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Reducir la lista de cosas que hacer es fácil. Dejar de alimentarla continuamente depende también de nosotros. Echamos la culpa a los demás por todo el trabajo que tenemos por hacer, pero buena parte de las tareas de nuestra lista las hemos puesto nosotros ahí.
Para poner a dieta nuestro checklist solo hay que prestar atención a las tareas que llegan (porque no todas lo son), respetar nuestro tiempo (recordemos: limitado) y, en general, aprender a cuidar y organizar mejor los proyectos que sí son nuestra responsabilidad.
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1. Apunta solo tareas
Este primer consejo puede parecer una obviedad, pero es un error que repetimos constantemente sin darnos cuenta. Muchas veces, caen en nuestra bandeja de entrada tareas que no lo son. En principio, no debería suponer mayor problema, porque cuando procesamos este inbox de tareas, convertimos esa «cosa» que todavía está por definir en algo parecido a una acción realizable, una tarea. El problema aparece cuando una simple anotación o idea no pasa este filtro correctamente y se cuela en nuestro sistema de organización.
Para evitar estas tareas intrusas, tan solo hay que prestar más atención y utilizar la herramienta adecuada. Utiliza tu administrador de tareas (aplicación o papel) exclusivamente para apuntar lo que realmente tienes que hacer, y usa otras herramientas para anotar lo que simplemente son notas o ideas.
2. Aprende a decir «no»
Este ya es todo un clásico. La teoría la sabemos, pero ponerlo en práctica, por lo que sea, no es tan sencillo. No podemos complacer a todo el mundo; es imposible (ni debemos) atender todas las peticiones, ni hacer todos los favores. Posiblemente no tendremos más remedio que atender algunos compromisos, pero otros serán perfectamente evitables.
Aprender a decir que no es todo un arte, pero solo requiere práctica. La primera vez cuesta, la segunda no tanto y a la tercera va la vencida. Y los efectos son inmediatos en nuestra lista de tareas. Con cada «no», desaparece una tarea de nuestra lista. Realmente nunca llega a entrar. Di no.
3. Sé realista
No podemos materializar todas las ideas que se nos pasan por la cabeza. Todas las iniciativas que empiezan por un «podría hacer…», «sería interesante diseñar…» o «me gustaría…» hay que abordarlas con prudencia. Que una idea sea buena no nos obliga a ponernos manos a la obra al día siguiente. Si no hay hueco en nuestra agenda para un nuevo proyecto, o liberamos espacio o no cabe. Primero salir y luego entrar.
Debemos ser realistas (y honestos) con los proyectos que nos proponemos y aceptar solo aquellos que podemos asumir según el tiempo y la energía disponibles. Hay que dejar de alimentar las listas de tareas con grandes ideas para las que nunca tendremos tiempo. El que mucho abarca, poco aprieta.
4. Delega
Delegar una tarea también requiere trabajo, pero menos. Delegar una responsabilidad no es abandonarla, sino asumir otras nuevas: dar las indicaciones adecuadas, hacer un correcto seguimiento (y apoyo) y comprobar que la tarea se ha realizado. El grueso de la tarea, sin embargo, queda delegado en otras personas y eso nos descarga de trabajo y reduce nuestra lista de tareas.
De nuevo, la teoría la sabemos, pero ponerla en práctica no parece ser tan sencillo. «Soltar» algunas tareas para que las asuman otros a veces cuesta. Entran en juego aquí otros factores como la confianza, la cultura de equipo y una buena organización.
5. Aplica la regla de los 2 minutos
¿Puedes hacerlo en 2 minutos? Si es así, hazlo. Antes de registrar una tarea en la lista, conviene preguntarse antes si se trata de algo que podamos resolver en un par de minutos y en ese mismo momento. ¿Para qué anotar algo que podemos quitar de en medio ya?
Si se trata de una pequeña tarea no merece la pena que «entre en el sistema». Será más el tiempo de definir la tarea, procesarla, asignarla y buscarle un hueco para hacerla. El objetivo no es otro que reducir el número de tareas que entran en nuestra lista de cosas que hacer.
6. Divide y vencerás
Fragmentar tareas muy grandes en otras más pequeñas las hace más «tachables» (me encanta este término) y es más fácil progresar en ellas. Normalmente, tendemos a posponer —incluso abandonar— tareas de gran volumen porque requieren un tiempo del que nunca disponemos.
Lo ideal es definir tareas que no tengan una duración superior a 25 minutos. De este modo, podemos organizar nuestro trabajo por bloques de tiempo y aplicar fácilmente la técnica Pomodoro. Además, de un vistazo podemos estimar con más facilidad cuánto trabajo, en términos de tiempo, tenemos por delante. Divide y vencerás.
7. Simplifica tus listas de tareas
En ocasiones, nuestras listas de tareas se vuelven intrincadas y muy difíciles de mantener. Me refiero a «listas» en plural, porque es habitual gestionar un buen número de ellas, según las áreas de responsabilidad o contextos de trabajo. Las listas de tareas llegaron para ayudar a organizarnos, pero la realidad es que no siempre las utilizamos de la forma más efectiva.
Complicamos la organización sin necesidad y gran parte de la culpa la tienen las aplicaciones informáticas que utilizamos para gestionar las tareas. Caemos en la trampa de jugar constantemente con opciones y funciones que realmente no necesitamos, movemos tareas de aquí a allá, etiquetamos tareas, ponemos colores de prioridad, etc. Todo, menos hacer. Una lista es una lista y debemos mantenerla lo más simple posible.
8. Descarta las tareas ajenas
Hay tareas que, sencillamente, no deberíamos estar haciendo. Quizá no somos la persona adecuada para hacerlo, o simplemente no es nuestra responsabilidad. Sin embargo, la asumimos y llenamos la lista de tareas con más obligaciones. A veces, este tipo de tareas no son tan evidentes. Quizá nunca se ha cuestionado quién debía realizarlas realmente y por tradición, así se han mantenido.
Es un ejercicio interesante revisar en paralelo nuestras áreas de responsabilidad y nuestra lista de tareas. Seguramente, hay unas cuantas cosas que no deberíamos estar haciendo y que convendría asignar a la persona adecuada. Si queremos reducir nuestra lista de cosas que hacer, empecemos por descartar aquello que no nos corresponde. Sin remordimientos.
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