Cinco engranajes simples para una maquinaria GTD efectiva (GTD #8)

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En el fondo, GTD es un sistema bastante lógico y sensato. No diré aquello de «se me podría haber ocurrido a mí», pero sorprende del método que la idea en general y en particular los procesos de los que consta, no destacan precisamente por su sofisticación. Más bien todo lo contrario: es su sencillez la que dota al método de potencia (y popularidad). Menos es más.

De hecho, David Allen ya advierte en las primeras páginas de su libro que es muy posible que ya estemos llevando a cabo de forma similar algunos de los procesos del método de organización Getting Things Done. No son los distintos engranajes del método por separado sino la maquinaria al completo la que hace de GTD un sistema de organización tan efectivo. Y no olvidemos que el objetivo no es otro que lograr trabajar de forma productiva y relajada.

Pensemos en cualquier escenario habitual cuando llegan a nuestro flujo de trabajo «cosas que hacer». Nos encontraríamos en situaciones muy parecidas a las que se describen a continuación.

1. Seguramente, varias a veces al día nos acordamos de algo y lo anotamos. O recibimos un correo electrónico que incluye una tarea. Una vez leído el mensaje, escribimos aquello que se nos pide para que no se nos olvide. En ambos casos acabamos de recopilar información.
2. En otro rincón del día decidimos tomarnos un instante para abrir nuestro bloc de notas o aplicación móvil y consultamos nuestra lista de «cosas que hacer», con el único propósito de revisar uno a uno los elementos de la lista para decidir qué hay que hacer con cada uno: si nos encargamos nosotros, si lo delegamos a alguien, o simplemente si realmente hay que hacer algo con ello. Quizá convenga solo posponerlo. Nos damos cuenta de que es algo mecánico. Acabamos de procesar.
3. Hay momentos que preferimos dedicar a poner un poco de orden al trabajo. Revisando de forma global el conjunto de tareas podemos detectar algunas que son demasiado amplias. Probablemente estemos ante un proyecto. Quizá debamos tener en consideración nuestra agenda de eventos para preparar una planificación. Nos vemos obligados a decidir qué haremos antes o después, o simplemente establecer por dónde empezar y qué priorizar atendiendo a criterios más generales, de alto nivel. Acabamos de organizar.
4. Ante una enorme lista de responsabilidades, seguramente tenemos la buena costumbre de “cerrar el día” haciendo una revisión de tareas y proyectos en el horizonte. Encontramos obligaciones a corto, medio y largo plazo, y necesitamos saber qué hemos hecho y qué nos queda por hacer. O quizá es viernes y estamos inmersos en una revisión a fondo de todas las tareas y proyectos pendientes. Estamos evaluando.
5. Y obviamente, realizamos el trabajo. Organizar es importante, es esencial. Pero el grueso siempre se lo debe llevar la ejecución de las tareas. Estamos haciendo.

1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Evaluar
5. Hacer

Son procesos bastante obvios a los que nos hemos enfrentado alguna vez incluso sin haber oído hablar de GTD. Bien, estos son precisamente los cinco pasos que propone David Allen para administrar el trabajo. Y dedica todo un libro a explicar cada uno de ellos, con sus matices y las conexiones entre ellos.

El capítulo 2 de Getting Things Done se centra en mejorar el control de nuestro trabajo (de nuestra vida) siguiendo estos cinco pasos. David Allen propone hacerlo de forma separada, intentando no mezclar los procesos. Insiste además en la necesidad de fortalecer cada uno de ellos, puesto que un pequeño fallo en uno de los engranajes puede suponer un fallo global de la maquinaria completa. Ser metódico y adquirir buenos hábitos de organización serán esenciales para integrar con éxito GTD en nuestra forma de hacer.

Fotografía «Engranajes» | qimono en Pixabay
Fotografía «Post-it» | Alexandra_Koch en Pixabay