Establecemos prioridades a todas horas, aunque no siempre somos conscientes de ello. En nuestra vida personal y profesional tenemos continuamente la necesidad de priorizar determinadas responsabilidades frente a otras tareas que sencillamente pueden esperar.
En el mejor de los casos nos podremos permitir el lujo de establecer la prioridad de una tarea según nuestro propio criterio, pero en otras ocasiones será una circunstancia externa o alguien con nombre y apellidos el que determine la importancia o la urgencia de un trabajo. En este contexto, a diario llegan nuevas tareas que debemos realizar «sí o sí», no habrá siquiera opción de posponerlas, y menos elección de no hacerlas. Afortunadamente siempre habrá otras tareas que serán opcionales y/o evitables; si sabemos detectarlas a tiempo, claro está.
La gran cuestión es: ¿qué es una tarea prioritaria? Y las preguntas que le siguen: ¿cómo identificar una tarea prioritaria? ¿Qué condiciones se tienen que dar para etiquetar una tarea como de alta prioridad? En el mundo de la productividad y la organización personal es muy conocida la matriz de Eisenhower, popularizada por Steven R. Covey en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente productiva»; todo un bestseller en este terreno.
El artículo explica brevemente este sencillo método para la toma de decisiones y propone un ligero cambio en los términos utilizados para identificar las tareas. El propósito no es otro que el de poner un poco de orden alrededor de estos conceptos de importancia, urgencia, obligación y opcionalidad. De vez en cuando los límites no están claros, se presentan ambiguos y dificultan la ya de por sí ardua tarea de tener que tomar una decisión sobre un conjunto de tareas.
En términos de organización personal, necesitamos poder añadir a nuestra bandeja de entrada esa tarea que tiene (de momento) aspecto de tweet. ¿Sería posible hacerlo automáticamente y sin duplicar procesos ni información? Si la respuesta a esta pregunta fuera «no», lógicamente no la habría planteado en un blog donde se habla de organización personal y tecnología. La informática e Internet están aquí para ayudarnos.
La memoria nos juega en ocasiones muy malas pasadas. Ser demasiado olvidadizos anotando según qué cosas, puede resultar en una verdadera catástrofe. En un momento dado, el simple gesto de apuntar algo o no hacerlo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Una llamada no realizada, un e-mail no enviado, un recado pendiente de hacer, etc. Podría parecer una exageración, pero hay un buen número de ejemplos que demuestran que olvidar un pequeño detalle puede tener serias consecuencias. En cualquier caso, olvidar constantemente aquello que debemos hacer no nos permite avanzar en el trabajo de forma productiva.
Desde hace algunas semanas he puesto a prueba (de nuevo) la rudimentaria técnica de «apúntalo como sea». Durante el día anoto cualquier elemento que potencialmente puede terminar convirtiéndose en una tarea realizable. Y lo hago sin especificar demasiado qué debo hacer, simplemente utilizo unas pocas palabras clave, evitando incluso el uso de verbos, el texto suficiente para recordar luego de qué se trata. Este sencillo pero efectivo «truco» lo leí en el libro de José Miguel Bolívar, 