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Hace ya tiempo que empezamos a almacenar y organizar nuestra vida y trabajo en formato digital. Muchos métodos y herramientas de organización nos ayudan a administrar las tareas personales y de trabajo, optimizan la gestión de nuestra agenda y recomiendan trucos para ser más productivos. Quizá utilizamos una aplicación para las tareas, un programa para el calendario o un sistema de archivos; o seguramente los tres, todas en soporte digital.
En general, estas herramientas se centran en organizar elementos que son abstractos. Lo que allí guardamos son solo ideas, «cosas que hacer» que ni siquiera existen materialmente. Y somos nosotros los responsables (o culpables) de ponerlas allí. Nuestro día a día se rige por lo que allí registremos y mantener un orden digital es fundamental.
Sin embargo, no puede haber orden digital si no existe también un orden físico a nuestro alrededor. Es difícil sentirse totalmente satisfecho por una buena organización de las tareas si el lugar de trabajo no goza también de un orden. El escenario también importa.
Además de mantener una buena organización en las tareas que realizamos, hay también una serie de cuestiones de orden físico y ergonomía que deberíamos cuidar.
- En nuestro lugar de trabajo debería reinar una sensación general de orden. El sentido común es suficiente para saber cuándo hay desorden.
- El escritorio debería estar despejado. Solo debe haber sobre él aquello que realmente vamos a utilizar durante una sesión de trabajo.
- Ordenado, pero también limpio. Siempre es más sencillo conseguir una zona de trabajo limpia si la mantenemos así constantemente, que intentar hacerlo solo puntualmente. No es más limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia.
- Conviene evitar tener a nuestro alrededor cualquier elemento que provoque distracción. Ni televisores, ni decoraciones excesivamente llamativas, ni cualquier objeto que nos haga perder la concentración.
- Todo el material de referencia que necesitemos consultar a diario debe estar perfectamente organizado, localizado y relativamente a mano.
- Si no necesitamos nuestro teléfono móvil para trabajar, mejor guardarlo o al menos conviene no dejarlo a la vista. Cuando trabajamos en casa, podemos dejarlo en otra habitación.
- Debemos asegurarnos de que la temperatura es la adecuada en la sala que ocupamos y que es compatible con un trabajo productivo.
- Hay que comprobar que la silla cumple con las recomendaciones ergonómicas básicas y con las necesidades particulares de cada uno.
- La pantalla del ordenador también debe ser la adecuada, y debemos colocarla a una altura acorde a la de la mesa y de la silla. De nuevo, la ergonomía.
- La elección de teclado y ratón no es menos importante. Es un punto que suele descuidarse y suelen utilizarse los que incorpora de serie el ordenador o simplemente compramos los primeros que vemos. Una vez más, la ergonomía.
- En el despacho o sala que ocupamos, todo lo que no es de uso diario debería estar guardado o archivado en su lugar, y en la medida de lo posible no debería estar visible, aunque perfectamente localizado.
- Independientemente de los dispositivos y del material de oficina que utilicemos, hay dos elementos que nunca deben faltar sobre la mesa: una libreta y un bolígrafo.
Ilustraciones | Escritorio | Ergonomía y ordenador
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