La organización efectiva: una cuestión de planificación y método

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Seguimos con la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado. Ya hemos abordado el noble arte de tirar, archivar y digitalizar para reducir la cantidad de elementos que poseemos o gestionamos cada día. Este proceso, además de tener un efecto liberador, permite lograr no solo la organización física que necesitamos, sino también el orden mental. Aquello de menos es más.

El siguiente paso es especialmente importante. Aunque muchos se resistan a ello (habitualmente porque requiere tiempo), todos necesitamos un plan y un sistema para organizarnos. Si nos preocupa la efectividad en nuestro trabajo, desde luego necesitamos poner en práctica algún método de organización.

Además, deberemos aprender a diferenciar lo urgente de lo importante, así como a anticiparnos a futuras tareas que puedan aparecer para evitar, con una buena planificación, una avalancha de trabajo en ciertos momentos del curso. Se me ocurren varios puntos básicos que merece la pena que consideres:

1. Elige un método de organización. Lo he escrito en varias ocasiones: trabajar sin un método no es una opción. Piensa que tu forma particular de organizarte no tiene por qué ser la mejor. Hay profesionales que han dedicado mucho tiempo a reflexionar sobre este asunto y han diseñado sistemas de organización óptimos que se pueden adaptar a tu forma de trabajar. Personalmente, recomiendo GTD (en este blog puedes leer sobre él) o un método similar que permita al menos organizar las tareas en proyectos y ámbitos de responsabilidad. Si sientes curiosidad por GTD, te recomiendo este artículo que escribí: 10 beneficios de GTD explicados para no iniciados en el método. Deja la improvisación para otras artes. El arte de la organización requiere planificación, previsión y orden. Uno solo puede improvisar cuando lo tiene (casi) todo bajo control.
2. Define qué es urgente y qué es importante. Para progresar en el trabajo es esencial diferenciar lo que es importante de lo que es urgente y, por supuesto, identificar aquello que no es ni urgente ni importante. Recomiendo el artículo «Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones. En él explico la importancia de priorizar para progresar y presento la matriz de Eisenhower para identificar los distintos tipos de tareas. Quizá no puedes definir todavía qué tareas son importante y cuáles no, qué es urgente y qué no lo es, pero sí puedes empezar a establecer qué tipo de tareas son prioritarias, y qué clase de cosas no caen en esta categoría. Es un buen comienzo para aprender a priorizar lo que está por venir durante este curso.
3. Sigue aprendiendo sobre organización personal. El inicio de curso es un buen momento para seleccionar algunas lecturas que te ayuden a organizarte mejor. El verano es para desconectar, pero septiembre es un buen mes para empezar a organizar. Sé crítico con tus propios métodos. El método GTD es el que yo utilizo y para adentrarte en este fascinante mundo de la organización personal con Getting Things Done debo recomendarte el libro de David Allen, que fue quien lo ideó. No obstante, también te recomiendo el libro Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD de José Miguel Bolivar. Reconozco que esta obra aclaró muchas de mis dudas sobre el método y cada día estoy más convencido de que el método se adapta perfectamente al estilo de trabajo de un docente. Encontrarás en este blog una página con todos los libros que recomiendo sobre organización personal, productividad, minimalismo, hábitos, etc. También puedes suscribirte a blogs sobre organización personal.
4. Trabaja a dos semanas vista. Si eres realista, es prácticamente imposible que tengas preparados absolutamente todos los recursos necesarios para un curso. Posiblemente logres preparar con antelación una planificación completa del curso (sería lo adecuado), pero siempre habrá trabajo nuevo que hacer cada semana. Por eso es recomendable tener listos los recursos necesarios para, al menos, las próximas dos semanas (materiales de clase, exámenes, informes, etc.). Porque, ¿quién no ha fotocopiado algo que necesitaba para la hora siguiente? La situación ideal de trabajo de calidad y sin estrés es aquella en la que hoy estás preparando o simplemente mejorando un recurso de clase que necesitas dentro de 2 semanas, o un mes. Los imprevistos siempre aparecerán a traición en cualquier momento; por eso es fundamental tener preparado cuanto antes todo aquello que con antelación ya sabemos que vamos a necesitar.

El éxito en nuestro trabajo depende de una buena planificación y de aplicar un método efectivo. Y ambas cosas se puede aprender.

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