Gestión de tareas: ¿integral o por ámbitos? Mi experiencia con Microsoft To Do

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Qué me perdone David Allen, pero ahora utilizo dos herramientas diferentes para administrador mis tareas y proyectos. Hace algunos meses decidí empezar a utilizar Microsoft ToDo para organizar exclusivamente las tareas de trabajo. Sin embargo, no he abandonado la aplicación Things, donde sigo poniendo en orden las tareas y proyectos personales. Y tengo mis motivos.

¿Gestión integral o por ámbitos?

A veces hay que experimentar nuevas formas de organizarse y eso he hecho, con resultado positivo, por cierto. Quizá ya no puedo afirmar que utilizo de forma estricta la metodología GTD de Allen, porque seguramente emplear ahora dos herramientas para organizar mis tareas incumple alguno de los principios de una gestión integral de las tareas. Sinceramente, qué más da.

Reconozco las bondades del método GTD y tratar todos los proyectos (no importa si de ámbito personal o laboral) en el mismo lugar y empleando la misma herramienta, tiene claros beneficios. Así lo he hecho durante mucho tiempo y doy fe de ello. Sin embargo, a veces hay que poner en la balanza los pros y contras de saltarse algunas reglas para ser más flexible. En esta ocasión, el balance ha sido claramente positivo en favor de separar tareas personales de las del trabajo. Hacerlo, de hecho, ha tenido las consecuencias que ya pude intuir.

Los inconvenientes, ya los adelantaba: no llevar a cabo una gestión integral de las tareas afecta negativamente en la efectividad. Al no tener una visión de conjunto de todos los elementos de nuestra organización, el sistema ya no es óptimo en muchos aspectos y, probablemente, en algún momento no estamos seleccionando la tarea más adecuada.

Por ejemplo, si filtramos las tareas del ámbito laboral por contexto (cosas que se hacer en un momento o lugar determinado), quizá dejamos tareas personales que podríamos hacer también en ese contexto. Y viceversa. Pero, ¿no deberíamos estar trabajando solo en nuestro horario laboral y no deberíamos estar pendientes de los asuntos personales y familiares fuera del horario de trabajo?

Mi conclusión es clara: merece la pena separar tareas personal y profesionales aunque sea en detrimento de una gestión menos integral.

Las ventajas de separar lo personal de lo profesional

Personalmente, valoro mucho la desconexión y mantener dos sistemas de organización por separado, uno para el trabajo y otro para temas personales, facilita mucho que nada laboral interfiera en lo personal, y también en el otro sentido. Todo dependerá de las necesidades de organización de cada uno, pero en mi caso particular he podido experimentar varios beneficios:

• Todas las tareas relacionadas con el trabajo solo están en Microsoft ToDo. Cuando salgo de este sistema nunca tendré delante tareas de tipo laboral y eso contribuye a la desconexión cuando termino la jornada.
• Además, la herramienta que utilizo en el trabajo, Microsoft ToDo, por las características y funciones con las que cuenta, me permite organizar mejor el tipo de tareas que debo organizar en mi trabajo de docente.
• Microsoft ToDo se entiende muy bien con Microsoft Planner y son todo ventajas para colaborar en equipos de trabajo dentro de un equipo de Teams. Por ejemplo, con Planner se pueden definir tareas y asignarlas a otros miembros del equipo, que verán automáticamente las tareas en su ToDo personal.
• ToDo se integra perfectamente con el resto de aplicaciones del entorno de Microsoft que utilizo a diario. Por tanto, tiene sentido utilizar una herramienta del propio entorno Microsoft 365, por garantía de compatibilidad.
• Microsoft ToDo es multiplataforma y está disponible para Windows y para Mac en su versión de escritorio, y también para iOS y Android y su alternativa móvil. Por su diseño y funciones, creo que es muy conveniente para el entorno laboral. No importa qué dispositivos y sistemas operativos haya disponibles en el trabajo; ToDo siempre estará disponible, incluso vía web.
• Y por su diseño y funcionalidad, la aplicación Things es ideal para gestionar las tareas y proyectos del ámbito personal y familiar. Es una herramienta espectacular a nivel de diseño, muy cuidada en cada una de sus opciones y su uso es muy intuitivo. Está disponible solo para los sistemas operativos de Apple. Y este es, personalmente, el inconveniente de emplear Things en el entorno laboral, donde utilizamos sistemas operativos Windows. Para los usuarios de Windows o Android, recomiendo echar un vistazo a Todoist como alternativa a Things.
• Además, al introducir una segunda herramienta para organizar las tareas del trabajo, puedo administrar las notificaciones y recordatorios de Microsoft ToDo de forma independiente y restringirlas a un horario determinado.

Dos herramientas, dos revisiones diarias

Una modificación en el sistema de organización implica también algún cambio en las rutinas:

• Efectivamente, hago una revisión diaria de tareas y proyectos de trabajo con Microsoft ToDo. Y con ella, cierro la jornada laboral. A partir de ese momento, dejo de ver tareas que me recuerdan trabajo pendiente, lo que permite desconectar hasta el día siguiente.
• Más tarde, debo hacer una revisión diaria de tareas y proyectos personales con Things (sigo fiel a esta fantástica herramienta). Y durante este momento de organización, sé que ninguna tarea del trabajo se colará para distraerme.
• En ambas revisiones intento seguir fiel a GTD (si es que ahora puedo afirmar algo así).
• A primera vista, dedicar dos momentos para la revisión de tareas puede parecer poco productivo, pero una de las ventajas que tiene es que el segundo momento dedicado a proyectos personales no pierde ningún día su protagonismo y no queda eclipsado por «urgencias» de trabajo. Es más probable que atienda algo personal con la importancia que merece si no hay alrededor otras distracciones de trabajo.

Todos los inconvenientes que pueda suponer utilizar dos herramientas y separar la administración de tareas en dos lugares distintos, queda claramente compensada por la atención y concentración que logramos poner en cada ámbito, laboral y personal, cuando llega el momento de organizar y dedicamos a cada área un momento distinto. Pero, sobre todo, merece la pena por la desconexión que experimentamos y que tanto cuesta en estos tiempos de distracciones.

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