Las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done (GTD #3)

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En el ámbito del periodismo, las seis «W» (también las cinco «W» y una «H») es un concepto relacionado con la redacción y presentación de noticias, fundamental para reunir y presentar con rigor la información; la fórmula básica para obtener la historia «completa» sobre algo. Las cinco W corresponden con las palabras interrogativas en inglés: What (Qué), Who (Quién), When (Cuándo), Where (Dónde) y Why (Por qué). La «H» se refiere a How (Cómo). Estas son también las preguntas que uno se hace cuando valora introducir un método de organización como GTD^®.

Comentaba en el último artículo sobre GTD^® que el método de David Allen era una solución efectiva al problema de organización. Pero, ¿qué es GTD^®? ¿Por qué es una solución a las dificultades en materia de organización? ¿Dónde podemos utilizar GTD^®? ¿Cómo se aplica el método? ¿Quién lo puede utilizar? ¿Cuándo conviene aplicarlo? ¿Qué compromiso de tiempo requiere?

Apropiándome del método periodístico para presentar la historia «completa» de GTD^®, analizo una a una cada cuestión a partir de las reflexiones de David Allen en su libro Getting Things Done^®.

¿Por qué?

¿Por qué utilizar GTD^®? ¿Cuál es el problema que resuelve? La definición del trabajo es el origen de uno de los problemas. Si hace unos años, en general todo el mundo podía concretar muy bien cada área de responsabilidad en su trabajo, hoy en día esta tarea ya no es tan sencilla.

Comenta David Allen que incluso no existen límites claros que nos permitan saber con claridad cuándo un trabajo está terminado. Esto ocurre sobre todo entre profesionales con profesiones del conocimiento, aquellos que trabajan en gran medida con información. Y el problema añadido es que justo esa falta de concreción suele generar mucho más trabajo. El efecto bola de nieve.

Frustración. Esa es la palabra que mejor define la sensación que experimentamos cuando ante una gran cantidad de trabajo, sencillamente no llegamos, nos falta tiempo para hacer las cosas y no conseguimos algo tan importante como conciliar la vida profesional y la familiar (y social). En las últimas décadas hemos logrado mejorar nuestra calidad de vida en muchos aspectos, pero la contrapartida ha ido llegando en forma de mayor carga de trabajo y el consiguiente estrés al que estamos sometidos a diario.

Es evidente que las empresas están cambiando sus objetivos y para alcanzarlos trazan complejos planes estratégicos, algo que se ve finalmente reflejado también en su forma de hacer. De hecho, la diversidad de tareas a la que se enfrenta cualquier trabajador es mucho mayor que la de hace unos años, y muchas de esas responsabilidades no son las que, por definición, requiere su puesto. Se exige más al empleado en este sentido. Y esto ocurre en un contexto profesional en el que el volumen de ideas, información y conexiones sigue creciendo.

El problema surge cuando, ante esta problemática, seguimos utilizando los mismos recursos de organización tradicionales para gestionar las tareas y el tiempo. Estos ya no son suficientes. De hecho, ¿cuántas veces cambiamos de sistema de organización porque no alcanzamos el nivel de orden y control que deseamos? Desde luego, si nuestro propósito es lograr y mantener una sensación de control sobre el trabajo y hacerlo además sin estrés, es necesario rediseñar por completo la solución al problema de organización. Esta sería la respuesta a la pregunta «¿Por qué GTD^®?».

¿Qué?

¿Qué necesitamos? Un método, un sistema, un modo, una técnica, una fórmula… Si GTD^® es la solución al problema de organización, ¿qué tiene de particular el método? Como habrá tiempo para hablar del «qué», esto es, del método, para ir abriendo boca resumo algunas de sus características principales para responder a la pregunta «¿Qué?». GTD^® es:

• Práctico y de sentido común. Afortunadamente, los consejos presentados en GTD tienen esta propiedad y por tanto están al alcance de cualquier profesional.
• Un sistema que permite tomar el control sobre las cosas que tenemos que hacer, y no al revés, como podemos experimentar más de lo que nos gustaría.
• Un método para mantener nuestra cabeza libre para realizar el trabajo de verdad. Todo lo relacionado con la organización queda anotado y está bajo controlado.
• Un modo de abarcar los problemas a distintos niveles: desde una perspectiva de conjunto hasta la menor de las tareas. Podemos tener en cuenta resultados y valores.
• Una técnica eficaz que nos hace ser más eficaces, aplicando mejores criterios sobre las cosas que tenemos que hacer.
• Y en general, la solución para sacar el máximo rendimiento a todo el flujo de trabajo.

