Optimiza y vencerás

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«Divide y vencerás» es la máxima latina que se atribuye a Julio César. Y fue la estrategia sobre la cual se forjaría el Imperio romano. Casi nada. Divide et impera, que decían en aquella época.

Divide y optimiza

En este blog he hecho referencia a la frase en más de una ocasión, para describir un modo muy particular de dar solución a algunos problemas. También la organización personal presenta problemas que son fácilmente resolubles aplicando esta técnica, tan eficaz como antigua. Lo conté, por ejemplo, en el post que lleva por título «Divide (tu tiempo) y vencerás». Para algunos de nosotros, «divide y vencerás» es también un algoritmo de resolución de problemas difíciles que sigue la misma filosofía: dividir el problema en partes más sencillas tantas veces como sea necesario, hasta que la resolución de las partes se vuelva trivial. De nuevo vuelvo a tomar prestada la frase, pero esta vez solo parcialmente.

En ocasiones la jornada de trabajo nos vence, cuando nosotros los que deberíamos ganarle cada día la batalla. La derrota suele ser fruto de la mala organización y planificación, del derroche de tiempo o de no saber aprovechar eficientemente los recursos, tecnológicos o no, que tenemos a nuestra disposición. Y a veces para vencer no es necesario dividir. En ocasiones basta con hacer un cambio; a veces mínimo. O prescindir de algo. O mejorarlo. Optimiza y vencerás.

Productividad y optimización

Optimizar siempre suena técnico (e incluso moderno). Vende bien. Pero no es otra cosa que introducir los ajustes necesarios en un proceso para obtener el mejor resultado posible. Y en términos de productividad, este concepto es realmente atractivo; se lleva muy bien con las ideas de rendimiento, eficiencia, eficacia y el resto del repertorio. En definitiva, optimizar para ser más productivo.

De nuevo, se trata de luchar contra el tiempo y vencerlo para ganarle minutos al día. No para hacer más trabajo, sino para hacer en menos tiempo lo que ya estaba planificado. «Hoy he aprovechado el tiempo» o «¡Qué mañana más productiva!». Ese es el objetivo. Porque en una mañana de esas que etiquetamos como «productivas» no hay distracciones, no hay trabajo redundante, o pérdida de tiempo en general. Las tareas avanzan (avanzamos nosotros con ellas) en un tiempo muy razonable. Trabajamos, el tiempo vuela y los proyectos salen adelante.

En ocasiones, sin ser conscientes de ello, logramos ser eficientes con nuestras tareas. Pero a veces hay que forzar un poco la situación, recordándonos que siempre hay margen de mejora y existe otra forma de hacer las cosas. Hay áreas de nuestro trabajo en las que podemos optimizar determinadas acciones (procesos) o momentos. A continuación, una lista con algunas sugerencias de ámbitos en los que merece la pena estar alerta.

1. Las reuniones

Los meetings (como algunos siguen empeñándose en llamarlos) son un pozo sin fondo. Me atrevería a decir que son los momentos en los que más tiempo se pierde. La idea de reunir a varias personas para tratar un tema es, en teoría, buena. El problema es el «para qué», el «cómo» y el «quiénes».

A veces sobran personas en una reunión (y pierden su tiempo). A veces la reuniones duran demasiado. O se rellenan sin sentido hasta la hora “oficial” de finalización. La reuniones deberían durar, como mucho, x minutos. Y no como mínimo x minutos. Además, las reuniones requieren un orden del día, con su correspondiente preparación y comunicación, un acta de desarrollo y, probablemente, surgirán nuevas tareas a partir de ellas. En ocasiones las reuniones no se desarrollan bien, precisamente por falta de preparación. Y a veces, las reuniones simplemente son innecesarias y se podrían reemplazar por otro tipo de comunicación. Si algo hay que hay que empezar a optimizar, son las reuniones.

2. Los rincones del día

Subestimamos los pequeños huecos que nos va dejando el día. La jornada de trabajo esta llena de momentos entre actividades que malgastamos haciendo cosas improductivas. Sí, cosas, no tareas. Menospreciamos diez minutos, que es mucho tiempo: exactamente 600 segundos. ¿Sabes cuántas cosas puedes hacer con tal cantidad de tiempo? Cuenta hasta 600 y compruébalo tú mismo.

