Las tareas nacen, crecen, se reproducen y mueren: trabajar a «semana vista» para tomar el control

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Las tareas nacen, crecen, se reproducen y mueren. Lo experimentamos a diario. Cada mañana llegan nuevas obligaciones y con ellas nuestras bandejas de entrada se van llenando de «asuntos que atender». Es la esencia del trabajo y es inevitable. Otras tareas que dábamos por resueltas, se complican, crecen y crecen por un efecto bola de nieve, a veces imprevisible. Muchas de las tareas terminan generando nuevos problemas, y nuevas tareas deciden llegar al mundo. Afortunadamente, hay tareas que conseguimos finalizar y las tachamos de la lista. Mueren.

Un lunes cualquiera es posible que el número de tareas que logremos finalizar sea mucho menor que el número de nuevas tareas que han decidido aterrizar ese día. Pero seguramente, un miércoles, nos encontramos con una de esas jornadas productivas en las que sacamos adelante muchos asuntos, y de forma inesperada, ninguna nuevas tarea decide asomarse. Al final, lo importante es que el balance de tareas que entran (nuevas) y las que salen (realizadas) sea cero. No siempre será sencillo terminar el día con este equilibro, pero si en el plazo de una semana o un mes. Dependerá lógicamente del tipo de trabajo al que nos enfrentamos. Cada profesión es un mundo, pero también es verdad que en todas ellas hay tareas que realizar.

No siempre podremos prever la aparición de nuevos frentes de trabajo y menos planificar el tiempo disponible durante la jornada para atacarlos. Muchas tareas llegan silenciosas, de puntillas y sin previo aviso, y junto a los fastidiosos imprevistos (siempre algo más ruidosos), son la combinación ideal para desmontar un día entero de trabajo y truncar cualquier planificación que hubiéramos podido hacer.

Una fiesta de tareas

En cuestión de gestión de tareas, cualquier día de trabajo podríamos vernos en escenarios muy diversos: desde jornadas ideales de trabajo, despejados de obligaciones inminentes, a días llenos de imprevistos. Aunque hay muchas más combinaciones de posibles sucesos, se pueden identificar fácilmente cuatro posibles escenarios, de más a menos ideal.

Escenario 1. Los amigos en la fiesta son los de siempre
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. Previamente hemos llevado a cabo una excelente planificación de nuestro trabajo, así que, idealmente, todas las tareas que tenemos por delante no vencen ese mismo día. Tampoco son de hoy para mañana, sino que contamos al menos con una semana de margen. Todo un lujo. Además, no hay nuevas tareas a la vista, así que podemos procesar una a una las tareas previstas sin la presión de tener que terminarlas de hoy para hoy. Sería la jornada perfecta; los amigos invitados a la fiesta son los de siempre y no podemos sentirnos más cómodos.

Escenario 2. Un amigo no tan amigo en la lista de invitados
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. Nuestra planificación del trabajo tiene algunas lagunas, así que nos encontramos con tareas que vencen al día siguiente o incluso ese mismo día. En nuestra lista de invitados a la fiesta había algún compromiso, algún amigo no tan amigo, pero ya lo sabíamos de antemano y estamos preparados para ello. En este escenario, afortunadamente, tampoco se presentan nuevas tareas (y damos gracias por ello), pero la presión de terminar las cosas de hoy para hoy es inevitable.

Escenario 3. Llegan nuevos amigos a la fiesta
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. Nuestra planificación del trabajo sigue siendo pobre, así que nos encontramos con tareas que vencen al día siguiente o incluso ese mismo día. Como es habitual (y más realista), durante la jornada se presentan nuevas tareas que añadimos a nuestra lista. Intuíamos incluso que algunas estaban al caer, así que tampoco son gran sorpresa. Han llegado nuevos amigos a la fiesta que no habíamos previsto, pero no son visitas incómodas. Esta vez tenemos suerte y las nuevas tareas no son de hoy para hoy, ni de hoy para mañana (y también damos gracias por ello). Sin embargo, sí lo son muchas de las que ya teníamos en nuestra lista inicial. No queda otra que trabajar a contrarreloj.

Escenario 4. Los amigos no deseados se cuelan en la fiesta
Empezamos la mañana con una selección de tareas de nuestra lista de cosas que hacer. No hemos logrado mejorar nuestra planificación del trabajo, así que nos seguimos enfrentando a tareas que vencen ese mismo día. Durante la jornada aparecen nuevas tareas que añadimos a nuestra lista. Sin embargo, en este escenario se termina la racha de suerte y las nuevas tareas, según el jefe, son de hoy para hoy. Los imprevistos se mezclan con las obligaciones que ya teníamos, y ahora hay que improvisar una nueva planificación, también de hoy para hoy (o de ya para ya), para sacar adelante un gran número de tareas que debemos finalizar en las próximas horas. De pronto han llegado amigos no deseados a la fiesta y además, lo han hecho sin avisar.