¿Cómo?

El «cómo» en GTD^® tampoco se puede describir en un solo párrafo (David Allen necesitó una buena parte de su libro), pero sí es interesante presentar algunas de las ideas de base del método. Para aplicar GTD^® hay que partir de algunas premisas que de algún modo obligan a estar preparados para algunos cambios importantes respecto a cómo nos hemos organizado siempre. Hay un claro componente de cambio de actitud al que tenemos que estar predispuestos. Entonces, ¿cómo sucede la organización en GTD^®? Respondemos al «¿Cómo?»:

• Debemos ser capaces de abordar el proceso de organización del trabajo desde un punto de vista mucho más integral, teniendo en cuenta que en GTD^® «trabajo» es cualquier cosa. No se distingue entre trabajo (profesional) y vida personal. Este es un cambio importante para aquellos que se inician con el método.
• Debemos estar preparados para empezar a modificar una serie de hábitos. Para implementar el sistema es necesario introducir pequeños cambios en nuestra forma de hacer.
• Aplicar GTD^® supone un enfoque diferente en la forma que solemos gestionar aspectos clave del trabajo. Para algunos, seguramente, será una forma completamente distinta de tratar las tareas que surgen en cada una de las áreas de responsabilidad.
• De forma muy general, los métodos se basan en dos procesos fundamentales: «capturar» en un sistema lógico y confiable todas las cosas que hay que hacer (sacarlas fuera de la cabeza y registrarlas en un lugar seguro); y alcanzar una disciplina y organización para decidir con criterio las siguientes tareas (acciones) que realizaremos, sea cual sea el contexto o área de responsabilidad.
• Parte del proceso implica aclarar los objetivos y valores principales, para encontrar significado y dirección a nuestro trabajo.

¿Quién, dónde y cuándo?

¿Quién?

Tú. En GTD^® tú eres el protagonista, porque eres tú quien va a tomar el control sobre las tareas y se va a beneficiar directamente del método. De hecho, GTD^® puede ser para todos y es válido para distintos volúmenes de organización. Si eres una persona que solo tiene unas decenas de tareas que organizar a la semana, GTD^® va a funcionar. Y también lo hará si eres una profesional con cientos de tareas al día. Sobre todo requiere compromiso, orden y disciplina. El resto llega solo.

¿Dónde?

En cualquier lugar, en cualquier contexto. Para implementar el sistema, GTD^® no exige el uso de herramientas informáticas específicas, material de oficina de un modelo en particular o espacios con características concretas. Por tanto, podemos utilizar el método en cualquier lugar, en casa y en la oficina. Recordemos que en GTD^® «trabajo» puede ser cualquier cosa y por tanto, una nueva tarea puede asaltarnos en cualquier situación y lugar, en el ámbito profesional o personal. Aunque David Allen hace algunas recomendaciones, GTD^® ofrece la guía para poder aplicar el método con los recursos disponibles.

¿Cuándo?

Como decía, GTD^® requiere compromiso y disciplina. Puedo avanzar que el sistema cuenta con un proceso de revisión diaria y otro semanal. Además, el registro y consulta de tareas puede (y debe) ocurrir en cualquier momento del día. Por lo tanto, a la pregunta «¿cuándo?» podemos asegurar que habrá al menos un momento al día (y que será fundamental) dedicado a revisar bien nuestro sistema de organización.

Y concretamente para la pregunta «¿cuándo empezar?», si estás leyendo este artículo ya lo has hecho. Para aplicar GTD^® es necesario conocer primero a fondo los fundamentos del método. Es cierto que perfectamente podemos ir empezando a organizar con GTD^® a medida que vamos leyendo el libro de referencia, ya que su autor va presentando de forma lineal el proceso completo. Espero que los artículos de esta serie sobre GTD^® sean un buen complemento para iniciarse en el método.

Fotografía #1 | «Las 6 W» de geralt en Pixabay
Fotografía #2 | «Las 6 W de GTD» de geralt en Pixabay