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Categoría: Ocho en punto

Artículos principales en portada.

No hay proyecto pequeño en GTD: sobre aviones, despegues y radares (GTD #6)

Tiempo de lectura: 4 minutos

¿De qué sirve pensar en grandes e innovadoras estrategias de trabajo si ni siquiera somos capaces de controlar los procesos más básicos en nuestra organización personal? En muchas ocasiones nos sentimos por un momento «buenos profesionales» porque intentamos plantear nuestros objetivos en términos de misión, visión y valores. Luego nos damos cuenta de que no estábamos preparados para abordar los problemas de organización desde esa amplitud de enfoque. Antes de observar y gestionar el trabajo desde esa altura es fundamental conocer los detalles de lo que ocurre mucho más abajo, tocando tierra.

Con este artículo termino de comentar el primer capítulo del libro Getting Things Done de David Allen. El objetivo de esta serie de posts no es otro que hacer una lectura pausada del libro y una revisión en profundidad del método GTD que el autor describe en él.  Hay libros que no solo se leen, sino que también se estudian. Y Getting Things Done es un buen ejemplo.

Hasta el momento he hablado en este blog sobre la necesidad de aplicar algún método de organización en nuestra vida, de cómo se productivo y vivir sin estrés, de las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done, de las primeras palabras clave del método GTD y de cómo los proyectos nacen pero no se hacen. Con este, seis posts que cubren el primer capítulo que lleva como título «Una nueva práctica para una nueva realidad». Seis artículos que me han servido para comprender mejor las ideas presentadas por el autor. Y de paso, compartir mis reflexiones con vosotros, tanto si estáis en proceso de lectura (o re-lectura) del libro como si no.

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Mis apps de productividad (#1)

Tiempo de lectura: 4 minutos

El inicio de curso siempre es un buen momento para hacer una revisión de las aplicaciones instaladas en mis dispositivos (smartphone, tablet, ordenadores). Una a una, me he preguntado con honestidad si realmente las utilizo, en cuyo caso las he mantenido. Cuando la respuesta ha sido negativa, no he dudado en fulminarlas sin piedad.

En este proceso de limpieza y organización de aplicaciones también he puesto en cuestión cuántas de ellas son realmente herramientas de productividad, cuáles aportan alguna mejora a nivel de eficiencia o eficacia. Y lo cierto es que son más de las que yo pensaba inicialmente. ¿En qué me ayuda realmente esta app? ¿Me hace ahorrar algo de tiempo? ¿Mejora mi trabajo en algo? ¿Tiene alguna función que no pueda ser reemplazada por otra app o incluso por un papel y un bolígrafo?

La idea inicial era hacer un listado básico de todas y cada una de las apps de productividad que utilizo, pero finalmente me he empeñado en comentar brevemente cada una de ellas y razonar por qué las considero herramientas de productividad o de organización personal. Así que voy a necesitar al menos un par de posts en este blog para compartir el listado completo. Toda la información en un único artículo sería excesivo. Además, no entro a detallar a fondo cada aplicación, porque cada una de ellas bien merece en este blog un artículo en exclusiva. De momento, vamos con la primera parte de la colección de apps.

1. Things para gestión de tareas

El equipo de Cultured Code mima su aplicación de administración de tareas en cada actualización. Quizá no sea la app perfecta para implementar métodos como GTD, pero desde luego está muy cerca. El inconveniente es que solo está disponible para sistemas Apple. Yo la utilizo desde hace años en iOS, macOS y watchOS, con todas las ventajas de la sincronización de datos entre apps y dispositivos. A medida que vaya avanzando con la serie de artículos sobre GTD que llevo publicando algún tiempo, Things tendrá su momento cuando hablemos de herramientas informáticas concretas para la gestión de tareas.

¿Porque Things es una herramienta de productividad? Porque soy más eficaz con una gestión digital de las tareas. Por su diseño y funcionalidad, ahorro tiempo gestionando las «listas de cosas que hacer» y además me permite implementar GTD a un nivel bastante razonable (no como yo quisiera).

Thingsculturedcode.com/things | Things 3 en App Store

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Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En el último artículo de esta serie sobre GTD presenté una lista con las primeras palabras claves del método de David Allen. Comprender el matiz que da el autor a muchos de los términos utilizados es fundamental para poner en marcha este sistema de organización de forma efectiva. De todas estas palabras del lenguaje GTD, aunque también de uso común, hoy solo quiero centrarme en dos: acción y proyecto.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información

En ocasiones nos empeñamos en hacer cambios una y otra vez en nuestra forma de organizarnos, buscando la mejor forma de administrar el trabajo. Probamos uno y otro método sin éxito, preguntándonos qué estamos haciendo mal. Lo que quizá no estamos cuestionando es aquello que está siendo objeto de organización. Muy probablemente el problema no solo reside en el método con el que intentamos organizar el trabajo, sino en aquello que estamos intentando gestionar. Comenta David Allen que un error común es tratar de gestionar elementos como el tiempo, las prioridades o incluso la información. Ahí está el origen de una organización ineficaz.

