En la primera parte de esta serie de posts introduje seis herramientas que me permiten trabajar de forma más eficaz y eficiente. Son aplicaciones que he ido introduciendo poco a poco; unas llevan años conmigo y otras acaban de llegar, algunas para quedarse. Al final es una cuestión de «ajuste».
Todo empieza porque tenemos una necesidad particular en términos de productividad y buscamos herramientas que pueden cubrir esa exigencia. A continuación probamos y analizamos a fondo algunas de esas apps atendiendo a criterios básicos de productividad. Básicamente comprobamos que la aplicación hace lo que se espera de ella y confirmamos que efectivamente aporta algún beneficio a nuestra organización personal: facilita la organización, ahorramos tiempo, mejora algún proceso en particular, etc.
Cada una de las primeras herramientas que presenté cubre una necesidad particular: Things, Ready Tweet 2, JustPressRecord, Coach.me, Microsoft Teams, OneDrive/Dropbox. Ahora es el turno de comentar otra media docena de herramientas de productividad que son parte de mi día a día: TweetShot, Feedly, Microsoft OneNote, Calendario, Scrivener y Alfred.
Es cierto: no es fácil digitalizar todos los aspectos de nuestra organización personal de un día para otro. Es lógico que muchos prefieran de momento seguir manteniendo una libreta de notas en lugar de gestionar sus anotaciones digitalmente. Lo mismo para la gestión de tareas: puede que interese mantener esa misma libreta para registrar las listas de cosas que hacer, en lugar de utilizar cualquiera de los programas informáticos diseñados para ello. Una buena opción es ir incorporando una a una diferentes herramientas informáticas para la organización que hay disponibles e ir comprobando realmente cuáles nos hacen ser más productivos. Unas en digital y otras en papel, la cuestión es mejorar en nuestro trabajo.
Sin embargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de archivos, o simplemente “gestión de archivos”, porque no existe (y no debería existir) alternativa “en papel” para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y que han sido creados desde un principio en soporte digital.
Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos considerar:
Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando correctamente los archivos.
Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una copia de seguridad.
Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivos que buscamos, sin necesidad de recorrer todas las carpetas.
Son las ocho en punto y empezamos el lunes con un primer artículo presentando una herramienta para exprimir algo de tiempo. Decía Henry David Thoreau:
Resulta muy difícil decidir el tema que debe inaugurar este blog. Hay decenas de métodos de organización personal y cientos de aplicaciones que permiten ahorrar tiempo y ser más productivos en nuestro trabajo. Así que es posible que a muchos les sorprenda que sea un programa, y en particular un lanzador de aplicaciones, el que ocupe el primer lugar en este espacio.
Nuestra vida es desperdiciada por los detalles…simplifica, simplifica.
Comienzo con esta categoría de programas porque confieso que es el primer software que instalo en un ordenador cuando este viene de serie, vacío, sin programas instalados. Es mi primer gesto ante un ordenador recién reinstalado (incluso antes de instalar un navegador web distinto al que viene por defecto, algo bastante habitual). Una vez iniciado el sistema por primera vez, voy a Internet y descargo un lanzador de aplicaciones para comenzar a trabajar como a mí me gusta.
Una catapulta es la imagen que me sugiere el término «lanzador de aplicaciones». Para entender por qué, empecemos mejor por el principio.
¿Qué un lanzador de programas?
¿Y qué es un lanzador de aplicaciones? Es una categoría de programas que permite acceder de forma rápida y sencilla a los programas y otros recursos que tenemos instalados en nuestro ordenador. De algún modo, los lanzadores de aplicaciones mantienen actualizado un índice de todo aquello que tenemos guardado en nuestro portátil, tablet o móvil, principalmente la lista de programas, para poder acceder de forma instantánea.
Con esta herramienta ahorramos movimientos y clics de ratón para abrir un programa o un documento. Alguien pensará que solamente son unos segundos y que no merece la pena. Pero al fin y al cabo, los segundos suman minutos, que son los que siempre faltan al final del día. Desde luego, si trabajas habitualmente con tu ordenador, la herramienta es excelente: presionamos una o dos teclas y «lanzamos» (abrimos) el programa que necesitamos. Nos olvidamos de ir buscando entre menús infinitos la aplicación que necesitamos.
Alfred App para Mac OS X
Reconozco que la experiencia de utilizar durante años los lanzadores de programas ha sido solo positiva, así que no puedo sino recomendar instalar uno. Es cómodo, fácil de usar y muy práctico.
