Menos es más: la productividad bien entendida

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Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…)

3. Menos televisión y más libros.

Entendiendo «TV» como contenido audiovisual de dudosa calidad y «libros» como obras escritas de un mínimo nivel aceptable, claro está. No importa si hablamos de canales de TV generalistas o de contenidos bajo demanda a través de Internet. Tampoco importa el formato de los textos que leemos; papel, e-book, blogs, etc. Basta con atender a criterios de calidad en ambos casos. O al menos abandonar la queja (o excusa) continua sobre el tiempo de lectura que nos roba el tiempo de TV. Sorprende ver el esfuerzo que se invierte en «gestionar el tiempo» en determinadas parcelas de nuestra vida, habitualmente la profesional, para luego derrochar las horas en otras. La solución empieza por equilibrar mejor las actividades si es que realmente existe ese interés en leer más. Quitar de aquí para poner allí. O simplemente quitar. Menos es más.

4. Menos cantidad y más calidad.

Válido en cualquier ámbito de nuestras vidas; pero en cuestiones de organización personal es de obligado cumplimiento. El concepto es bien sencillo: más vale hacer menos tareas y hacerlas bien. Así logramos la calidad deseada en lo que hacemos y además dejamos al margen tareas que probablemente no debíamos (o no era necesario) hacer. Escribí al menos en par de artículos que desarrollan precisamente esta última idea: «Importante» no es «esencial»: el valor del lenguaje en la toma de decisiones» y «Tareas propias, ajenas e intrusas: la importancia de decir(te) NO». Ambos posts se centran en la importancia de la calidad frente a la cantidad (de tareas). Dedico algunos párrafos a la gestión de prioridades y presento algunas claves para diferenciar aquello que es urgente o importante de lo que no lo es. A veces es incluso más importante decidir lo que no vas a hacer. Menos es más.

5. Menos reuniones y más organización.

No recuerdo ahora dónde leí que la mejor reunión es la que no existe. Y no puedo estar más de acuerdo. Una reunión, presencial o virtual, se debe preparar a conciencia. La improvisación esta abocada al fracaso en estos casos. Ya que se convoca a un grupo de personas para que se reúnan durante un tiempo considerable (que resulta muy caro, por cierto), conviene que el encuentro se desarrolle de la forma más productiva posible. ¿Hay un guión? ¿Se sabe quién va a intervenir? ¿Quién modera? Si la reunión es evitable, no se convoca. Calentar la silla no nos hace ser mejores profesionales. Si podemos reemplazarla por una comunicación eficaz por e-mail, con una reorganización del trabajo o delegando tareas a los miembros, optemos por estas alternativas. Menos es más.

6. Menos intención y más reflexión.

Que no nos engañen: querer no es poder. Hay cosas que nunca lograremos. «Persigue tus sueños», dicen algunos. «Si lo puedes soñar, lo puedes hacer» es lo que prometen otros. Menos declaraciones de intenciones y más reflexión profunda sobre lo que podemos lograr y lo que no, según nuestros recursos, formación y talento. Más responsabilidad es lo que hace falta. En estos tiempos del «postureo» y de referentes no siempre acertados, unas dosis de realismo y pies en la tierra no vienen mal a nadie. Y en el ámbito de la organización personal, también hay que tomarse muy en serio la planificación de proyectos para tomar las decisiones correctas. Muchas veces la decisión puede ser precisamente no iniciar un proyecto o tener que abandonarlo. ¿Cuántas declaraciones de intenciones se quedan en eso, en meras intenciones? El que mucho abarca, poco aprieta. También en estos casos menos es más.

Fotografía «libreta en blanco» | mohamed_hassan en Pixabay
Fotografía «bicicleta» | ranjithsiji en Pixabay