendiendo en cada momento las tareas adecuadas de cada proyecto, sin dejar ninguno fuera.
6. Estimar correctamente el tiempo disponible, alineando la agenda con la lista de tareas.
7. Organizar bien el trabajo para poder mantener intacta la planificación del día cuando se presentan las urgencias
8. Utilizar y estudiar a fondo las herramientas que mejor se adaptan a las necesidades de cada tarea.
9. Hacer tu trabajo, simplemente. Y si es en menos horas, mejor.
10. Conectarse de forma planificada para atender de forma organizada el correo electrónico, chats y otras redes de trabajo y personales.
11. Hacer una revisión de tareas diaria y programada.
12. Dejarle aire al día y reservar algún momento para hacer balance y una buena revisión de tareas.
13. Un día productivo es aquel en el que hacemos las cosas mejor con el tiempo que requieren.

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