Sobre este tema escribí en este mismo blog un par de artículos: «Tecnología a tu servicio: 19 trucos productivos para sacarle minutos al día» y «¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos». Y en un día, encontrarás varios rincones. ¡Atrápalos! Están ahí; solo hay que estar atento. Optimiza el uso de estos minutos extras que tantas veces no apreciamos.

3. Las tareas

Aquí hay mucho que optimizar, porque las tareas son el núcleo de todo. Así que cabe prestar especial atención a este punto. En este nivel de organización en el que intervienen acciones o tareas, lo fundamental es, no solo la planificación, sino la coordinación. En algunos entornos de trabajo podrían repetirse tareas innecesariamente.

La duplicidad. Puede ocurrir que una persona se vea obligada a hacer las cosas dos veces, o incluso peor, que dos o más personas estén haciendo la misma tarea. Creo que esta situación no le resulta extraña a nadie. Las cosas se repiten por falta de organización y, en particular, de coordinación. No dupliques la información, no repitas el trabajo, ni el tuyo ni el de otros. Halla la forma más eficiente de llevar a cabo los proyectos.

Y no está de más recordar que en estos casos la perfección no es buena compañera. En todo caso, y especialmente en el trabajo en equipo, el mejor aliado es un sistema (no necesariamente aplicación informática) que nos ayude en esta labor de coordinación y optimización.

4. La comunicación

He aquí otro plato fuerte, y origen de un derroche de tiempo importante. La comunicación también necesita su dosis de optimización. ¿Cuánto tiempo se despilfarra a la semana en comunicación innecesaria? Advierto: comunicación escrita y oral. Porque a veces informamos de cosas que perfectamente podrían ir por escrito, y a veces se pierde un tiempo valioso escribiendo mensajes que habrían provocado el mismo efecto comunicando la información verbalmente.

Y de nuevo, la duplicidad. ¿Cuántas cosas se comunican verbalmente en una reunión y luego se recibe por escrito la misma información? ¿Y cuánto tiempo se pierde leyendo mensajes que no dicen nada y escribiendo otros que no informan de nada? ¿Y las veces que se comunica exactamente lo mismo por el mismo canal? Como decía, creo que la comunicación es una asignatura pendiente en muchos entornos de trabajo. Veo que es una queja constante. Desde luego, queda trabajo pendiente de formación en este ámbito.

Tengo la sensación de que no todo el mundo tiene clara la elección del canal de comunicación más adecuado en cada caso. Ahora contamos con servicios de correo electrónico, plataformas de colaboración virtual, aplicaciones de mensajería instantánea, sistema de videoconferencia, etc. De hecho, no solo existe ya un exceso de información (infoxicación), sino también en las distintas formas de comunicación que, lejos de facilitar nuestro trabajo, lo complican mucho más. Aprender a usar eficientemente estas herramientas informáticas es fundamental para lograr esa productividad que tanto ansiamos. Saber qué usar y cómo para comunicarnos es el primer paso.

5. La energía

En general no tenemos la misma energía al comenzar la jornada que al finalizarla. Es lógico pensar, y así lo sentimos muchos, que a medida que pasan las horas, el cansancio se va manifestando. En cualquier caso, la energía con la que contamos no es la misma durante todo el día. Como la batería de nuestro teléfono móvil, nos vamos gastando.

Sin embargo, no siempre tenemos en cuenta este factor cuando planificamos nuestro día. Y es un elemento determinante. Si tenemos la opción de distribuir tareas a lo largo de un día, ¿elegimos correctamente cuáles realizaremos a primera hora y cuáles al finalizar el día? Un consejo bastante habitual es dejar las primeras horas para las tareas más complejas, aquellas que requieran mayor esfuerzo, concentración o creatividad. Y, en la medida de lo posible, arrinconar al final del día las tareas más sencillas y mecánicas. Dejar para última hora del día una tarea que requiere un alto grado de concentración, no es óptimo. Podríamos tardar incluso el doble de tiempo en realizarla.

De hecho, esta estrategia de organización de tareas según la energía disponible es válida tanto para el trabajo como para nuestra gestión personal. Hay quien utiliza métodos de organización personal en los que se etiquetan las tareas según la energía necesaria (baja, media, alta), para poder elegir posteriormente el mejor grupo de acciones, según nuestro estado de ánimo (energía) en cada momento del día.

Reuniones, rincones del día, tareas, comunicación y energía. No los pierdas de vista durante el día. Optimízalos.

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