Divide (tu tiempo) y vencerás

Tiempo de lectura: 6 minutos

No siempre es sencillo planificar toda una jornada un trabajo, sobre todo si en el día se presentan momentos en los que no podemos avanzar nuestras tareas. Suelen venir en forma de reuniones o interrupciones inesperadas. En estos casos, si hemos sido organizados y contamos con una lista de tareas, entonces jugamos con un poco de ventaja: al menos sabemos qué tenemos que hacer. Si por el contrario esta lista ni existe, difícil será decidir por dónde empezar, y quizá elijamos una primera tarea por intuición. Y seguramente cuando hayamos empezado, recordaremos la tarea a la que realmente deberíamos estar dedicando nuestro tiempo. Y de esto último, apuesto que no le sobra a nadie.

Concreta qué vas a hacer: la lista de tareas

Los métodos que propongo y también las aplicaciones que sugiero, tienen sentido solamente si disponemos de una lista muy concreta de tareas. De otro modo, estaremos dando palos de ciego, avanzando trabajo que seguramente no es ni el más importante ni el más urgente, porque inconscientemente estaremos eligiendo las tareas que más nos apetece abordar; las más fáciles, las más entretenidas o las más mecánicas. Con un grupo de tareas por escrito y bien definidas, podemos tomar buenas decisiones y organizar una buena sesión de trabajo, incluso cuando la motivación por terminar algunas de ellas es nula. Una técnica que puede funcionar es la de trabajar por bloques de tiempo, y hay varias programas y aplicaciones móviles que pueden echarnos una mano para integrar estos métodos en nuestro modo de trabajar. La división del trabajo en bloques de tiempo es un método que podemos llevar a cabo a distintos niveles.

Trocea tus acciones: 1 tarea = varios bloques

En este primer nivel de organización, cada bloque es un fragmento, una acción concreta de una tarea. En ocasiones nos enfrentamos a una tarea que requiere varias horas de dedicación. Lo habitual es sentarse y empezar, sin prestar atención el reloj. Siempre cuesta arrancar, pero es posible también que pasados unos minutos, estemos tan inmersos en el trabajo que perdamos la noción del tiempo y nos demos cuenta que llevamos un par de horas, aunque sin haber exprimido bien los minutos. Y es que más tiempo no significa siempre mayor calidad del trabajo. También hay que aprender a parar.

Las interrupciones no siempre son negativas, sobre todo si somos nosotros quienes las planificamos. No solo las personas necesitan descanso; a veces las propias tareas necesitan reposo y conviene dejar de atenderlas durante un tiempo. Tomando distancia con el problema que estamos resolviendo o el texto que estamos redactando, conseguimos volver a la tarea con más energía y claridad de ideas. Y esto tiene un nombre: pausas.Un método bastante conocido —al menos dentro del mundo de la productividad personal— es la técnica Pomodoro, desarrollada a finales de los años 80. Consiste básicamente en dividir el tiempo dedicado una tarea en intervalos de 25 minutos (cada uno de ellos recibe el nombre de «pomodoro»), separados por pausas. El método se basa en la idea de que «las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental». Y añadiría que establecer un tiempo máximo para hacer cada una de las partes de una tarea, puede ayudar en cierta manera a incrementar la motivación por finalizar el trabajo.

En ocasiones decidimos no empezar con una tarea, bien por pereza o bien porque consideramos que, con el tiempo disponible, no conseguiremos terminara de una sentada. Excusas. Nada impide dividir una tarea en varias partes, e intentar terminar cada una de ellas. Al menos tendremos la sensación de avanzar trabajo. Una de las objetivos de la técnica Pomodoro es precisamente disparar la motivación en un momento dado para arrancar con una tarea rutinaria, poco interesante y que llevamos posponiendo desde hace días. Si no conseguimos finalizar la tarea, podemos retomarla en otro momento asignando un nuevo «pomodoro», seguro que más descansados y con ideas más frescas.

Las tiendas de aplicaciones móviles están plagadas de soluciones para aplicar el método «Pomodoro» con nuestro smartphone. Basta con buscar «pomodoro timer» para encontrar aplicaciones de todas las formas y colores, con más y menos funciones, gratuitas y de pago. Aunque también existen programas de escritorio, para instalar en nuestro ordenador personal, la solución móvil parece más práctica, ya que podemos llevar nuestro smartphone a cualquier lugar e iniciar nuestro «temporizador» particular en cualquier momento.

