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El profesor y su agenda son inseparables. Su relación es especial. El ritual de cada año de dar con la agenda perfecta también lo es. Pero nunca se adaptan exactamente a lo que necesitamos, ¿verdad?. ¿Cómo es posible que nadie haya diseñado todavía la agenda ideal?
Todo el mundo necesita anotar las citas o eventos en algún sitio, pero hago mención especial al docente porque este es el tercer artículo de la serie de miniconsejos para empezar el curso bien organizado.
Como profesores registramos muchos eventos durante el curso; nuestro calendario se llena ya en septiembre de clases, reuniones, jornadas, juntas de evaluación, charlas y días especiales. Es un trabajo en parte dirigido por el calendario y durante la jornada realmente hay muy pocos momentos (o ninguno) disponibles para poder adelantar trabajo. De agendas, tareas y «gestión del tiempo», aquí van algunos consejos:
Digitaliza tu agenda
No hablo de escanear tu agenda, sino de utilizar una herramienta digital para organizar el curso. Créeme, son todo ventajas. Seguramente sientas un apego especial por tu agenda. Probablemente compras (o te regalan) el mismo modelo todos los años, o quizá eres un innovador y exploras distintas alternativas cada curso. El papel está muy bien, no digo lo contrario, pero las herramientas digitales para la gestión del calendario son mucho más efectivas.
Las agendas digitales se pueden compartir entre varios usuarios para trabajar en ellas virtual y colaborativamente (normalmente en forma de calendario compartido). Muchas aplicaciones integran esta opción. Investiga primero las distintas funciones de las aplicaciones de calendario de Google, Microsoft o Apple. Con alguna de ellas es más que suficiente. Todas permiten añadir recordatorios, crear eventos recurrentes, añadir anotaciones cuanto a la cita o evento y, por supuesto, modificar o eliminar los registros sin hacer tachones.
Utiliza una lista de tareas
Para organizarte bien, una agenda no es suficiente. Necesitas también una lista de cosas que hacer. A pesar de que cada vez hay más conciencia sobre la importancia de la organización personal, no está demasiado extendida la utilización de una lista de tareas además de la agenda. Reconozco que esto es lo que más me sigue sorprendiendo. Lo que sí suelo ver son tareas anotadas como eventos: «pongo la tarea aquí porque vence este día». Nada aconsejable.
En primer lugar, un evento es un evento y una tarea es una tarea. Mezclar ambos conceptos es peligroso, sobre todo si queremos hacer un buen seguimiento del trabajo. En la agenda solo debemos anotar aquello que ocurre un día en particular, en un intervalo de horas determinado. La clase que tienes que impartir a una hora determinada es una entrada en tu calendario.
Por el contrario, una tarea es una acción realizable que seguramente tiene una fecha de vencimiento y que probablemente puedes empezar ya. Preparar un recurso para tu clase es una tarea que debes terminar antes de día y hora concretos.
Si quieres ser un profesor bien (o mejor) organizado deberías llevar siempre a mano una agenda para mantener un calendario actualizado, pero también una lista que detalle las siguientes tareas que debes realizar. Es una combinación muy eficaz. Para administrar tus tareas, recomiendo de nuevo el soporte digital. Cualquier programa o aplicación móvil será un mejor aliado que una simple lista de papel, aunque una libreta también hace su función. Yo utilizo Things como aplicación para administrar mis tareas, pero hay otras opciones muy interesantes: todoist, Microsoft To Do, OmniFocus, Google Tasks, TickTick, Remember The Milk, etc.
Haz hueco para lo importante
Podemos utilizar sofisticadas agendas y listas de tareas, pero si no seguimos un método y sobre todo cuidamos el tiempo que tenemos disponible, cualquier intento de organización se irá al traste.
Gestionar tu agenda no es llenarla de eventos. Tampoco una lista infinita de cosas que hacer te hace más profesional. El objetivo es justo el contrario: reducir el máximo número de compromisos y tareas innecesarias. Desde el día uno en que empieces a organizarte, conviene coordinar tu calendario y tu lista de tareas para estimar bien el tiempo disponible. Sobre este tema escribí Cómo alinear tu agenda y tu lista de tareas.
No se trata de tener tiempo, sino de crear el tiempo, de establecer bloques de tiempo para el trabajo continuado con el único propósito de progresar en tus tareas. Y a la vez que reservamos el momento para trabajar, conviene estar muy atento a aquello que nos hace perder el tiempo.
No se trata de tener tiempo, sino de crear el tiempo
Efectivamente, el tiempo no lo puedes gestionar, porque el tiempo es el que es, pero si puedes controlar (y mejorar) en qué lo inviertes. No lo pierdas con aquello que no es relevante, con tareas que no suman, con lo que no hace que avances en los proyectos que son importantes para ti.
Sobre la administración del tiempo te recomiendo echar un vistazo a tres artículos:
- Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda
- ¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos.
- Timeboxing, proyectos y productividad
Los tres amplían estas ideas con algunos ejemplos prácticos.
Este curso, haz hueco para lo que es importante, reserva bloques de tiempo semanales para trabajar en los proyectos que te hacen avanzar.
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