Define espacios digitales de trabajo: cada uno lo suyo y cada cosa en su lugar

Tiempo de lectura: 3 minutos

Todos los sistemas operativos (Windows, macOS, Linux, etc.) permiten crear diferentes cuentas de usuario en el sistema, por ejemplo, cada una con el nombre de un miembro de la familia. En las empresas, se suele utilizar una gestión de usuarios centralizada, algo más sofisticada. En nuestro ordenador personal, el que utilizamos habitualmente para tareas personales e inevitablemente para otras gestiones profesionales, la idea de definir varios espacios digitales de trabajo mediante usuarios, y por tanto separarlos, solo presenta ventajas. Si cada usuario puede organizar sus propios datos en su propio espacio (o espacios, como veremos), este puede ser un buen punto de partida para ser más efectivo en las tareas. Sin embargo, tengo la sensación de que esta característica no se utiliza lo suficiente.

Sorprende ver cómo algunas personas utilizan un mismo usuario del sistema para todo. No solo mezclan programas y datos personales con los laborales, sino que además comparten el mismo espacio con otras personas. Una situación habitual en muchos hogares es la de compartir un ordenador que ni siquiera solicita un usuario y una contraseña. Esto es una bomba de relojería porque solo es cuestión de tiempo que algo deje de funcionar o que empecemos a echar de menos algún archivo importante. Y encontrar al responsable del desastre no es tarea fácil.

Si una persona utiliza una única cuenta de usuario para compartir en el mismo espacio recursos personales y de trabajo (algo que sigue sin ser muy recomendable), al menos puede tener cierto control sobre lo que hace, siempre que no permita el acceso a nadie más. Siendo responsable y especialmente prudente, podrá mantener cierto nivel de organización en los datos y programas. El problema aparece cuando otras personas pueden acceder (porque así se permite) al mismo espacio de trabajo: carpetas de documentos, escritorio, programas, configuración del sistema, etc. En este momento, los datos ya están en peligro y están a un clic de ser eliminados (supongamos que) accidentalmente.

También conviene tener en cuenta que el riesgo no solo está en la pérdida de cierta información, sino a veces ya en el hecho de que alguien pueda acceder a los datos. Definir un usuario personal garantiza no solo un poco más de seguridad ante una eliminación fortuita, sino que también proporciona cierto nivel de privacidad, sobre todo si almacenamos datos que por la ley de protección de datos deben estar siempre a salvo. La opción de crear distintos usuarios está disponible en todos los sistemas operativos, así que no hay excusa que valga.

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Podríamos definir al menos dos niveles de configuración, según definamos las cuentas de usuario en el sistema:

• Nivel básico: una persona, una cuenta de usuario. Una gestión básica de usuarios en nuestro ordenador debería garantizar que cada persona dispone de una cuenta de usuario. Es decir, si en casa compartimos un ordenador, cada miembros de la familia debería tener su propio usuario en el equipo. Es el mínimo exigible: “cada uno lo suyo”.
• Nivel avanzado: una persona, varias cuentas de usuarios. Esta sería la configuración recomendable, la que se adapta mejor a las necesidades de seguridad y privacidad de la información. Una persona que necesite separar tareas personales y profesionales debería disponer de dos cuentas, una para cada ámbito de responsabilidad.

También es conveniente disponer de una cuenta de invitado, sin ningún tipo de permisos de administrador, para permitir el acceso puntual de alguien externo que necesite utilizar solo un instante nuestro ordenador. Siempre hay que evitar hacerlo con alguna de nuestra cuentas personales o de trabajo. En solo un instante pueden suceder muchas cosas, algunas catastróficas. Más vale prevenir que lamentar.

Además, definir distintos usuarios nos permite aprovechar las ventajas de la sincronización de datos en la nube. Si diferenciamos las cuentas de usuario, será mucho más sencillo utilizar un sistema en nuestra cuenta personal, por ejemplo Dropbox o iCloud, y otro en nuestra cuenta profesional, por ejemplo OneDrive. Los datos se sincronizarán en sus respectivas plataformas y esto simplificará también el proceso de copia de seguridad, que conviene tener también presente. Deberíamos tener al menos 3 copias de nuestros datos:

1. Una copia en nuestro ordenador, el que utilizamos habitualmente para tratar los datos. Es la copia principal de los datos, es decir, la original.
2. Una copia en la nube, que puede estar automáticamente sincronizada con los datos de nuestro ordenador principal.
3. Una copia externa, en un disco duro externo que podamos guardar en otra ubicación. También hay sistemas para automatizar esta tercera copia externa.

Si siempre intentamos hacer todo lo posible por separar (y asegurar) físicamente áreas de responsabilidad (empresa/casa) y lo trasladamos también a nuestros sistemas de organización, por ejemplo mediante listas de tareas diferenciadas, ¿por qué no hacerlo también con nuestros espacios y datos digitales?

Imágenes | Login | Usuario | Sincronización