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«Una cosa detrás de otra», «paso a paso», «solo una cosa a la vez», «solo tengo dos manos». En algún momento de bloqueo mental todos hemos utilizado alguna de estas expresiones para reconocer que la monotarea es probablemente una de las mejores técnicas de productividad, y que, efectivamente, la multitarea está sobrevalorada.
Antes de empezar el día conviene disponer de una planificación clara y concisa. La falta de definición, concreción y previsión del trabajo que tenemos por delante, puede provocar que la jornada entre en la lista de días improductivos. Si no tomamos las decisiones correctas sobre el plan de trabajo, quizá empecemos a saltar de unas tareas a otras, sin lograr terminar ninguna de ellas. O incluso peor: quizá estemos dedicando tiempo a tareas que no eran prioritarias o que realmente no nos permiten progresar en nuestros proyectos.
El ascensor hacia el éxito está fuera de servicio. Vas a tener que usar las escaleras… un paso a la vez.
De hoy no pasa
Una práctica muy eficaz para organizar el día es «sacar» de nuestra lista de tareas aquellas que conformarán nuestra jornada. Y conviene hacerlo de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo y energía disponibles. La idea es sencilla: se trata, como digo, de extraer las tareas más importantes (que algunos llaman TMI). Las TMI son esas tareas que sin excepción no podemos pasar por alto durante el día de hoy; son las que anotaríamos en un post-it con el título «De hoy no pasa». Y al aislarlas de nuestro sistema de organización, sea este una aplicación informática o una libreta, podemos centrar exclusivamente la atención en esa nueva pequeña colección de tareas.
Es un gesto sencillo, pero funciona. Hay quien escribe esa selección de tareas en un post-it que coloca en su nevera; otros lo registran en su aplicación de notas del teléfono móvil. De algún modo es un compromiso que adquirimos con nosotros mismos; acordamos cumplir hoy con esas tareas a las que hemos dado cierta prioridad por el motivo que sea. Además es interesante establecer una secuencia inalterable para esas tareas de hoy. Es otro pacto que podemos hacer para garantizar que completaremos todas las tareas, y que hasta que no terminemos con una no empezaremos con la siguiente.
Cuando pensamos en un horario semanal, solemos imaginarlo (o eso creo yo) de izquierda a derecha. Es decir, visualizamos la distribución de los días de la semana de forma horizontal, donde el lunes queda en el extremo izquierdo, y el domingo en el derecho, quedando representados todos los días en una especie de línea del tiempo. En definitiva, imaginamos un horario en forma de tabla que con más o menos ilusión hemos recibido cada inicio de curso académico, todos como alumnos y algunos como profesores. Así lo imaginamos porque así nos lo han mostrado habitualmente y esas son nuestras referencias.