Planificación vs. realidad: 10 claves para evitar el desastre

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Si esta ilustración de Visualize Value te resulta demasiado familiar y hasta cierto punto incluso te representa, tienes un problema. Afortunadamente, se trata solo de un problema de organización por el que todos pasamos en algún momento del mes, de la semana o del día. Es decir, el problema surgirá en algún momento; solo es cuestión de pensar qué podemos hacer para minimizar el desastre. Planificar no es solo colocar una tarea tras otra en una lista. Planificar bien es tomar buenas decisiones sobre las tareas que añadimos a la lista, y sobre todo, no confundir urgente con importante.

En nuestra vida personal y profesional surgen grandes planes a medio o largo plazo, con decisiones que tendremos que ir tomando y, quizá, modificando. Estos planes finalmente se materializarán en acciones muy concretas y formarán parte de nuestro pequeño plan del día.

Nunca deja de sorprender la facilidad con la que una planificación diaria se puede desmoronar en cualquier momento. Supongamos que lo que vemos en la ilustración es la típica lista de tareas para hoy y que cada elemento es una tarea (o acción). Hay varias cosas que podemos hacer para evitar el desastre:

1. Concretar las tareas todo lo posible, sin ambigüedades.
2. Seleccionar bien las tareas, esas siguientes acciones que hemos decidido hacer hoy.
3. Alinear la lista de tareas y la agenda. Ser realista con el tiempo disponible.
4. Ser flexible con nuestra planificación.
5. Fragmentar las tareas y limitar su duración; 25 minutos, por ejemplo.
6. Dejar espacio para los imprevistos y que la lista de tareas inicial tenga «aire para respirar».
7. Localizar y aniquilar intrusos en las tareas; esas acciones con aspecto de tarea pero que no lo son.
8. Posponer cualquier urgencia que no sea importante.
9. Idealmente, eliminar alguna tarea y decidir que no la haremos.
10. Simplificar. Intentar mantener una lista simple y razonable, con tareas realizables.

Más vale prevenir planificar bien que lamentar.

Es mucho más gratificante lograr realizar todas las tareas de una lista razonable, aunque no aparezcan en ella todas las que nos gustaría, que no completar una lista inabordable. En estos casos, se cumple la máxima aquella de menos es más.

Visualize Value | No plan survives contact with reality
Imagen | Lista de tareas