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Ocho en punto

Lorem ipsum, Underwood y otras manías productivas

Tiempo de lectura: 5 minutos

¿Influye el formato y diseño en la redacción final de un texto? ¿Es importante la herramienta concreta que se utiliza para la producción de contenido escrito? En principio podríamos pensar que se trata de cuestiones independientes. Suponemos que la calidad de un texto depende exclusivamente de la capacidad del autor, de sus conocimientos, de su imaginación y de su dominio de las técnicas de escritura; todas habilidades que nada tienen que ver con las aplicaciones informáticas utilizadas o con el contexto general y espacio de trabajo en el que tiene lugar la creación. Pero esta es solo la teoría. Los detalles importan y mucho. Que cada maestrillo tiene su librillo y cada bloguero sus manías. Y que yo tengo las mías, una tiene que ver con el texto Lorem ipsum y otra con las históricas máquinas de escribir Underwood.

Cada maestrillo tiene su librillo…

En la práctica, a algunos no nos vale cualquier procesador de textos. Cada vez son más populares las aplicaciones que nos permiten redactar sin distracciones, con unas tipografías determinadas, con tamaños de letra específicos y sobre un color de fondo perfectamente ajustado, buscando el mejor entorno para la escritura, o al menos uno cómodo y relajado que precisamente nos permita concentrarnos en lo importante: el texto que estamos escribiendo.

No es nada extraño. Sabemos que algunos autores necesitan música para escribir. Otros el silencio más absoluto. Muchos creadores necesitan un entorno físico espartano, sin distracciones, una habitación con una distribución bien estudiada o un escritorio minimalista, libre de objetos y tentaciones. Unos pocos se ayudan de herramientas para elaborar esquemas o diagramas previos a la redacción de sus textos. También hay quien utiliza plantillas ya definidas para pautar sus contenidos. En definitiva: sabemos que una cosa es el texto y otra su formato, pero también es cierto que una buena elección de los detalles de diseño, estructura y espacio de trabajo en general pueden influir de forma muy positiva en la calidad final de los textos. Cada maestrillo tiene su librillo, como dice el refranero español.

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La recopilación en GTD: una técnica efectiva de gestión de memoria (GTD #9)

Tiempo de lectura: 3 minutos

El proceso de recopilar es uno de los eslabones del método GTD. Es tan importante como el resto de engranajes de la maquinaria Getting Things Done: procesar, organizar, evaluar y hacer. La recopilación es el primero de los pasos que se aborda en el aprendizaje del metódo, precisamente porque es el punto de entrada de nuevos elementos a nuestro flujo de trabajo. Recopilar correctamente es todo un arte, aunque pueda parecer algo simple y obvio.

Nunca sabemos todo lo que queda por hacer

Una pregunta muy sencilla: ¿sabes todo lo que tienes que hacer? Y con «todo» me refiero absolutamente a «todo» aquello que, de algún modo u otro, tienes pendiente de hacer, está incompleto o provoca que pronuncies frases que empiezan por «que no se me olvide hacer…» o «tengo que…». No, seguramente no sabes con certeza todo lo que tienes que hacer.

Podríamos decidir hacer un completo repaso mental para enumerar uno a uno los asuntos pendientes. Sería bastante probable que olvidáramos citar algunos. Imaginemos que no. Incluso en el caso de lograr tal hazaña, tampoco tendríamos la certeza de conocer todas y cada una de las cosas que quedan por hacer, sobre todo porque, durante el tiempo de revisión mental, estarían llegando nuevas tareas «disfrazadas» de correos electrónicos, de mensajes instantáneos, de cartas en el buzón, de documentos en un casillero de la oficina, de mensajes de voz, etc. Todas desconocidas para nosotros hasta descubrirlas en sus respectivas «bandejas». Al menos en estos casos sabríamos dónde encontrarlas. En problema surge con aquellos «incompletos» o «cosas por hacer» que siguen en nuestra cabeza. Necesitamos tomar nota de ellos y en GTD nos referimos a este proceso como «recopilación».

