Press "Enter" to skip to content

Etiqueta: interrupciones

Productividad es viajar en tren

Tiempo de lectura: 3 minutos

No todos los días sacamos adelante esas tareas que con tanta determinación nos habíamos propuesto. Incluso, la noche anterior, las habíamos dejado por escrito, como si aquello fuera garantía de algo. Pero la planificación inicial se va al traste una vez más y no logramos tachar ni una sola de las tareas de la lista. Déjame adivinar: lo urgente se ha comido lo importante. Y ahí empieza todo; la jornada de trabajo empieza a caer en picado. Termina el día y las cosas por hacer.

Una gran avenida

En días improductivos siento que estoy recorriendo a pie una avenida principal en una gran ciudad. En un aparente orden de transeúntes que van y vienen con decisión de un lugar a otro, si uno observa detenidamente, realmente reina un poco el caos.

En esta avenida intento ir a mi ritmo, pero en más ocasiones de las que quisiera no tengo más remedio que adecuar mi paso al de los demás, que de vez en cuando se detienen y me obligan a pararme también bruscamente. Hay quien se cruza en el camino, sin avisar, invadiendo mi espacio. Yo llevo conmigo un plan claro, pero aquellos que caminan «conmigo», realmente a lo suyo, lo modifican constantemente. En esa gran avenida me encuentro a personas conocidas que se paran a hablar conmigo. Y la conversación se alarga más de la cuenta. Y llego tarde a mi destino. O no llego siquiera.

Shares

La bandeja y la recopilación consciente (GTD #10)

Tiempo de lectura: 3 minutos

En el último artículo de esta serie sobre GTD, expliqué por qué el proceso de recopilación es una técnica efectiva de gestión de memoria. Capturar todo aquello que tenga apariencia de «incompleto» o de tarea potencial, recopilar cualquier cosa pendiente de hacer, nos permite al menos sacarlo de la cabeza, que no es poco. Y cualquier sistema que permita liberar nuestra mente para ocuparla con otras tareas más productivas, siempre es una buena idea. Por lo tanto, recopilemos.

Además, decíamos que no solo recopilamos en modo digital las ideas o tareas utilizando nuestras herramientas informáticas favoritas, sino que también las cosas del mundo físico también pueden ser objeto de recopilación. Abstractos o físicos, los objetos deben ser capturados en un lugar confiable, y además conviene hacerlo, en la medida de lo posible, en el mismo instante en que aparecen.

Del proceso de recopilación, aparentemente simple, hay sin embargo mucho de qué hablar. Sobre la recopilación de tareas en un programa informático seguramente ya sabemos mucho. En la categoría de «productividad», el catálogo de aplicaciones para mantener listas de tareas es casi infinito. Tendrán su momento y espacio en este blog.

Sin embargo, siguiendo el orden propuesto en el libro de David Allen (muy acertado, por cierto) para hablar de utilidades de recopilación, me gustaría empezar a compartir algunas de las herramientas de «baja tecnología» propuestas por el autor. Siempre entendemos «baja tecnología» como soluciones no digitales. Y hoy hablaré simplemente de las bandejas. Sí, de esas que tenemos sobre el escritorio.

Shares

Cuando lo importante es escribir (y solo escribir): del minimalismo de ZenPen a la potencia de Scrivener

Tiempo de lectura: 6 minutos

Para avanzar en un trabajo, creativo o no, la mayoría de veces no queda otra que sentarse (o levantarse, depende) y ponerse a ello. Y especialmente en proyectos de gran envergadura, es fundamental adquirir una serie de hábitos, a veces hasta el punto de tener que establecer un horario fijo para poder progresar en determinados proyectos. Trabajo, trabajo y trabajo. Hasta cuando no apetece.

Decía Pablo Picasso que «la inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando». Si un pintor esperara siempre a que le llegara la inspiración (o las ganas de trabajar), probablemente ninguno de sus cuadros vería la luz. Y si un escritor hiciera lo mismo, tampoco pondría el punto final a ninguno de sus libros. Y precisamente sobre el proceso de escribir y las distracciones quiero hablar hoy.

