Decálogo para un uso eficaz (y sensato) del correo electrónico

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En teoría el e-mail fue inicialmente concebido como un medio de comunicación asíncrona, en el que quien envía un mensaje de correo electrónico no espera una respuesta instantánea. Si se exige una contestación inmediata o incluso en tiempo real, existen otras soluciones como las llamadas telefónicas o los servicios de mensajería instantánea a través de Internet. Cada herramienta tiene su propósito, pero la realidad es otra.

En la práctica, precisamente por la falta de implantación de nuevas (y efectivas) herramientas informáticas, el correo electrónico sigue siendo el rey y se utiliza como sistema de comunicación de propósito general, con todos los problemas que ello ocasiona. Todavía hay quien lo utiliza erróneamente como herramienta de comunicación síncrona, esperando del receptor una respuesta inmediata a sus mensajes. Esto provoca que muchos caigan en el error de pasar el día frente a la bandeja de correo electrónico, atendiendo a todas horas mensajes que no son en absoluto prioridad y posiblemente pasando por alto otros que sí lo son. En definitiva, haciendo un uso ineficaz de la herramienta.

Sobre el uso correcto, eficaz y sensato del correo electrónico, comparto este decálogo de buenas prácticas.

1. Revisa solo una vez al día

Revisa tu bandeja de correo electrónico solo una vez al día. Como mucho dos, y solamente en caso de extrema necesidad. Sobre todo elimina el terrible hábito de consultar constantemente el correo. Para lograrlo será de gran ayuda deshabilitar en todos tus dispositivos electrónicos (ordenadores, tablet, teléfono móvil, etc.) las notificaciones que avisan de un nuevo mensaje en tu bandeja de correo electrónico. Mucho más efectivo es desinstalar de tu smartphone las apps que permiten acceder a tu e-mail. Con una buena organización, una vez al día debería ser más que suficiente para una gestión completa y eficaz de tu correo electrónico.

2. Pon toda tu atención

Revisa el correo electrónico cuando realmente lo puedas atender con calma y dispongas de un tiempo mínimo para hacerlo de forma productiva. De nada sirve echar un vistazo a nuestra bandeja de e-mails si no tenemos siquiera tiempo para procesarlo, organizarlo y estudiar con detenimiento su contenido. Lo único que conseguiremos será ocupar nuestra cabeza con unas cuantas preocupaciones, sin opción de poder hacer algo para solucionarlo.

Será también el momento para enviar nuestros correos electrónicos, cuyo contenido hemos podido preparar incluso antes de empezar con nuestra revisión del e-mail. En la medida de lo posible, conviene establecer un tiempo máximo para atender el correo electrónico, para leer los mensajes recibidos y redactar los nuestros. En ocasiones atender el correo electrónico supone un porcentaje demasiado alto de nuestro tiempo y es fundamental establecer unos límites.

3. Respeta los horarios

¿Qué horas son las más convenientes para revisar los mensajes que hemos recibido? Lógicamente dependerá del tipo de trabajo que desempeñemos, pero desde luego, si está en nuestra mano elegir, es mucho más productivo hacerlo (aproximadamente) después de las 10 de la mañana y no más tarde de las 17h.

Si revisamos el e-mail a media mañana, al menos ya habremos podido contar con algunas horas de trabajo productivas bien temprano, cuando nuestro nivel de concentración es mucho mayor.. Y si es imprescindible revisar el correo electrónico por la tarde, conviene no hacerlo muy tarde, de modo que podamos disponer de un mínimo tiempo de reacción si apareciera una urgencia entre la avalancha de mensajes. Sobra advertir que revisar el correo electrónico por la noche es la peor de las ideas. Podría presentarse una tarea inesperada que no tendríamos posibilidad de atender y que podría afectar a la calidad del sueño.

4. Escanea en busca de tareas

Si alguien envía un mensaje de correo electrónico, normalmente suele ser para informar o para solicitar algo. Tampoco hay muchas más posibilidades. Con un poco de suerte, la información recibida no requiere más que eso, la mera lectura de la información. Quedamos informados y a seguir. Sin embargo, es bastante más probable que el mensaje recibido contenga algún tipo de solicitud, por cierto, no siempre sencilla de descifrar.

La mayoría de e-mails que circulan en nuestro trabajo requieren de acción por nuestra parte; básicamente nos están pidiendo que hagamos algo. Cuando revisemos uno a uno cada correo electrónico, conviene ponerse en modo «escáner de tareas» intentando identificar «cosas que hacer» para anotarlas a continuación en otro lugar. Una lista de tareas sería lo más adecuado. Utilizar la bandeja de correo electrónico como «lista de tareas» es un error, porque no podremos evitar consultarla constantemente. El objetivo no es otro que «extraer» las tareas que contienen los e-mails que hemos recibido, transformando los mensajes en nuevas acciones que registraremos en otro lugar.

5. Aplica la regla de los 2 minutos

Localizar tareas en los correos electrónicos y registrarlas en otro lugar para planificar su realización tiene sentido cuando se trata de acciones de tamaño medio o grande, por tiempo y/o complejidad. Sin embargo, si un e-mail implica la realización de una tarea de no más de 2 minutos, es más sensato hacerla en ese mismo momento. Al más puro estilo GTD, la regla de los 2 minutos simplemente funciona también para el e-mail. Conviene quitarnos de encima todo aquello que podamos atender durante el proceso de revisión del correo electrónico. Desde responder rápidamente o incluso realiza la tarea que se indica y responder confirmando la realización.