No hay duda. El escenario ideal es el primero. En él encontramos un día despejado de nuevas tareas que nos permite concentrarnos en nuestra lista de cosas que hacer. Sin embargo, no es una situación realista. En cualquier trabajo es habitual que durante la jornada aparezcan nuevas acciones que realizar, sea cual sea el plazo de vencimiento. ¿Cómo enfrentarse a esta situación?

La clave: adelantarse a los acontecimientos

Las cuestiones clave respecto a los distintos escenarios que se pueden dar son: «¿qué es lo que puedes controlar?» Pero sobre todo, «¿qué es lo que no puedes controlar?» La respuesta es bien sencilla.

No puedes controlar lo que no puedes prever, porque es precisamente eso: un imprevisto. En cada jornada de trabajo hay que contar con el invitado sorpresa, esa tarea que puede aparecer sin previo aviso. Además, alguna vendrá con la etiqueta «urgente» y no habrá más opción que aparcar otras tareas para poder atajar el nuevo frente. Con suerte, otras nuevas tareas no serán prioritarias, y las podremos planificar de nuevo convenientemente en nuestro sistema de organización.

Lo que sí puedes controlar es el resto de tareas «fijas», lo que no son imprevistos, y que en general conformarán la mayor parte de nuestro trabajo diario (está claro que un entorno de trabajo en el que todo es improvisación, necesitará con urgencia una revisión en profundidad). Si aparece una nueva tarea que vence en dos o tres semanas, no hay excusas para no hacer una buena planificación. Solo se trata de coordinar la realización de la tarea con el resto de acciones de nuestra lista, con el objetivo de no dejar el trabajo para el último día. En este baile de tareas que entran y salen, la única dificultad es organizar y repartir bien las tareas en el tiempo para no acabar haciendo el trabajo de hoy para mañana.

No podemos pronosticar los imprevistos, pero al menos podemos poner todo el empeño en planificar al máximo aquello que sí podemos prever. Lo ideal sería trabajar al menos a una «semana vista». Imagina estar finalizando hoy una tarea que debes entregar en una semana, o en quince días o incluso un mes. La clave está en adelantarse a los acontecimientos y para ello está claro que habrá que «tomar algo de carrerilla», como quien retrocede algunos pasos para tomar impulso para luego dar un salto. En algún momento habrá que hacer un esfuerzo extra para ganarle tiempo a nuestra agenda y competir con ventaja. Adelantando trabajo en tareas etiquetadas como «fijas», conseguimos gestionar mejor el trabajo «variable» e imprevisible. Así, podremos dedicar el tiempo a los imprevistos, porque tendremos bajo control el resto de tareas «fijas», cuya fecha de vencimiento sabemos que no es inminente.

Un ejemplo clásico es la tarea de estudiar un examen (salvo que sea un examen sorpresa de un día para otro, y por tanto un imprevisto). En general, un estudiante conoce la fecha de un examen con cierto tiempo de antelación. Ya es responsabilidad del alumno apurar el tiempo y acabar estudiando los últimos días, o puede hacer una buena planificación del estudio antes de la fecha del examen. Si el alumno deja el estudio para días muy cercanos al examen, corre el riesgo de que aparezcan otros imprevistos (entrega de trabajos, deberes, incluso un resfriado…) que le impidan estudiar con la calma y concentración requeridas. ¿Una tranquila tarde de estudio para un examen en dos semanas o una frenética tarde intentando memorizar decenas de páginas para el día siguiente? La opción correcta está clara.

Siguiendo con el ejemplo académico, un profesor sabe qué clases impartirá a lo largo del curso. Está en su mano adelantar la preparación de sus asignaturas para no verse un miércoles por la tarde cualquiera preparando una clase para el jueves a las ocho de la mañana. El día a día de un docente ya está lleno (muy lleno; doy fe de ello) de imprevistos y nuevas tareas que no son las de impartir una clase. Es por ello que conviene adelantar el trabajo que sabemos que se deberá realizar sí o sí. Y la preparación de recursos para una clase es un buen ejemplo de tarea «fija».

En cualquier de las situaciones como estudiar un examen, preparar las clases, escribir los artículos de un blog, preparar un informe mensual o cualquier grupo de tareas o proyectos que pueda ser planificados, merece la pena elegir la estrategia inteligente de tomar algo de carrerilla y disponer siempre algo de trabajo avanzado y con cierta antelación. Para ello solo hace falta disciplina, constancia y una buena planificación.

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Fotografía | «Daily Shoot 10.22.10 [Time]» de Marie Coleman en Flickr