Escribir requiere concentración

Escribir siempre requiere concentración. Pero lógicamente hay niveles. Para escribir un mensaje de WhatsApp o un tweet basta con poner un poco de atención a lo que escribimos. Podemos incluso hacerlo (por educación no deberíamos) mientras tenemos una conversación con alguien. Lo que está claro que este tipo de redacción de textos no supone demasiado esfuerzo y concentración.

Para escribir este artículo o para escribir unas páginas de un libro, ya la cosa cambia. En estas situaciones uno tiene una serie de ideas que desea plasmar por escrito y el proceso de elaboración es más complejo. La construcción de las frases, la elección de cada palabra o el estilo no son tareas que se puedan dejar al azar. Tampoco nos quedamos con la primera versión de lo que hemos escrito. Es habitual una revisión y un proceso de reescribir partes del contenido. En estos casos necesitamos prestar mucha más atención al texto, concentrarnos en él y, en la medida de lo posible, intentar aislarnos del resto. Quizá entonces, metidos a fondo en el trabajo, llegue la inspiración o la idea genial.

Shares

Desconecta (III): las siempre inoportunas notificaciones

Mientras lees un libro tranquilamente en tu sofá a última hora de la tarde recibes una notificación en tu móvil avisando de un nuevo mensaje: «Mañana reunión a las 11h. Debes encargarte de X e Y». Y sean X e Y dos tareas inesperadas, no previstas y por tanto no registradas en tu sistema de organización. Pues nada, ya tienes la noche hecha dándole vueltas al asunto.

Debemos reconocer que en ocasiones vivimos momentos de preocupación sencillamente porque queremos. Muchas veces somos nosotros quienes facilitamos la entrada de información que finalmente acaba provocando todo tipo de situaciones de estrés. Nuestros smartphones y los dichosos avisos de nuevos mensajes no tienen la culpa. Aunque nos empeñemos en culpar a la tecnología, la responsabilidad última es de quien instala las aplicaciones y decide activar las notificaciones.

Desconecta (I) » El correo electrónico

Cuando aparecieron los primeros smartphones con acceso a Internet (tendrás uno al alcance de la mano ahora mismo), se presentaron tan smart, tan inteligentes que prometieron ser nuestros aliados. Parece que nadie pudo prever que este tipo de alianza también traería consigo algunos inconvenientes. Estos teléfonos inteligentes son ahora los que en muchas ocasiones no nos dejan desconectar completamente del trabajo.

Antes de la era smartphone, cuando terminábamos nuestra jornada laboral, como mucho nos llamaban por teléfono a nuestro móvil si había algo urgente en el trabajo. Y años antes, cuando ni siquiera existían las comunicaciones móviles, tenían que localizarnos en el teléfono fijo de nuestra casa. En este sentido, las cosas ahora han cambiado y pueden llegar a ser un fastidio. La relación con nuestros trabajos también ha sufrido cambios importantes y no todos son positivos.

No seré yo quien culpe a la tecnología, pero si al mal uso que hacemos de los avances en este sector y, por supuesto, de no saber establecer límites razonables. Los dispositivos móviles con acceso a Internet han cambiado reglas que deberían haberse mantenido invariables, solo por sentido común y por responsabilidad. Pensamos que dejamos de trabajar, pero nuestros smartphones nos mantienen conectados (¿atados?) a nuestras empresas y a todas las tareas que debemos realizar para ellas. Resulta que cuando tomamos la decisión de desconectar del trabajo, alguien puede decidir lo contrario, simplemente «asaltando» nuestros dispositivos. Y como decía al principio, en particular nuestro teléfono móvil no es precisamente el mejor aliado en estos casos.

Interrupción, atraco, invasión o allanamiento. Que cada uno elija el sustantivo que mejor defina lo que siente cuando el trabajo se asoma sin avisar durante su tiempo de ocio. Y sobre cómo evitar estas irrupciones empiezo una serie de artículos, cada uno centrado en una tecnología o un aspecto concreto de nuestra organización personal. El primero es un viejo conocido: el correo electrónico.