6. Ve al grano

¿Qué solicitas en tu correo electrónico? Sé claro y conciso en tus mensajes. El contenido que escribes debe dejar claro desde un principio, sin largos preámbulos, qué estás comunicando y/o solicitando. El receptor del mensaje debe poder identificar en los primeros segundos cuál es el motivo del e-mail y si hay alguna tarea asociada. Si tu solicitud necesita aclaraciones y justificaciones, hazlas después de concretar el objeto de tu mensaje en no más de una línea de texto.

Además, el asunto del correo electrónico debe ser el mejor resumen del contenido del mensaje y debe dar pistas suficientes sobre las acciones que deberá realizar el receptor del mensaje. Del mismo modo que todos hemos recibido alguna vez un correo electrónico con el asunto “Por favor, confirme su dirección de correo electrónico” (aquí está claro lo que se solicita), los asuntos de los e-mails que escribimos deberían seguir el mismo estilo.

7. Activa tus filtros

No hace falta procesar todo lo que cae en tu bandeja de correo electrónico. No: no tienes que atender todo lo que llega por e-mail. En este punto no hablamos del dichoso SPAM o de los e-mails promocionales, que deberían ser cazados por los filtros automáticos de nuestro gestor de correo electrónico. También es habitual recibir e-mails completamente prescindibles, sin información relevante. Y curiosamente siempre los envían los mismos usuarios. Si leyendo el asunto ya sabes de qué se trata (probablemente nada relevante), no inviertas ni un segundo en abrir el mensaje. Y si realmente era algo importante, quien lo envía debería haber hecho su parte del trabajo correctamente, completando el campo «asunto» del e-mail de forma seria y profesional. Por cierto: la tecla «suprimir» en el teclado puede ser una gran aliada en todos estos casos.

8. Escribe y responde solo si es necesario

Pregúntate: ¿es realmente necesario ese correo electrónico que estás escribiendo? ¿Merece la pena el tiempo de redacción del e-mail para el resultado que vas a obtener? Diez segundos bastan para tomar una sabia decisión. ¿Es realmente el correo electrónico el sistema de comunicación más adecuado para la información o solicitud que vas a enviar? ¿Tiene más sentido un mensaje instantáneo, una llamada o simplemente informar cara a cara a las personas implicadas?

Y pregúntate también: ¿es imprescindible responder ese correo electrónico que acabas de recibir? Alguien puede pensar que esto puede romper las normas básicas de cortesía. Sin embargo, si lo que queremos es mejorar la eficacia en la gestión del correo electrónico, toda información que no aporta nada, sobra. Si alguien envía un mensaje informativo a varios receptores, ya se espera de todos que lo lean y no hace falta responder con un “Ok, gracias.”. De hecho, quien lo envía agradecerá no recibir decenas de respuestas del tipo “Ok”, “Recibido” o “Leído” (salvo que solicite expresamente una confirmación). Precisamente por cortesía, evitemos inundar las bandejas de correo electrónico de otros con respuestas obvias.

9. Vacía tu bandeja todos los días

Mantén tu bandeja de e-mails a raya. Deja en ella solo lo que está pendiente y archiva lo que ya haya sido procesado. O puedes crear una carpeta @Procesando en la que guardar temporalmente los correos electrónicos que actualmente están requiriendo tu atención. Una carpeta @A_la_espera puede ser también interesante para dejar allí los mensajes a la espera de algo.

También al más puro estilo GTD, en este proceso de revisión de nuestro correo electrónico, nuestro objetivo diario debería ser el de terminar la jornada laboral con la bandeja de entrada completamente vacía, habiendo procesado todos y cada uno de los mensajes recibidos, habiendo organizado y archivado correctamente los e-mails que lo requieren o habiendo eliminado aquellos que son innecesarios. «Inbox 0» debe ser la meta.

10. Y recuerda: atender el e-mail no es tu trabajo principal

Es curioso comprobar que si un día no hemos atendido nuestro correo electrónico, sentimos que no hemos hecho nuestro trabajo. Tenemos la sensación de haber «desconectado» de nuestras obligaciones profesionales.

Es cierto que uso del e-mail en muchos trabajos es algo natural. Cuando empezamos un nuevo empleo, es muy posible que el primer día de trabajo nos proporcionen todos los datos de acceso al correo electrónico corporativo de la empresa. Desde el minuto 1 debemos estar ya «conectados a la empresa» para recibir cualquier información en formato digital. Es incluso parte de la imagen corporativa de la empresa. Tradicionalmente el correo electrónico ha sido y sigue siendo el sistema de comunicación por excelencia, tanto interna como externamente. En los últimos años se han ido introduciendo otras formas de comunicación, de carácter más colaborativo, pero el e-mail sigue siendo el rey.

Pero no olvidemos que el correo electrónico es solo un medio de comunicación. Tu trabajo no es enviar y recibir e-mails. Tu cometido principal en la empresa en la que trabajas con toda seguridad es otro, aunque posiblemente implica de forma más o menos intensiva el uso del e-mail. Uno no es mejor profesional por estar más tiempo frente al correo electrónico, atendiéndolo constantemente. Más bien todo lo contrario. Será mejor profesional aquel que haga un uso mas eficiente y eficaz de esta herramienta de comunicación.

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