8+1 motivos para utilizar OneNote a diario (#2)

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En el artículo «OneNote: mucho más que notas (#1)» compartía a grandes rasgos las características de Microsoft OneNote. Comentaba que presentar esta herramienta como un simple gestor de notas era del todo insuficiente. Siendo un poco más exacto en la definición y haciendo un poco de justicia, hablé de OneNote como un completo sistema de organización de contenidos. Y eso es: un programa con muchísimo potencial con el que podemos organizar una gran cantidad de contenidos diversos de forma accesible, cómoda y sencilla. Pero algunos se preguntarán: ¿por qué utilizar OneNote si ya utilizo otros programas? Mi respuesta: para simplificar.

En plena era de la información ya trabajamos con datos digitales con normalidad y durante el año necesitamos gestionar decenas o cientos de documentos, tanto personales como profesionales. Entonces, ¿por qué no simplificar (y por tanto mejorar) en este aspecto si tenemos la oportunidad? Tengo la sensación de que muchas personas, para realizar tareas muy básicas, utilizan, quizá por costumbre (o manía), programas muy complejos que necesitan demasiados pasos para hacer una sola cosa, como por ejemplo anotar y compartir información con un grupo de personas. Y ese desperdicio de tiempo, añade minutos al día, horas a la semana y días al año. ¡Echamos a perder días al año por una mala elección de herramientas informáticas! Imperdonable.

Pregúntate: ¿realmente necesito un archivo? ¿puedo hacerlo con OneNote?

No se trata en ningún caso de abandonar todos los programas que utilizamos. La idea de base es: «donde puedas usar OneNote, no utilices otro programa». Aunque supongo que para convencer al gran público de las bondades de OneNote frente a otras herramientas será necesario presentar unos buenos argumentos para el cambio. Así que, basándome en mi experiencia personal, aquí van algunos motivos:

1. Es simple. El sistema de organización de contenidos en OneNote es realmente simple. Libretas, secciones y páginas. No hay más. Tal y como organizaríamos la información en una libreta física, pero con las ventajas de hacerlo en digital, que son muchas.
2. Gastamos menos papel. ¿Cuánta información se comparte en tu entorno personal o de trabajo que implica la impresión de documentos en papel? Una circular, un horario, un aviso en un tablón, etc. Con OneNote podemos compartir cualquier información con otros usuarios con un par de clics.
3. Utilizamos menos archivos. Incluso para esos avisos que comentaba en el punto anterior necesitamos abrir un programa, crear un nuevo archivo, guardarlo e imprimir finalmente el documento en papel (seguramente para borrar finalmente el archivo). ¡Cuánto trabajo para hacer llegar una información! Listados, tablas de datos, horarios, calendarios, etc. ¿Por qué no compartir una libreta de OneNote con varios usuarios para este tipo necesidades?
4. Reducimos el uso herramientas diferentes. Conviene preguntarse continuamente si algunos de los contenidos que gestionamos con programas diferentes se puede organizar con OneNote utilizando diferentes libretas. Avanzo que la respuesta será afirmativa en muchos casos. Cambiar de tarea pero no tener que cambiar de programa no tiene precio. Y con OneNote es posible, aprovechando la estructura de libretas, secciones y páginas.
5. Todo está en la nube. Una de las ventajas evidentes de OneNote es el almacenamiento y sincronización basado en la nube. Todos los contenidos que generamos con la herramienta se guardan automáticamente en Internet y se sincronizan en todos los dispositivos donde hayamos abierto las libretas. Con OneNote, abrimos la libreta y empezamos a escribir en ella. No existe tal concepto de archivo físico guardado en nuestro ordenador al que quizá estamos más acostumbrados.
6. Colaboramos. El máximo potencial de OneNote lo obtenemos cuando utilizamos la herramienta para el trabajo en grupo. Puedes compartir una libreta con un grupo de usuarios para editar colaborativamente en ella. Las posibilidades son infinitas.
7. Es (realmente) fácil de aprender. La curva de aprendizaje es mínima. Es posible aprender OneNote sin consultar una sección de ayuda. Es una herramienta realmente intuitiva precisamente por su simplicidad. Cabe decir que se puede hacer con OneNote más de lo que parece. No hay que dejarse engañar por la simplicidad de la herramienta.
8. Es multiplataforma. La variedad de dispositivos y sistemas operativos para los que está disponible la herramienta facilita enormemente el acceso a los contenidos en cualquier momento y lugar. Hay versiones web para todos los navegadores, versiones móviles para iOS y Android; y programas de escritorio para Microsoft Windows y para MacOS.
9. (Bonus) Es ideal para educación. OneNote cuenta con el módulo de Blocs de Notas de Clase (OneNote Class Notebook) para utilizar con estudiantes. Quizá solo los profesores saquen el máximo partido a este componente, pero desde luego es un buen motivo para el uso de OneNote en el ámbito de la educación o la formación.

OneNote cuenta con funciones muy específicas que son también razones de peso para implantar la herramienta en nuestro trabajo diario. Pero estos detalles los dejamos para los siguientes artículos. De momento, el objetivo era presentar de forma general las características y ventajas de utilizar la OneNote. ¿Te han convencido?

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