Flat Tomato (para iOS) es la última de las aplicaciones que utilizo para «trocear» mis tareas y trabajar por partes. También existen alternativas interesantes para Android.

Define una secuencia de actividades: 1 tarea = 1 bloque

En otro nivel de organización podemos considerar cada bloque como una tarea. La idea es adaptar el método de los bloques de tiempo cuando nos enfrentamos a varias tareas durante una sesión de trabajo continuada. Se trata de establecer una secuencia de actividades, donde cada actividad es una tarea concreta. Y hacer pausas cada cierto tiempo no es el único beneficio que obtenemos de poner en práctica este sistema. Lo más interesante es que previamente nos vemos obligados a elegir cuáles son las tareas más importantes o urgentes con las que debemos trabajar. Al elaborar esa lista, estamos respondiendo a la pregunta: «¿Qué tengo que hacer hoy?»

Mientras asignamos cada tarea a un bloque, también podemos aprovechar para marcar límites y establecer un tiempo máximo de dedicación a cada una de ellas. Con esta organización, indirectamente estamos estimando el tiempo total que invertiremos en la sesión de trabajo. Además, en algún caso descubriremos que el tiempo total necesario para realizar todo el trabajo supera el tiempo que realmente tenemos disponible. Podremos entonces «jugar» a reorganizar las tareas, planificando de forma eficaz nuestras obligaciones y evitando la terrible sensación de no poder terminar aquello que nos habíamos propuesto.

Una de las mejores aplicaciones que conozco es 30/30 (para iOS). Destaca por su diseño, funcionalidad y facilidad de uso. Con ella podemos definir distintos bloques, uno por tarea, y asignar un tiempo estimado de realización. Una de las características más interesantes es poder comprobar la hora de finalización de cada bloque y por tanto, de la serie completa de tareas. Al poder organizar las tareas secuencialmente una detrás de otra, podremos asegurar que terminaremos a tiempo todas las tareas de la sesión de trabajo. Al ser una aplicación basada en gestos, organizar el trabajo se convierte en un juego, asignando etiquetas y colores a cada uno de los bloques, o añadiendo y restando tiempo a cada uno de ellos en cualquier momento.

Agrupa los bloques por tipo: 1 día = 1 grupo de tareas

Finalmente, en un nivel superior de organización, podemos agrupar los bloques por tipo, de modo que cada grupo de tareas se asigna a un día concreto de la semana. Hay quien prefiere dedicar cada día a un tipo de tarea. Dependiendo del trabajo, este método puede resultar más o menos fácil de aplicar. Requiere en cualquier caso de mucha organización, disciplina y, sobre todo, planificación. Es cierto que algunas personas consiguen pasar de una tarea a otra con facilidad. A otras, sin embargo, les desconcentra cambiar de contexto a cada momento. Hay quien prefiere elegir una día para un tipo de actividad. Y es que hay días de la semana, que por el número de horas libres o por otras actividades que realizamos, son más adecuados para determinadas tareas. Por ejemplo, un profesor podría organizar su semana de este modo: los lunes para papeleos, los martes para preparar clases, los miércoles para corregir, los jueves para reuniones, etc. Sabemos que la realidad de cada semana se presenta mucho más complicada, pero el método no es imposible de aplicar.

El sistema en teoría se presenta interesante y diferente, pero salta a la vista la necesidad de una buena planificación, y especialmente de cierta anticipación para organizar todas las tareas. Un punto importante es precisamente no saltarse las reglas: si hay que dedicar una tarde a preparar una presentación o escribir un artículo en un blog, es eso y solo eso lo que escribiremos en nuestra agenda. Solo si terminamos antes de lo previsto, podemos iniciar otro tipo de tareas. Esta técnica realmente no es nada nuevo. En todos los hogares, con las tareas domésticas, el método de «cada día una tarea» sigue siendo muy habitual y efectivo.

Divide y vencerás

Fotografías:
«August 31st» de Alan Fitch
«Lego Pieces» de Ann Lusch en Flickr
«Systems Plugins» de Daniel Kulinski
«Block Buddies – JLA – Justice League» de Simon Liu