Press "Enter" to skip to content

Categoría: Ocho en punto

Artículos principales en portada.

Anatomía de OneNote: blocs de notas, secciones y páginas (#3)

Tiempo de lectura: 4 minutos

En último artículo sobre OneNote destacaba la sencillez de la herramienta. Comprender la estructura del programa no entraña mayor dificultad. Tan solo hay que pensar cómo organizaríamos la información en una libreta convencional, física, con sus separadores y hojas. Porque esa es precisamente la anatomía de una libreta en OneNote: secciones y páginas. Pero antes de entrar en detalles es necesario saber cómo podemos crear nuestras libretas en OneNote, y sobre todo, cómo acceder a la herramienta.

OneNote es parte de la colección de herramientas de Office a la que podemos acceder de forma gratuita con una cuenta de Microsoft. Desde www.office.com es fácil crear una cuenta personal del tipo usuario@outlook.com, que nos dará acceso automáticamente a distintas herramientas. Si nuestra empresa o institución educativa pone a nuestra disposición alguna suscripción a Office 365 (tiene un coste), también podremos acceder con nuestra cuenta corporativa. Y también tenemos la opción de adquirir por nuestra cuenta una de estas suscripciones para obtener una serie de ventajas premium. No obstante, podemos aprovechar todo el potencial de OneNote con una cuenta estándar de Microsoft.

¿Cómo se organiza la información en OneNote?

La sencilla estructura de libreta-secciones-páginas de OneNote se mantiene en todas las formas en las que se puede utilizar la aplicación, tanto en su versión para dispositivos móviles, como en su versión de programa que podemos instalar en el ordenador o en la que veremos si accedemos desde cualquier navegador web. Incluso, independientemente del sistema operativo que estemos utilizando, Windows o MacOS, OneNote conserva su organización de páginas y secciones en sus libretas. En este artículo haremos la primera parada en la versión para navegadores web, quizá la más sencilla de todas, pero completamente funcional.

Shares

Define un plan para tu organización personal: 5 áreas clave

Cuando hablamos de organización personal, una de las primeras ideas que probablemente nos viene a la cabeza es la de «lista de cosas que hacer». Ponemos un poco de orden a nuestras obligaciones anotando, mental o físicamente en algún lugar, aquellas tareas que tenemos que realizar. Establecer prioridades y decidir en qué momento haremos todas «esas cosas» quizá ya no esté en los planes de todos. Pero tareas, lo que se dice tareas, maneja todo el mundo de una u otra manera.

Asociamos muchas veces la idea de «estar organizado» simplemente a mantener una lista de tareas en la aplicación móvil de moda. Sin embargo, hay otros elementos que son parte fundamental del éxito o fracaso de una buena organización personal. Existen al menos 5 áreas clave de la organización personal que merecen una atención especial.

Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen (GTD #2)

Tiempo de lectura: 2 minutos

No recuerdo la primera vez que oí hablar de GTD®. Con total seguridad fue hace más de 10 años. Lo sé porque la primera referencia que hice en mi blog personal a este método de organización personal fue allá por 2008. Desde entonces y hasta la fecha he sido lector habitual (y aprendiz) de blogs que han cubierto GTD® en profundidad. Complementando la lectura (estudio) de sus artículos con la del libro Getting Things Done® (una y otra vez), he intentado aplicar los principios de productividad propuestos por David Allen con más o menos éxito, creo que como la mayoría en sus comienzos cuando ha intentado poner en práctica el método.

Getting Things Done® plantea una solución al eterno problema de encontrar la fórmula para organizarnos correctamente, un método que nos permita tener todas nuestras tareas bajo control y además nos deje disfrutar del resto de actividades sin llevar siempre encima el peso del trabajo.

Shares

Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día

Tiempo de lectura: 9 minutos

Cada segundo extra que invertimos en una tarea se suma a otros tantos durante el día. Nos sorprendería el cálculo total al final de la semana; mucho más si estimamos las horas perdidas en un mes. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para ir derrochándolo, sobre todo porque es imposible recuperarlo.

El tiempo es nuestro y por tanto está en nuestra mano utilizarlo bien. Se habla en todas partes de gestión del tiempo, como si fuera un recurso realmente gestionable, como si los minutos del día pudiéramos estirarlos o comprimirlos. Muy a nuestro pesar, el día tiene siempre el mismo número de horas y lo único que podemos cambiar es nuestra forma de hacer, intentando ocupar el mínimo tiempo posible en nuestras actividades. Los cálculos son bien sencillos: si para hacer las mismas tareas conseguimos tardar menos tiempo, más largos serán nuestros momentos de ocio o los ratos dedicados a nuestros proyectos personales.

La regla que mejor funciona siempre será la de evitar el máximo número de tareas. A lo largo del día aparecen unas cuantas tareas que son evitables, bien porque podemos delegarlas en alguien o bien porque realizarlas no suma nada al progreso de tus proyectos y por tanto las descartamos. Lógicamente, trabajo que no entra en nuestra planificación, tiempo que ganamos. Pero no siempre tendremos la suerte de poder elegir.

Lo que sí está en nuestra mano es sacarle minutos al día con pequeños gestos y hábitos que permitan aumentar nuestra productividad. Quizá pensemos que no merece la pena ponerlos en práctica para recortar apenas en unos segundos o minutos una determinada actividad. Sin embargo, conviene tener presente en todo momento la suma total. Acaso, ¿quién no quiere unos minutos extra al final del día?

Shares

8+1 motivos para utilizar OneNote a diario (#2)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En el artículo «OneNote: mucho más que notas (#1)» compartía a grandes rasgos las características de Microsoft OneNote. Comentaba que presentar esta herramienta como un simple gestor de notas era del todo insuficiente. Siendo un poco más exacto en la definición y haciendo un poco de justicia, hablé de OneNote como un completo sistema de organización de contenidos. Y eso es: un programa con muchísimo potencial con el que podemos organizar una gran cantidad de contenidos diversos de forma accesible, cómoda y sencilla. Pero algunos se preguntarán: ¿por qué utilizar OneNote si ya utilizo otros programas? Mi respuesta: para simplificar.

En plena era de la información ya trabajamos con datos digitales con normalidad y durante el año necesitamos gestionar decenas o cientos de documentos, tanto personales como profesionales. Entonces, ¿por qué no simplificar (y por tanto mejorar) en este aspecto si tenemos la oportunidad? Tengo la sensación de que muchas personas, para realizar tareas muy básicas, utilizan, quizá por costumbre (o manía), programas muy complejos que necesitan demasiados pasos para hacer una sola cosa, como por ejemplo anotar y compartir información con un grupo de personas. Y ese desperdicio de tiempo, añade minutos al día, horas a la semana y días al año. ¡Echamos a perder días al año por una mala elección de herramientas informáticas! Imperdonable.

Pregúntate: ¿realmente necesito un archivo? ¿puedo hacerlo con OneNote?

No se trata en ningún caso de abandonar todos los programas que utilizamos. La idea de base es: «donde puedas usar OneNote, no utilices otro programa». Aunque supongo que para convencer al gran público de las bondades de OneNote frente a otras herramientas será necesario presentar unos buenos argumentos para el cambio. Así que, basándome en mi experiencia personal, aquí van algunos motivos:

Shares