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Youtubers y productividad (I): el proyecto de Thomas Frank

Tiempo de lectura: 2 minutos

Hay mucho escrito sobre productividad y organización personal. Si uno navega unos minutos por Internet comprobará que la oferta de blogs es muy amplia. También si paseamos entre las estanterías de una librería, no tardaremos en encontrar una sección dedicada a este tema en particular, que además sigue teniendo su público fiel. Está claro que la gente quiere organizarse mejor y quieren aprender a hacerlo. Y las editoriales han sabido verlo.

Pero en el mundo de la productividad (todo un mundo), no solo tenemos blogs y libros para aprender. También en YouTube hay buenos recursos para empezar con la productividad desde cero, ampliar conocimientos o afianzar los ya adquiridos. Y como hacemos también con cualquier medio escrito (en papel o en digital), en las plataformas audiovisuales, y especialmente en YouTube, conviene filtrar y hacer un poco de selección. Hay algunos creadores que están haciendo un buen trabajo y creo que puede ser interesante compartir sus proyectos en este blog.

Thomas Frank es un joven youtuber estadounidense que hace vídeos sobre productividad desde 2006. Suele publicar tres o cuatro vídeos al mes, y la temática está centrada principalmente en consejos y técnicas para ser más productivo en el proceso de aprendizaje. El público objetivo son tanto estudiantes de instituto, de universidad o profesionales. Al fin y al cabo, nunca dejamos de aprender (o no deberíamos).

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El abecé de los atajos de teclado en Windows

Tiempo de lectura: 4 minutos

Todos los sistemas operativos cuentan con un amplio catálogo de métodos abreviados de teclado para acceder rápidamente a determinadas funciones. Es por ello que también nos referimos a estos métodos como «accesos rápidos» o «atajos de teclado». Se trata de combinaciones de teclas que reemplazan acciones concretas del sistema; un camino más corto para llegar al mismo lugar. Son bastante conocidos los atajos Ctrl + C y Ctrl + V para llevar a cabo las opciones de copiar y pegar texto o archivos sin necesidad de alejar nuestras manos del teclado para hacer exactamente lo mismo con el ratón y los botones de menú de los programas.

Es cierto que por cada atajo de teclado que utilizamos, apenas ahorramos unos pocos segundos. Pero ya sabemos que los segundos suman minutos y los minutos horas a lo largo de la semana. Seguramente, el ahorro durante una jornada de trabajo puede suponer un buen número de minutos que podemos invertir en otras tareas. En cuestión de productividad, toda mejora siempre es bienvenida.

Existen atajos de teclados propios de un programa específico, aunque muchas aplicaciones comparten muchos de estos métodos abreviados para acceder a funciones similares. Por ejemplo, las combinaciones de teclas para copiar (Ctrl + C), cortar (Ctrl + X)  y pegar (Ctrl + V) son las mismas en programas de oficina como procesadores de textos, hojas de cálculo o aplicaciones para el diseño de presentaciones. Este es un tema bastante estándar.

Sin embargo, también el propio sistema operativo (Windows, Linux, macOS, etc.) cuenta con sus propios atajos para las funciones básicas del sistema. Por ejemplo, el catálogo de métodos abreviados de teclado que publica Microsoft no es infinito, pero casi. En esta ocasión centro la atención el sistema operativo Windows 10 y comparto los 4 atajos de teclado que yo considero fundamentales para el uso básico del entorno de ventanas de programas y escritorio.

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Cinco engranajes simples para una maquinaria GTD efectiva (GTD #8)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En el fondo, GTD es un sistema bastante lógico y sensato. No diré aquello de «se me podría haber ocurrido a mí», pero sorprende del método que la idea en general y en particular los procesos de los que consta, no destacan precisamente por su sofisticación. Más bien todo lo contrario: es su sencillez la que dota al método de potencia (y popularidad). Menos es más.

De hecho, David Allen ya advierte en las primeras páginas de su libro que es muy posible que ya estemos llevando a cabo de forma similar algunos de los procesos del método de organización Getting Things Done. No son los distintos engranajes del método por separado sino la maquinaria al completo la que hace de GTD un sistema de organización tan efectivo. Y no olvidemos que el objetivo no es otro que lograr trabajar de forma productiva y relajada.

Pensemos en cualquier escenario habitual cuando llegan a nuestro flujo de trabajo «cosas que hacer». Nos encontraríamos en situaciones muy parecidas a las que se describen a continuación.

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