Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. ¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo.
Autor: Enrique Benimeli
Ingeniero en Informática y profesor de Programación, Inteligencia Artificial y Robótica en Secundaria. Escribo en Ocho en punto sobre organización personal y tecnología. En Esfera TIC me centro en educación y TIC. Mi web personal es un cajón de sastre, pero en mi boletín, La ventana digital, pongo orden y resumo lo más destacado.
Este artículo trata del proceso de organización personal de nuestras lecturas. Para quienes leemos con cierta frecuencia, el trabajo pendiente en este aspecto no parece terminar nunca: pilas de libros sobre la mesilla de noche, filas de libros nuevos en las estantes, o incluso cajas llenos de ellos, guardadas en el fondo de un armario. Algunos ejemplares, pobres, esperan abandonados meses o años a que algún alma caritativa y lectora, los adopte algún día. Siempre habrá épocas del año o fines de semana de compras compulsivas en librerías, y en alguno de esos paseos entre estanterías repletas de ejemplares, acabamos adquiriendo libros por encima de nuestras posibilidades; sobre todo de tiempo. Más que el lugar y orden que ocupa un ejemplar en un estante, las siguientes reflexiones tienen que ver sobre nuestras prioridades y decisiones para elaborar una lista de libros y el sobre el criterio para la elección de la próxima lectura.
Para muchos, septiembre es realmente el cambio de etapa, el nuevo inicio. Quizá porque nos despedimos de un vacaciones, o porque dejamos atrás los días de calor, muchos nunca dejamos de ver el mes de septiembre como el nuevo comienzo del año. Unos seguramente por nostalgia del paso por las aulas en alguna etapa de su vida (la «vuelta al cole», ansiada y temida a partes iguales), y otros por la obligación de volver a ellas.
Hay quienes empiezan septiembre sin más, así, a lo loco, con la inercia natural de la vuelta al trabajo (o al estudio), adaptándose según vienen las cosas. Lo que digo: una temeridad. Otros necesitamos un pequeño ritual, una preparación a modo de «lista de cosas que hacer» antes de empezar con las «tareas de verdad». Y para estas ocasiones siempre viene bien tener a mano un pequeño «checklist» para un buen inicio —o reinicio— de curso. Poner el contador a cero en varios aspectos de nuestra organización personal no nos hará daño, todo lo contrario, y tampoco tendremos que invertir demasiado tiempo. Unos pequeños pasos que suman más que restan, y con los que podemos eliminar todo lo que nos distrae para poder empezar correctamente.
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WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger o Line. Ponedle el nombre que queráis. Las aplicaciones de mensajería instantánea forman ya parte de nuestras vidas; tanto que cuesta creer que un simple programa instalado en un teléfono móvil haya logrado cambiar nuestros hábitos diarios. Si nos observáramos a nosotros mismos desde el pasado, probablemente sentiríamos vergüenza ajena viendo nuestra forma de actuar con un móvil en la manos. Se dan las situaciones más disparatadas que podamos llegar a imaginar. Para muestra el popular corto sobre el dichoso «doble check» de WhatsApp. Pero pondré algunos más ejemplos de situaciones absurdas que también resultaran familiares a muchos.
Tenemos una cita y avisamos con un mensaje que estamos llegando, cuando apenas quedan unos segundos para llegar a nuestro destino. Enfados en una conversación de grupo por el simple hecho de abandonarlo. Indignación porque alguien no ha leído nuestro mensaje (locura desatada con el «doble check», y no digamos con el de color azul). O una cena de amigos, «hablamos» a través del móvil con la persona que tenemos en frente, para ocultar la conversación a otra persona con la que también compartimos mesa. Desafortunados malentendidos. Eternas conversaciones (algunas discusiones) online. A veces creo que olvidamos que nuestro móvil también hace llamadas de voz…
No soy ni escéptico ni tecnófobo. Sé reconocer las ventajas de estas nuevas formas de comunicación. Sin embargo, el asunto de los mensajes instantáneos se nos ha ido un poco de las manos; y en esta batalla del usuario contra la aplicación, hemos perdido claramente y de una forma lamentable, por cierto. La guerra, sin embargo, no está perdida.
Tenemos la sensación de gestionar o aprovechar mejor el tiempo por el hecho de poder enviar y recibir mensajes en cualquier momento y lugar. Pretendemos solucionar nuevos problemas, nuevas tareas imprevistas que invaden nuestro móvil en forma de mensajes. Y nos empeñamos en hacerlo de inmediato, a medida que van llegando. Es cierto que a veces conseguimos apagar unos cuantos fuegos, pero lo que probablemente no habíamos previsto es que otros nuevos asuntos iban a aparecer. Un nuevo fuego. Todo por el simple gesto de atender un mensaje cuando alguien lo exige, y no cuando realmente podemos. Y así el incendio está garantizado.
De algún modo la mensajería instantánea nos está atontando. Con ella hemos perdido capacidad de organización. ¡Clin, clin! Los sonidos de notificación de nuevo mensaje nos interrumpen constantemente; incluso cuando la alerta suena en el móvil de quien tenemos al lado. Es el colmo. Pero no señalemos a la tecnología. En este sinsentido, solo el usuario es el culpable. Nadie nos obligó a comprar un smartphone, y menos a instalar un programa como WhatsApp en él. Si hacemos algo de autocrítica, reconoceremos que no siempre dejamos respetar nuestro espacio ni nuestro tiempo. Y eso, no es bueno.
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En materia de organización personal todos y cada uno de los pasos en el proceso son importantes. La clave del éxito no sólo reside en saber finalmente ordenar y priorizar las diferentes tareas que se presentan cada semana. Saber recopilar correctamente lo que hay que hacer, también es determinante para conseguir la organización eficaz que buscamos. Convertir toda la información que nos “ataca” a diario desde distintos frentes, en tareas con acciones individuales y concretas, es todo un arte. Puede ser una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje en un chat o una anotación que nosotros mismos hemos dejado en nuestra lista de temas pendientes. Las vías de entrada pueden ser de lo más diverso, pero es fundamental tenerlas todas bien identificadas, porque cualquiera de ellas puede traer consigo una tarea que tarde o temprano deberemos realizar. Por tener una imagen gráfica, podríamos imaginar que todas las nuevas tareas caen finalmente en diferentes bandejas.
Esta idea aparece prácticamente en todos los métodos de organización y productividad. De hecho, forma parte de la terminología GTD, el método Getting Things Done de David Allen, que en sus publicaciones hace constantemente referencia al concepto de «bandeja de entrada». En muchas aplicaciones móviles y otros programas para organización personal, aparece tradicionalmente el término en inglés: «inbox».
¿Qué es un bandeja de entrada?
En términos de organización personal, una «bandeja de entrada» es un lugar físico o virtual donde mantenemos temporalmente las cosas que necesitarán alguna atención. En algunas bandejas de entrada somos nosotros quienes decidimos introducir un nuevo elemento. En otras, sin embargo, las tareas nos llegan por sorpresa, y hay que saber gestionarlas bien y darles la prioridad que se merecen, sin caer en el error de intentar atenderlas en el mismo instante en que llegan. Somos nosotros quienes debemos organizar nuestro trabajo, y no dejar que sean otros los que decidan cómo gestionar nuestro tiempo. Otro asunto es la urgencia o la importancia con las que haya que tratar cada una de las tareas, las hayamos definido nosotros o nos hayan sido asignadas por otras personas.
En una primera clasificación podemos diferenciar dos tipos de bandejas: las digitales y las que no lo son. Todos hemos utilizado alguna vez bandejas de entrada tradicionales. Son esas bandejas, de madera, plástico o metal,