El lenguaje GTD: primeras palabras clave (GTD #4)

Tiempo de lectura: 5 minutos

En el primer capítulo de Getting Things Done^®, David Allen va introduciendo algunos conceptos y palabras clave que más adelante, en capítulos posteriores, se desarrollan en profundidad, con todo el nivel de detalle que requieren y merecen.

Para quienes estamos haciendo una nueva lectura completa del libro, resulta especialmente interesante encontrarse con estos conceptos en una primera etapa en la que simplemente aparecen para ser presentados. En las primeras páginas ya se dan muchas claves, no solo de la esencia de GTD^® sino también de la denominación particular de cada componente en este método de organización personal.

Es fundamental comprender bien el significado de los términos específicos que aparecen de forma recurrente en el texto. Finalizado el apartado del libro dedicado a la administración eficaz de compromisos, David Allen ya ha desvelado muchas de las claves del sistema, utilizando palabras concretas, algunas comunes, pero que en el contexto de GTD adquieren un matiz diferente. Y no son pocas: «mente como el agua», compromisos, frentes abiertos, «cosas», recopilación, proyecto, resultado, acción, transformación, decisión, recordatorio, control, relajación, concentración, etc.

David Allen presenta estas ideas en el primer capítulo, insistentemente una y otra vez en distintos párrafos, supongo que con la intención de reforzar su significado. Me propongo sintetizar algunos de estos conceptos, sin profundizar demasiado en ellos, y tratando de dar una primera definición de cada uno. Veremos que muchos están relacionados y parecen referirse a la misma idea, pero hay pequeños matices que justifican el uso de diferentes palabras.

Mente como el agua

La «mente como el agua» es el estado de productividad que nos permite estar concentrados en lo que estamos haciendo, conscientes de que estamos progresando y sabiendo que el resto de tareas están bajo control. El tiempo pasa volando cuando trabajamos de este modo.

Se utiliza el símil de la «mente como el agua» para describir la reacción proporcionada y apropiada ante un problema, ni por exceso ni por defecto. Cuando lanzamos una piedra en aguas tranquilas, el agua responde en su justa medida y vuelve a la calma. Tener en mente una tarea o un proyecto en el que no podemos avanzar, es perder el tiempo. Esta es la filosofía.

Compromisos: frentes abiertos

Los compromisos son esos frentes abiertos de los que somos responsables, directa o indirectamente, en parte o en su totalidad. Son temas incompletos cuya realización está en nuestra mano y que, por tanto, hay que detectar y administrar correctamente.

Es fundamental aprender a gestionar eficazmente los compromisos, fuente habitual de estrés de mucha gente. Si existen esos frentes abiertos, es porque hay temas incompletos que están continuamente demandando nuestra atención. Y en GTD^®, un compromiso puede ser desde comprar un lápiz a diseñar un plan estratégico. En ambos casos, el estado actual de dichas tareas o proyectos no es el que debería, y por tanto sigue en nuestra cabeza pidiendo atención porque, de algún modo, nos hemos comprometido con ellos.

«Cosas»

«Cosas» es todo aquello que ocupa espacio en nuestra mente, porque no están en el lugar correcto o no tienen la forma adecuada. Tenemos la sensación de que no están como deberían estar. Son elementos en bruto, que no han sido procesados ni transformados, y por tanto, si están relacionados con algo que debamos hacer, desde luego desconocemos todavía el resultado concreto y mucho menos el primer paso que debemos dar para realizar el trabajo que esa «cosa» intenta representar.

El concepto de «cosa» guarda una estrecha relación con los compromisos, con los frentes abiertos, con los «incompletos». Pero aquí David Allen utiliza la palabra «cosa», entiendo que con la intención de especificar que es algo que perfectamente podría ocupar un lugar en una lista de «cosas que hacer», pasando como una tarea más, cuando realmente se trata de un elemento no definido y que necesita ser concretado para que sea un «trabajo real» que pueda realizarse. Para poder controlar esas «cosas» será necesario iniciar un proceso de transformación pensando en resultados y acciones concretas.

Recopilación

La recopilación es el proceso mediante el cual conseguimos que cualquier «cosa» por hacer quede registrada en un sistema seguro y que podemos garantizar que «no lo olvidará», como pudiera ocurrir si confiáramos esas «cosas» solo a nuestra memoria. Los «recipientes de recopilación» se revisan regularmente; es parte del proceso general en GTD^®.

Si tenemos algo en la cabeza, nuestra mente no está despejada. Cualquier cosa inacabada o por hacer debe ser capturada en un sistema confiable. En varias páginas de Getting Things Done^® dedicadas al concepto de recopilación, David Allen describe el proceso con todo nivel de detalle y con ejemplos. De momento, basta con comprender que existe una fase del sistema que recopila esas «cosas» que posteriormente serán transformadas.

Proyecto, resultado y acción

A diario aparecen nuevos proyectos cuyo éxito dependerá de la realización de varias acciones por nuestra parte. Para evitar enfrentarnos a algo abstracto, será necesario concretar al menos un par de cosas. Primero el resultado, para lo cual plantearemos cuál es el problema o situación que estamos resolviendo. En segundo lugar, concretaremos el primer paso que debemos dar para progresar en el proyecto.

En el trabajo del saber, en el que muchas veces lo que hay que hacer no está tan claro, las tareas se han de determinar, se han de concretar. En nuestro flujo de trabajo entrarán constantemente «cosas» y será necesario aclarar bien su significado. Es decir: definir qué debemos hacer con ellas.

Transformación, decisión y recordatorio

La transformación es un proceso de «aclarar el significado» de todas las cosas que entran en nuestro flujo de trabajo. Con ello logramos que nuestra cabeza deje de pensar en ellas. Sabemos que hay que aclarar el resultado de las cosas, decidir el primer paso, la primera acción, pero también deberemos establecer recordatorios. En este proceso de transformación el trabajo de decidir antes de hacer juega un papel fundamental.

De nuevo, en el trabajo del conocimiento, es necesario definir y concretar el significado de todo aquello que llega a nuestras «manos». Si el significado de las «cosas» ya estuviera aclarado, solo quedaría el mero trabajo físico de hacerlas. Sin embargo, lo habitual será pasar por un proceso de transformación. Habrá que decidir qué hay que hacer (si realmente es necesario) para progresar.

Comenta David Allen que en ocasiones nos empeñamos en gestionar una y otra vez nuestras de listas de cosas que hacer, reordenando o estableciendo prioridades, cuando el problema de base está en otro sitio, y es que la lista que intentamos optimizar, en su definición, es incorrecta. Este proceso de transformación no es otra cosa que (y valga la repetición) el trabajo de pensar en el trabajo antes de ponernos a trabajar

Lógicamente, cuando ya hayamos tomado decisiones sobre las «cosas», será necesario establecer un sistema de recordatorios que también revisaremos periódicamente. Ya sabemos que no siempre podemos confiar en nuestra memoria. Cuando nos acordamos de algo, normalmente ya es demasiado tarde, ¿verdad?

Control, relajación y concentración

Y no olvidemos el propósito fundamental de GTD^®. Una sensación de control sobre las tareas pendientes, una capacidad de concentración en lo que estamos haciendo y un estado generalizado de relajación, serán los beneficios directos de GTD^® si logramos que este método sea un modo de vida y de trabajo. Estas palabras se refieren solo a las sensaciones que experimentaremos, pero, ¿no es eso lo que andábamos buscando?

Fotografía Scrabble #1 | Wokandapix en Pixabay
Fotografía Scrabble #2 | Wokandapix en Pixabay
Fotografía MindMap | TeroVesalainen en Pixabay