La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)

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En el último artículo de esta serie sobre GTD, expliqué por qué el proceso de recopilación es una técnica efectiva de gestión de memoria. Capturar todo aquello que tenga apariencia de «incompleto» o de tarea potencial, recopilar cualquier cosa pendiente de hacer, nos permite al menos sacarlo de la cabeza, que no es poco. Y cualquier sistema que permita liberar nuestra mente para ocuparla con otras tareas más productivas, siempre es una buena idea. Por lo tanto, recopilemos.

Además, decíamos que no solo recopilamos en modo digital las ideas o tareas utilizando nuestras herramientas informáticas favoritas, sino que también las cosas del mundo físico también pueden ser objeto de recopilación. Abstractos o físicos, los objetos deben ser capturados en un lugar confiable, y además conviene hacerlo, en la medida de lo posible, en el mismo instante en que aparecen.

Del proceso de recopilación, aparentemente simple, hay sin embargo mucho de qué hablar. Sobre la recopilación de tareas en un programa informático seguramente ya sabemos mucho. En la categoría de «productividad», el catálogo de aplicaciones para mantener listas de tareas es casi infinito. Tendrán su momento y espacio en este blog.

Sin embargo, siguiendo el orden propuesto en el libro de David Allen (muy acertado, por cierto) para hablar de utilidades de recopilación, me gustaría empezar a compartir algunas de las herramientas de «baja tecnología» propuestas por el autor. Siempre entendemos «baja tecnología» como soluciones no digitales. Y hoy hablaré simplemente de las bandejas. Sí, de esas que tenemos sobre el escritorio.

La bandeja

Según la RAE una bandeja es una «pieza de metal o de otra materia, plana o algo cóncava, para servir, presentar o depositar cosas». Donde dice «depositar», quienes utilizamos GTD debemos leer con claridad «recopilar».

Por cierto que la palabra «bandeja» procede del portugués «bandeja». Y nos quedaríamos exactamente igual si no añadiéramos que algunos estudiosos de la lengua afirman que la palabra «bandeja» esta formada por «banda» (faja, cinta) y «-eja» (sufijo que forma el diminutivo), por la «banda» (borde) que tiene alrededor la superficie de una bandeja. Otros autores aseguran que la palabra viene de «banda» (bando, lado, parte) por el sentido de mover de un lado a otro este objeto para algún propósito, suponemos que muy específico y que no es el nuestro. En cualquier caso, una superficie con un pequeño borde que sobresale es una bandeja y permite que aquello que depositamos quede dentro de la superficie. Obvio, pero es el tema que nos ocupa.

En una bandeja recopilamos elementos físicos, habitualmente documentos escritos. Pero también es cierto que puede contener cualquier otro tipo de objetos que, lógicamente, puedan caber en ella. Ahora mismo estoy observando mi bandeja sobre el escritorio y acabo de ver, entre varios documentos de tamaño y formato estándar, un sobre A4, una pequeña libreta, unos tickets de compra y una carpeta de plástico.

Bandejas hay para todos los gustos y necesidades. Son típicas las de metal, las de madera o las de plástico. Las hay de todos los tamaños, grandes y pequeñas. También de colores diversos. Algunas son incluso apilables, pudiendo destinar cada nivel a un propósito concreto. Personalmente, yo utilizo tres bandejas apiladas de metal, de tipo malla y de color negro. Y cada uno de los tres niveles no tiene realmente una función particular. Cada cual con sus manías estéticas o funcionales.

La bandeja: una recopilación consciente

En una bandeja realizamos una recopilación consciente, ya que somos nosotros quienes depositamos allí los elementos, siempre que no dejemos a otros utilizarla como vía de «comunicación» para hacernos llegar ciertas tareas. Poder recopilar de forma consciente es toda una ventaja. Al fin y al cabo, la bandeja es un espacio físico sobre el que dejamos otros objetos físicos porque intuimos que algo hay que hacer con ellos.

De hecho, somos los únicos responsables de llenarla más o menos. Veremos más adelante que, en teoría, primero recopilamos y luego procesamos, para decidir qué hacer con aquello que ha sido capturado. Sin embargo, también es cierto que en ocasiones basta solo un segundo para saber si algo va directamente a la papelera antes de depositarlo en la bandeja. ¿Por qué recopilarlo entonces? En este sentido, también será importante hacer un uso eficiente de la bandeja.

La bandeja también puede ser un recurso interesante para gestionar las interrupciones. Y quién mejor que el propio David Allen para que nos explique la técnica. Vemos en el vídeo cómo hace un uso consciente de la bandeja para tener el trabajo bajo control.

Por ejemplo, no sería una recopilación consciente la que tiene lugar en nuestra bandeja de entrada de correo electrónico, a la que van llegando nuevos mensajes, queramos o no. De hecho, no seremos conscientes de toda la colección de nuevos mensajes hasta que no revisemos la bandeja o recibamos una notificación alertando de ello. Allí estarán esperando los mensajes que mantendremos y aquellos que finalmente eliminaremos. Pero este ya es otro ejemplo de herramienta de recopilación. Y hablaremos de ella más adelante.

Fotografía «Escritorio» | tookapic en Pixabay
Fotografía «Bandeja» | Clasificador de papel EX62005 de Amazon
Vídeo | David Allen on GTD® and Dealing with Interruptions