Cajón de sastre con 16 ideas para mejorar tu productividad

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No es más productiva la persona que aplica el sistema de organización personal más «perfeccionado» o aquella que utiliza la aplicación de moda con innovadoras funciones. Muchas veces, tan solo es cuestión de hábitos, de pequeñas acciones y, sobre todo, de sentido común. Unas veces se trata de hacer determinadas cosas, pero otras, la clave simplemente está en no hacer.

Comparto una serie de consejos para empezar y muy básicos. Como en un buen cajón de sastre (no desastre), hay de todo un poco.

1. Elimina algunas tareas. Di no a varias cosas que pensabas hacer hoy. Comprometerse en exceso es peligroso para la productividad.
2. No revises tu correo electrónico a primera hora de la mañana ni tampoco lo abras a última hora de la tarde. Tampoco respondas a todos los mensajes. Y elimina todos los que puedas. Quédate con lo esencial.
3. Crea distintos perfiles de usuario en tu ordenador. Si utilizas el mismo dispositivo para el trabajo y para asuntos personales, configura una cuenta de trabajo y otra personal. Separa ámbitos de responsabilidad. Evitarás muchas distracciones.
4. ¡Necesitas una lista de tareas! Si solo dispones de una agenda para organizarte, te falta algo. Pon una todo list en tu vida. Usa una aplicación, una libreta o un trozo de papel, pero mantén una lista de todo aquello que quieres y debes hacer. Lo cambia todo.
5. Bloquea un par de horas a las semana para avanzar en cada proyecto. Es la única forma de avanzar. Añade a tu lista de tareas alguna acción que permita progresar en esos proyectos, que pueden ser profesionales o personales (aprender un idioma, escribir un libro, etc.).
6. Mantén tu escritorio siempre despejado. El orden atrae al orden. Un lugar de trabajo ordenado, invita a trabajar y a pensar con claridad.
7. Aprende a teclear más rápido en tu ordenador. Nos empeñamos en mejorar en otros aspectos para ser más productivos y la solución, muchas veces, está en algo tan sencillo como saber escribir bien con el ordenador. Además, practica para tomar notas a mano con más velocidad.
8. Ten siempre a mano una pequeña libreta para notar ideas. Busca un momento y un lugar sin distracciones simplemente para dejar volar la imaginación y la creatividad.

9. Elige con buen criterio solamente las tres tareas principales. Tenlas siempre presentes durante la jornada porque son las que tienes que hacer sin excepciones.
10. Empieza antes por la mañana. Busca una hora productiva e intenta instalar el hábito para llevar a cabo aquellas tareas importantes que siempre acabas posponiendo porque durante el día han surgido «urgencias». No abandones lo importante por lo urgente.
11. Aprende a fondo el programa que más usas. Si hay alguna aplicación informática que utilizas a diario por tu trabajo, conócela con todo nivel de detalle, sé eficaz con ella. Además, aprende los principales atajos de teclado del sistema.
12. Sincroniza y ordena bien tus archivos. En primer lugar, por seguridad, pero sobre todo por productividad. Ahorrarás tiempo en las búsquedas y organización de archivos.
13. Limita el tiempo de actividad en aplicaciones o redes sociales que te distraen. Tu móvil tiene una función para ello; actívala. También puedes apagar el móvil 3 horas al día (acción realmente sencilla y efectiva). Dedicarás ese tiempo a algo más productivo, sin duda.
14. Tómate la tarde libre. O la mañana, según el caso, pero un tiempo prolongado, no un rato entre tarea y tarea.
15. Deja un día a la semana sin planificar. Seguramente será un sábado, un domingo o un día libre. Para ese día no hay tareas, no hay recados, no hay nada.
16. Crea checklists reutilizables. Son listas de tareas que puedes usar más de una vez, para preparar una maleta, seguir unas instrucciones, ir a la compra semanalmente, etc. Una lista de comprobación muy útil es la de «cierre del día», con todas aquellas acciones rutinarias que deben estar hechas al final del día.

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