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Categoría: Productividad

Blogs sobre efectividad y productividad personal: el ranking OPTIMA LAB

Tiempo de lectura: 2 minutos

Todo el mundo quiere ser más productivo, organizarse mejor y ser más efectivo en las tareas. Nadie en su sano juicio buscaría soluciones de organización personal con el absurdo objetivo de gestionar peor su tiempo. Pero una cosa es querer y otra bien distinta es ponerse manos a la obra. En todo caso, existen dos tipos de personas: los que no hacen nada para mejorar y los que buscan activamente la mejora continua en términos de productividad. Estos últimos leen, investigan y experimentan con diferentes métodos de organización. Y sobre todo leen sobre el tema, de unos y de otros, porque de todos se aprende.

Descubrí el mundo de la productividad personal leyendo artículos en Internet. Los libros sobre el tema llegaron luego, recomendados precisamente en los posts que leía semanalmente. Pero, sin lugar a dudas, primero fueron los blogs y más tarde los libros. Y todavía hoy las lecturas en blogs de Internet sobre organización personal y productividad siguen siendo mi fuente principal de información.

Quisiera aprovechar esta reflexión para recomendar algunos de los blogs sobre productividad que leo habitualmente, algunos desde hace ya algunos años. Afortunadamente, la mayoría de los blogs que quería compartir aparecen en el ranking OPTIMA LAB de este mes de febrero. Así que, precisamente tratando de ser efectivo, comparto el listado y por tanto varias de mis recomendaciones personales. Por cierto, este blog se asomó tímidamente en la clasificación hace unos meses y aparece este febrero en la posición 20.

El ranking se publica el día 15 de cada mes y se refiere a datos del mes anterior. A continuación comparto los resultados publicados ayer 15 de febrero de 2019.

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Mis apps de productividad (#3)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En esta tercera entrega de la serie de posts sobre «mis herramientas de productividad», presento otras cuatro apps que utilizo habitualmente y que me permiten ser más productivo y organizado en mi trabajo diario. Un par de ellas, Hazel e IFTTT, ofrecen principalmente funciones de automatización. La app Focus me ayuda a mantener la concentración en determinados momentos; y MyStuff2 me permite mantener una base de datos organizada sobre algunas «colecciones de cosas». 

13. Hazel

Hazel es un mayordomo que vive en mi ordenador. Es un servicio de limpieza y organización disponible las 24 horas de día (salvo que apague el ordenador, claro está). Dediqué uno de los primeros posts en este blog a esta eficaz herramienta de organización automática de archivos. En «Ordena tus archivos de forma automática» explico el potencial de esta aplicación para mantener a raya el desorden en tu dispositivo y evitar el temido síndrome de Diógenes digital. El artículo es de 2014 y la app ha evolucionado durante este tiempo, pero la explicación sobre las funciones elementales puede servir para hacernos una idea de su utilidad.

Básicamente, con Hazel podemos definir reglas condicionales para tomar decisiones sobre determinados archivos y carpetas de nuestro sistema, de modo que, por ejemplo, podamos mover a otra ubicación determinados archivos que lleven más tiempo de la cuenta en nuestro escritorio, consiguiendo así mantener despejada la zona de trabajo.

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4 ideas de productividad en 2019

Tiempo de lectura: 3 minutos

Con el Año Nuevo bien reposado quiero compartir algunas ideas de productividad y organización para este 2019. Nada de listas de propósitos que no cumpliré, sino más bien algunas propuestas de mejora personal, y que si no cumplo, nadie saldrá dañado.

Y es que los propósitos de Año Nuevo los carga el diablo, especialmente si los hacemos precisamente en vísperas de cambio de año. Son fechas en las que nos gana el optimismo y el deseo de empezar nuevos proyectos. Días en los que bajamos la guardia y dejamos que nos venzan las emociones. Como se suele decir, nos venimos un poquito arriba, apostando fuerte y con la ilusión puesta en grandes objetivos que muy probablemente no cumpliremos.

Así que, con el 3% del año completado y ya con los pies en la tierra, he elaborado una lista de cuatro ideas (que no propósitos) de productividad y organización personal. En particular se trata de mejoras relacionadas con la comunicación, con la organización, con el tiempo y con la toma de decisiones. 

1. Comunicación

¿Qué porcentaje de nuestro tiempo de trabajo dedicamos a comunicar cosas y formalizar otras con formato de reunión o mediante el intercambio de mensajes? Saca las cuentas y verás. Hablo del correo electrónico, mensajería instantánea y otros servicios de comunicación, especialmente los digitales. También hablo de reuniones y conversaciones. Todos sabemos que ni unas ni otras son todo lo productivas que deberían ser. La buena noticia es que, en cuestiones de comunicación, siempre hay mejora posible, que suele pasar por limitar su uso, filtrar la comunicación que entra en el flujo de trabajo y ser más eficaz en la gestión de la información que llega por cualquiera de los canales. Basta con lograr que la comunicación suponga un porcentaje mínimo del trabajo. Una primera buena idea para este año pasa por minimizar en la medida de lo posible el tiempo de comunicación completamente prescindible. ¡Menos comunicar y más hacer!

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Menos es más: la productividad bien entendida

Tiempo de lectura: 4 minutos

Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…)

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