Las reglas de los 0, 2, 5 y 25 minutos

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En ocasiones relacionamos los métodos de organización personal con la idea de planificar, definir objetivos y otras cuestiones que tienen que ver con «preparar el terreno», de anticiparnos a las tareas para trabajar luego de la forma más efectiva. Seguramente nos cueste reconocerlo, pero todos sabemos que en muchas ocasiones nos enredamos en cuestiones de organización simplemente porque no nos apetece ponernos manos a la obra. Una forma de procrastinación como cualquier otra.

Planificar es fundamental, es cierto, pero realizar las tareas de forma efectiva también lo es. Nuestra función en cualquier ámbito de responsabilidad no es solo organizar las tareas pendientes, sino empezarlas y terminarlas. Existen pequeños (pero efectivos) trucos para mejorar nuestra productividad en esta fase de «hacer las cosas».

La regla de los 0 minutos: elimina o delega

Personalmente, creo que es la regla más fácil de entender, pero a la vez la más difícil de aplicar. En pocas palabras, se trata de no hacer, por lo que no debería entrañar demasiada dificultad ponerla en práctica. Fundamentalmente hay dos formas de no hacer algo: delegar o eliminar la tarea. Me gusta pensar en ella como la regla de los 0 minutos:

1. Eliminar la tarea. La primera opción pasa por tomar la firme decisión de no hacer la tarea y eliminarla de nuestro sistema de organización. Se trata de eliminar una tarea que ya estaba en nuestra lista y que decidimos, por el motivo que sea (prioridades, cambio de planes, etc.) que ya no es necesario realizarla. De hecho, podemos mejorar la técnica si decidimos no hacer algo incluso antes de que llegue a nuestra lista de tareas.
2. Delegar la tarea. La segunda opción es delegar la responsabilidad de hacer la tarea. Sin embargo, ya sabemos que delegar un trabajo implica también cierta labor de seguimiento por nuestra parte, y por tanto también de responsabilidad. El objetivo de delegar es que no tengamos que hacer el grueso de la tarea. Lógicamente, si hacemos más del 75% de la tarea, no estamos delegando realmente. Lo ideal es minimizar nuestra parte del porcentaje a meras acciones de supervisión.

Probablemente, la regla de ls 0 minutos es una de las técnicas más efectivas para mejorar nuestra productividad. ¿Qué hay más efectivo que eliminar un compromiso o asignarlo a otra persona? Por supuesto, debemos intentar aplicar esta regla siempre que sea posible.

 

La regla de los 2 minutos: hazlo ahora

La regla de los 2 minutos es bien conocida por todos los que ponemos en práctica el método de organización personal GTD de David Allen, Getting Things Done.

En esencia, la idea de esta regla es hacer una tarea tan pronto como sea posible, siempre que la podamos terminar en menos de 2 minutos. Todos los días llegan nuevas «cosas que hacer» a nuestra bandeja de entrada (correo electrónico, bandeja física, lista de tareas en nuestra aplicación de organización personal, etc.) y allí conviven durante un tiempo cosas que requieren cierto tratamiento (y tiempo) con otras cuestiones que podemos resolver al instante.

Si seguimos algún método de organización, por ejemplo GTD, sabemos que en algún momento cada tarea pasa por otras fases de definición u organización. Sin embargo, está demostrado que si una tarea se puede realizar en menos de 2 minutos, es mejor simplificar nuestro sistema y simplemente hacerla.

Los beneficios de aplicar esta regla son inmediatos. Por un lado reducimos la(s) bandeja(s) de entrada a las que llegan tareas a diario. Por otro lado, progresamos en nuestro trabajo terminando pequeñas tareas que no nos dejan avanzar en otras más grandes. Una pequeña piedra apenas impide que pueda rodar una más grande, pero pensemos en decenas de pequeñas piedras obstaculizando el camino. Aplicar la regla de los 2 minutos nos permite despejar el camino.

David Allen explica la regla de los 2 minutos… en dos minutos.

La regla de los 5 minutos: vence la procrastinación

Esta sencilla regla resuelve el problema de empezar, porque nadie dijo que comenzar fuera sencillo. De hecho, iniciar una tarea pueda resultar desafiante, sobre todo si el trabajo que tenemos por delante es complejo o requiere mucho tiempo; o ambas cosas. El simple hecho de pensar en ello nos paraliza. Y sustituimos la tarea por otra más agradable, más fácil, más cómoda. Y no empezamos las tareas importantes. En definitiva: procrastinamos. La regla de los 5 minutos es una forma muy efectiva de vencer el problema de la procrastinación. En realidad, nos asusta la idea de tener que ponernos a trabajar, no el hecho de hacerlo.

La procrastinación nos impide empezar. El perfeccionismo nos impide terminar.

La idea fundamental de esta regla no es otra que comprometernos a trabajar 5 minutos en una tarea. Luego tendremos la libertad de hacer cualquier otra cosa; incluso nada, si así lo deseamos. No parece un mal plan. Conviene advertir, eso sí, que si empezamos con un proyecto, será recomendable seleccionar tareas que se puedan realizar en 5 minutos y no una acción que sabemos de antemano que nos va a llevar mucho tiempo. Si elegimos una «tarea grande» sentiremos frustración si luego la dejamos a medias.

La clave productiva de esta regla reside en que normalmente no dedicaremos solo 5 minutos. Aplicar la regla simplemente habrá servido para encender la mecha. El resto, os lo aseguro, vendrá solo.

Recomiendo ver el vídeo de Matt D’Avella sobre la regla de los 5 minutos. Matt es un youtuber americano conocido por su documental de Netflix sobre minimalismo. En su canal de YouTube trata precisamente este tema

La regla de los 25 minutos: trabaja concentrado

La regla de los 25 minutos es muy práctica para vencer la procrastinación, pero sobre todo para trabajar de forma concentrada. Es un recurso muy efectivo para trabajar de forma activa en las tareas.

La regla de los 25 minutos también es una técnica de compromiso. Cuando la ponemos en práctica nos obligamos a trabajar en una tarea determinada solo durante 25 minutos. Y para progresar en nuestro trabajo, lo ideal es encadenar varios momentos de concentración de 25 minutos con otros de descanso. Esta forma de organizar las sesiones de trabajo se conoce como el método Pomodoro.

En concreto, la técnica Pomodoro se basa en la utilización de un temporizador para dividir el tiempo en intervalos llamados pomodoros, de 25 minutos cada uno. A cada pomodoro le sigue un descanso de 5 minutos. Y cada cuatro pomodoros, podemos realizar una pausa más larga, puesto que hemos trabajado durante 1 hora y 40 minutos (100 minutos = 4 x 25 minutos).

Son varios los beneficios de aplicar está técnica:

1. Nos obliga a hacer descansos
2. Nos invita a arrancar con el trabajo de una vez
3. Facilita la división de las tareas en bloques
4. Puede servir para fijar un límite de tiempo
5. Previene la multitarea
6. Nos hace sentir un poco mejor en días improductivos
7. Los descansos nos obligan a alejarnos del «problema» por un instante (y volver con la solución)
8. Y sobre todo, fomenta la concentración

Elimina, delega, simplifica, empieza y concéntrate.

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