Organización personal: el método definitivo

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Todo el mundo quiere organizarse mejor. No tiene sentido desear lo contrario. Acaso, ¿quién busca un método para tardar más tiempo en hacer realizar las tareas o pone todo su empeño en tomar malas decisiones sobre su trabajo? Estaremos de acuerdo en que todos aspiramos a aplicar algún método que nos permita gestionar mejor nuestro trabajo en términos de organización personal. Además, intentamos buscar un sistema idealmente óptimo, con el que el tiempo de planificación y organización no exceda el tiempo de realización del trabajo propiamente dicho.

¿El método ideal?

Ya no sorprende la ingente cantidad de libros y recursos sobre organización personal a los que tenemos acceso. Las librerías, generalmente en su sección dedicada a la empresa y a veces en la de autoayuda, cuentan con una oferta desbordante de textos sobre productividad, organización, orden, minimalismo y otras técnicas para mejorar nuestra organización personal. Encontramos en estas estanterías métodos para ser más eficaces, más eficientes, más productivos, más efectivos. Y más de uno nos dará las claves para entender el significado de cada uno de estos términos.

En cualquier caso, elegir un método y ponerlo en práctica puede tener efectos muy positivos (normalmente a medio o largo plazo) en nuestra forma de trabajar. Y todos queremos encontrar el método definitivo, el engranaje perfecto que soluciona todos nuestros problemas de organización. Siento decir que tal método no existe.

No existe el método definitivo porque cuando empezamos a ponerlo en práctica, el sistema no funciona solo; nosotros somos parte del sistema. Incluso si el sistema no tiene fisuras y es idealmente perfecto, los seres humanos no lo somos. Cuando ponemos la máquina de organización a funcionar, en algún momento nos traicionarán nuestros hábitos, nuestras prioridades, nuestro estado de ánimo, etc. Y esto no hay sistema que lo controle al cien por cien. Un método solo nos guía.

10 claves para elegir un buen método de organización

Sea cual sea la técnica o método de organización que seleccionemos, la solución a nuestros problemas de desorganización debe pasar por algo parecido a:

1. Entender que no tener un método no es una opción. Porque no se puede pretender ser productivo dejando todas nuestras decisiones al azar y viviendo en el caos más absoluto. Si no estás de acuerdo con este primer punto, puedes dejar de leer el resto.
2. Investigar diferentes métodos antes de empezar con aquel que está de moda o el que nos ha recomendado nuestro gurú de confianza. Deja las tendencias para otros asuntos más banales. La organización personal es un tema importante y decidir qué método utilizaremos requiere saber qué método necesitamos. Pero…
3. Tener claro que también somos nosotros los que debemos adaptarnos al método y no esperar a que el sistema se acople a la perfección a la forma que tenemos de trabajar. Merece la pena leer de nuevo esta frase porque es muy habitual pensar lo contrario y creer que el objetivo es elegir un método «que me funcione».
4. Probar varios métodos de organización. También es importante darle una oportunidad a más de un sistema de organización. Ponerlo en práctica durante un tiempo razonable es la mejor forma de comprobar si el método es el que mejor se ajusta a nuestras necesidades y es el sistema al que mejor nos podemos adaptar.
5. Estudiar el método antes de ponerlo en práctica. ¿Queremos aplicar un nuevo método de organización? Pues deberemos conocer sus mecanismos y adquirir los hábitos necesarios para ponerlo en práctica siguiendo sus reglas. Si no, obviamente nos quedamos con lo que teníamos.
6. Seleccionar un método y seguirlo sin excepciones, evitando diseñar una versión «adaptada» o «mejorada». Debemos aplicar un método cuya eficacia alguien ya haya demostrado y confiar en él. Nadie dijo que aprender y poner en práctica un método de organización fuera fácil.
7. Estar dispuestos a cambiar nuestros hábitos. Si el método no está basado fundamentalmente en hábitos, hay que desconfiar. El éxito de un buen método de organización depende en gran medida del compromiso con una serie de rutinas, que en muchos casos serán nuevas formas de pensar y hacer.
8. Persistir y no abandonar tan pronto. No cabe duda de que aplicar un nuevo método para organizar nuestros asuntos requiere una inversión en tiempo y esfuerzo. Y debemos confiar en que el sistema dará sus frutos, quizá no a corto plazo, pero si a la larga.
9. Simplificar. Como regla general, hagámoslo simple. No intentemos sofisticar más el sistema con pasos adicionales que no aportan nada al método que intentamos seguir. Si algo funciona, no lo toques.
10. Hacer. Sobre todo, hacer. Si el método de organización que ha caído en nuestras manos tiene tal grado de complejidad que apenas nos deja tiempo para hacer, desde luego no es un buen sistema. Necesitamos un método que mantenga un equilibrio sensato entre organizar y hacer.

Una oportunidad para GTD

Paradójicamente, el tiempo de vacaciones puede ser ideal para leer sobre métodos de organización. Es un tiempo en el que quizá estamos más receptivos. Personalmente te invito a que le eches un vistazo al método Getting Things Done (GTD) de David Allen.

GTD es el método que yo utilizo para organizar mis cosas, personales y de trabajo, y he escrito algunos artículos en este blog acerca de él. Empecé una serie de posts siguiendo la lectura del libro de referencia del método, Organízate con eficacia en su versión en español. En breve continuaré la serie y me parecía buen momento para compartir las reflexiones que he publicado.

1. Pon un método de organización en tu vida (GTD #1)
2. Ser productivo y vivir sin estrés: Getting Things Done de David Allen (GTD #2)
3. Las cinco «W» (y una «H») de Getting Things Done (GTD #3)
4. El lenguaje GTD: primeras palabras clave (GTD #4)
5. Los proyectos nacen pero no se hacen: las acciones sí (GTD #5)
6. No hay proyecto pequeño en GTD: sobre aviones, despegues y radares (GTD #6)
7. Organízate con eficacia: reflexiones sobre el primer capítulo (GTD #7)
8. Cinco engranajes simples para una maquinaria GTD efectiva (GTD #8)
9. La recopilación en GTD: una técnica efectiva de gestión de memoria (GTD #9)
10. La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)

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