El mundo se divide en tres grupos de personas. Unas son las que esperan hipnotizados mientras el pan se hace en la tostadora. Otras son aquellas que dedican esos segundos de espera a otras tareas: preparar un zumo, poner azúcar al café o consultar el timeline en Twitter. Puede parecer un ejemplo absurdo, pero algo dice de aquellos que caen en un grupo o en el otro. En cualquier caso, el susto de infarto cuando las tostadas deciden dar el salto mortal será siempre inevitable, sea cual sea el grupo al que pertenezcas. Las personas del tercer grupo sencillamente no tienen tostadora o no la utilizan. De segundos y minutos improductivos (y cómo cambiar eso), trata precisamente este artículo.
Ocho en punto
Las tareas nacen, crecen, se reproducen y mueren. Lo experimentamos a diario. Cada mañana llegan nuevas obligaciones y con ellas nuestras bandejas de entrada se van llenando de «asuntos que atender». Lo importante es que el balance de tareas que entran (nuevas) y las que salen (realizadas) sea cero. No siempre será sencillo terminar el día con este equilibro, pero si en el plazo de una semana o un mes. Dependerá lógicamente del tipo de trabajo al que nos enfrentamos. Cada profesión es un mundo, pero también es verdad que en todas ellas hay tareas que realizar. No siempre podremos prever la aparición de nuevos frentes de trabajo y menos planificar el tiempo disponible durante la jornada para atacarlos. Muchas tareas llegan silenciosas, de puntillas y sin previo aviso, y junto a los fastidiosos imprevistos (siempre algo más ruidosos), son la combinación ideal para desmontar un día entero de trabajo y truncar cualquier planificación que hubiéramos podido hacer. Merece la pena elegir la estrategia inteligente de tomar algo de carrerilla y disponer siempre algo de trabajo avanzado y con cierta antelación. Trabajar al menos a «semana vista» es la clave.
Los principales fabricantes de tecnología nos intentan seducir cada año con nuevos productos. La oferta parece infinita y en ocasiones cuesta decidir. Sin embargo todos tenemos claro cuáles son los productos estrella que diseñan las empresas más punteras. Primero fue el ordenador, luego el smartphone y, desde no hace mucho tiempo, el reloj inteligente (smartwatch, en inglés y prácticamente ya en todos los idiomas) se ha ido introduciendo en la vida cotidiana de muchas personas. «¿Me compro un smartwatch?» O, «¿necesito un smartwatch?» Las dos son preguntas recurrentes en los usuarios, tecnófilos o no, que se han planteado en alguna ocasión la compra de un reloj inteligente. Sobre todo la segunda cuestión, sobre la necesidad (si es que existe alguna) o no de adquirir un smartwatch.
¿Por qué organizarse? ¿No es suficiente ir haciendo sin más? Para estas preguntas hay siempre una buena variedad de respuestas. Unos se organizan porque la sensación de tenerlo todo bajo control les hace ayuda a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Otros defienden que con un buen método de organización consiguen hacer mucho más, o al menos de una forma más eficiente. Otros prefieren la improvisación, y con ella, el caos. Con el tema de la productividad, con o sin ella, personal o en el trabajo, cada uno encuentra la motivación donde quiere. Personalmente, entre la variedad de respuestas, las que más sentido tienen son aquellas que proponen una buena organización para tener más tiempo libre para los proyectos personales de uno. Así de sencillo. Y de esta cuestión trata este artículo, de buscar el hueco para los proyectos personales.
Dicen muchos expertos en productividad que no es posible gestionar el tiempo, que se trata de un recurso fijo y limitado, y por tanto no puede ser ni comprimido ni estirado. Hasta aquí todos de acuerdo. ¿Quién no ha tenido alguna vez el deseo de poder contar con algunos minutos más al final del día? Sin embargo, sabemos que no es posible. Lo que si podemos hacer —y esto parece algo más razonable— es gestionar las tareas que ocupan ese tiempo.