Si intentamos organizar el trabajo administrando las prioridades ya estamos empezando con el pie izquierdo, porque una prioridad es algo que se tiene, y no un elemento que pueda ser gestionado. También se ha escrito mucho sobre «gestión del tiempo», cuando este es un concepto erróneo en sí mismo. No tiene demasiado sentido hablar de administrar el tiempo como recurso. Las horas que tiene un día son las que son y no podemos comprimirlas o expandirlas. Podremos decidir el orden en el que hacemos una determinada tarea o podremos definir bloques de tiempo para trabajar, pero en definitiva, en todo momento estamos haciendo referencia a las «tareas» o «acciones» que ubicaremos en esos periodos de tiempo, que no deja de ser un mero escenario. Y algo similar sucede con la información: tratar de administrarla, así en general, es inviable, sobre todo cuando el volumen de esta es considerable.

Ni prioridad, ni tiempo, ni información. Ninguno de ellos puede ser objeto de administración. La clave para una buena organización pasar por plantear el trabajo en términos de acciones muy concretas, que sí podrán tener un lugar determinado en un sistema de productividad y por tanto podrán ser administradas de la forma más conveniente según las circunstancias.

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Tuitea al instante y sin distracciones con TweetShot

Tiempo de lectura: 4 minutos

Que las redes sociales son una fuente de distracción es indiscutible. Desde luego, bien utilizadas, son herramientas muy potentes y de gran utilidad. Pero no nos engañemos: una vez dentro, cinco minutos de breve consulta pueden convertirse en media tarde perdida. Twitter, Facebook, Instagram, cualquier de ellas tiene el peligro añadido del scroll infinito.

Dedicar un tiempo a las redes sociales está bien. Con unos límites de tiempo razonables, no hay nada malo en ello. De hecho es un hábito bastante recomendable establecer un tiempo máximo, o incluso una hora del día determinada, para asomarse a nuestros timelines, ver cómo está el patio y saber qué ha pasado en el mundo.

Tres modos de visitar las redes sociales

Atendiendo al modo en que utilizamos las redes sociales, identifico tres momentos diferentes cuando accedemos a una determinada red social. Y todos hemos sido protagonistas al menos de los dos primeros.

  1. Solo-lectura. Son esos momentos en modo espectador (o fisgón). Entramos en Twitter, Instagram o cualquier otra red social con el único objetivo de echar un vistazo y/o curiosear.
  2. Lectura-escritura. Son momentos en los que revisamos nuestro timeline pero también interactuamos con otras cuentas. Somos partícipes de lo que «allí» sucede aportando información o cualquier tipo de comentario.
  3. Solo-escritura. A veces solamente queremos decir algo o compartir un recurso, y este sería el momento en cuestión: aquel en el que entramos en nuestro perfil simplemente para tuitear algo, para compartir una story o para publicar algo interesante (o no) con nuestros contactos de Facebook.

Los dos primeros momentos son las formas habituales de interactuar en redes sociales: leemos y/o participamos. Pero me interesa especialmente el tercer tipo, cuando lo único que queremos es entrar en la red social para compartir. Acceder y publicar. Sin más. ¿Es posible?

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El lenguaje GTD: primeras palabras clave (GTD #4)

Tiempo de lectura: 5 minutos

En el primer capítulo de Getting Things Done®, David Allen va introduciendo algunos conceptos y palabras clave que más adelante, en capítulos posteriores, se desarrollan en profundidad, con todo el nivel de detalle que requieren y merecen.

Para quienes estamos haciendo una nueva lectura completa del libro, resulta especialmente interesante encontrarse con estos conceptos en una primera etapa en la que simplemente aparecen para ser presentados. En las primeras páginas ya se dan muchas claves, no solo de la esencia de GTD® sino también de la denominación particular de cada componente en este método de organización personal.

Es fundamental comprender bien el significado de los términos específicos que aparecen de forma recurrente en el texto. Finalizado el apartado del libro dedicado a la administración eficaz de compromisos, David Allen ya ha desvelado muchas de las claves del sistema, utilizando palabras concretas, algunas comunes, pero que en el contexto de GTD adquieren un matiz diferente. Y no son pocas: «mente como el agua», compromisos, frentes abiertos, «cosas», recopilación, proyecto, resultado, acción, transformación, decisión, recordatorio, control, relajación, concentración, etc.

David Allen presenta estas ideas en el primer capítulo, insistentemente una y otra vez en distintos párrafos, supongo que con la intención de reforzar su significado. Me propongo sintetizar algunos de estos conceptos, sin profundizar demasiado en ellos, y tratando de dar una primera definición de cada uno. Veremos que muchos están relacionados y parecen referirse a la misma idea, pero hay pequeños matices que justifican el uso de diferentes palabras.

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